Cómo ya se ha indicado en nuestro post : "¿Qué es un ERP? El sistema de gestión integral por excelencia", el término ERP es el acrónimo del término en inglés Enterprise Resource Planning y su traducción al castellano es planificación de recursos empresariales. También se le conoce como sistema integral de empresa o sistema integrado de gestión. Surgen en los años noventa como una evolución de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestión de inventarios y planificación de la producción (en sus distintas versiones MRP y MRP II de los años 80), programas de contabilidad, aplicaciones de gestión de la facturación, etc.
La aparición de los sistemas ERP tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la información y de los procesos de los distintos departamentos y áreas funcionales. Por tanto, supone un sistema empresarial interfuncional compuesto por distintos módulos de software que sirven de base para ejecutar los procesos básicos del negocio.
Lógicamente, esta concepción de los sistemas de información, ha estado en línea con los nuevos requerimientos de los sistema de gestión de las empresas, ya que la evolución de las organizaciones a lo largo del tiempo para adaptarse a un entorno cada vez más competitivo, ha obligado a mejorar sus prácticas de gestión, con el objetivo de dar un mejor servicio a los clientes, reducir plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc…
La rápida aceleración de la tecnología propia de la sociedad industrial dio paso a la llamada sociedad de la información, basada en el uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). En este contexto es donde ha evolucionado este software de gestión para atender a las nuevas necesidades del sistema de información y gestión de una forma integrada. En nuestros tiempos tiene mucha más importancia la información que se genera, gestiona y distribuye, que el hardware que soporta dichos procesos, cosa que hace apenas unas décadas parecía impensable.
Por último es importante reseñar que los sistemas ERP se consideran software de gestión standard, en contraposición del software a medida desarrollado para una empresa en particular. Esto supone que cuando se adquiere este software, hay que implantarlo en la empresa en un doble sentido:
A continuación vamos a analizar todos los aspectos más significativos que giran alrededor de un sistema de gestión ERP, de forma que el lector pueda disponer de una información completa sobre el mismo.
Se dice que un ERP es un sistema de gestión integral de la empresa porque es una herramienta que integra todas las áreas funcionales de la organización en una sola interfaz y base de datos, permitiendo administrarla de forma global facilitando la racionalización de los procesos internos de la empresa, la reducción de los costes fijos operativos y, la mejora en la toma de decisiones basadas en la información de valor que aporta el propio sistema ERP.
Los módulos funcionales básicos que se integran dentro de un sistema de gestión de este tipo son:
Además hay software de gestión ERP que incluye, como módulos adicionales, otros complementarios como son:
Como hemos comentado anteriormente, lo importante es que todos estos módulos trabajen de forma integrada de manera que compartan la información y permitan la coordinación de los procesos internos de gestión.
Las peculiaridades de gestión de algunos sectores de actividad han inducido a las empresas desarrolladores de software a adaptar los ERP standard a dichas actividades, a efectos de poder hacer viable la implantación del ERP a un precio razonable.
Entre las adaptaciones sectoriales más generalizadas se encuentran:
Existen diferentes criterios para clasificar un sistema ERP, dependiendo de si focalizamos nuestro interés en el tamaño de la empresa, en la actividad de la misma, en la forma de instalación, etc…
Vamos a centrarnos en aquellos tipos que suscitan un mayor interés en el mercado:
Hay quien añade a esta clasificación los ERP gratuitos de los de pago, pero a nuestro juicio esto no es una diferencia real y puede llegar a ser engañoso, ya que el coste de un ERP hay que analizarlo una vez implantado y en pleno funcionamiento, sumando tanto el coste de las licencias de software, como las de la base de datos, el coste del hardware requerido, de la contratación de personal especializado, de implantación (consultores y adaptaciones software), etc..
Existe una practica comercial en este mercado, de vender software gratis (software free) en comparación a otros de pago, con el propósito de hacer pensar al cliente que será mas barato, cuando en realidad al sumar todos los costes reales, terminan siendo en ocasiones mucho más caros.
Como ya hemos comentado, el ERP centraliza la información de todo el sistema de gestión de una empresa, de forma que, además de la mejora de los procesos, mejora mucho la calidad de los datos, permitiendo obtener información de valor necesaria para la toma de decisiones. En el año 2.000 la consultora Gartner propone el concepto de ERP extendido, que se ha venido en llamar el ERP 2 y cuya propuesta amplía el alcance de los procesos más allá de los límites del propia empresa, incorporando otros integrantes del sistema de valor de la empresa, como son: clientes, proveedores, colaboradores y otros socios del negocio.
En este sentido, los sistemas ERP modernos incluyen el soporte y la integración de las actividades de los proveedores y los distribuidores: SCM (Supply Chain Management - Gestión de la Cadena de Suministro) y CRM (Customer Relationship Management).
Este software de gestión empresarial ERP 2, se caracteriza por ofrecernos una mejora en la planificación de los recursos, un mejor control del inventario y una visión de nuestro negocio mucho más amplia. La integración y la flexibilidad podrían ser las dos palabras que definen esta nueva concepción, que supone la integración con los proveedores, la unificación de procesos y la capacidad de anticipar las necesidades de nuestros clientes.
Características Diferenciales de un Sistema de Información y gestión ERP.
Las características diferenciales de un sistema de información y gestión ERP hay que buscarlas en aquellas funcionalidades que aportan valor a la empresa a través de la mejora en la eficacia y eficiencia de procesos, además de la mejora en su sistema de información para la toma de decisiones. En este sentido las características más interesantes son:
Una vez seleccionado un ERP, viene la fase de implantación, que suele ser una parte crítica para el éxito del proyecto.
Debemos tener presente, que uno de los impactos más importante que puede tener la implantación de un ERP es, sin duda, la gestión del cambio. Todos los empleados de los departamentos afectados deben estar al tanto, especialmente los mandos y los usuarios clave.
Con independencia de como se aborde el proceso de implantar un ERP, hay unas fases que son comunes a cualquier proyecto, aunque pueden cambiar su intensidad según la metodología a utilizar. Nos referimos a las fases de:
Entre las metodologías existentes, hay dos que suelen ser las más habituales para implantar un ERP:
Un sistema ERP es una herramienta fundamental para controlar y administrar de manera más eficiente una empresa. Es una solución informática que integra la información de las operaciones de todos sus departamentos administrativos y operativos en una única base de datos.
Algunos de los beneficios que nos puede aportar un programa ERP son:
Para profundizar en algunas consideraciones realizadas en el presente artículo, aconsejamos leer algunos otros post relacionados que tratan de dar buenos consejos. Los consejos que te proponemos son:
y si quieres conocer una herramienta de ERP: