CONSEJO 1, ANALIZA LA GESTIÓN DE ARTÍCULOS ANTES DE ELEGIR TU ERP

Este post junto a algunos más de la misma saga, tratan de dar respuestas a preguntas como las siguientes: ¿Cómo puedo tener la tranquilidad de que los ERP que estoy analizando cumplen mis necesidades funcionales críticas sin necesidad de invertir en costosas adaptaciones?¿Qué debo supervisar en cada uno de los ERPs cuando me hagan una demostración del producto?

Para ello, analizaremos distintas situaciones, la primera de las cuales, objeto de este artículo, se centrará en todo lo relacionado con la gestión de artículos, para proponer al lector los requerimientos que deben tener en cuenta según las características de su sector u otras funcionales de su propia empresa.

Concepto de artículo y gestión de artículos

En el contexto de un programa de gestión empresarial, cuando hablamos de un artículo nos estamos refiriendo a los productos o servicios con los que opera la empresa. Es un concepto que hay que entenderlo en sentido amplio, ya que debe contemplar el flujo físico a lo largo de la cadena de valor de la empresa de cualquier elemento susceptible de control, como pueden ser: las materias primas, los productos semielaborados, las mercaderías, los productos terminados, servicios externos de montaje, prestación de servicios a clientes, etc...

Dicho esto, entendemos por gestión de artículos, las características con el que cada ERP trata los artículos en los distintos procesos de gestión en los que intervienen. Estas características muchas veces vienen determinadas por el sector e actividad de la empresa, pero en otras ocasiones son requerimientos funcionales que buscan mejorar la productividad de los procesos.

¿Cuáles son las características más habituales a tener en cuenta?

Vamos a analizar 2 tipos de características que están relacionadas directamente con los artículos y que pueden influir de forma decisiva en la selección de un ERP. Nos referiremos en este caso a características generales y a características específicas, según el grado de habitualidad en el mercado.

Características generales relacionadas con los artículos:

• Susceptible de ser almacenado. Tipo de gestión de almacén: caótico o tradicional.
• Tipo de artículo: Mercadería, materia prima, conjuntos, packs, etc… asociando una cuenta contable para su automatización contable.
• Trazabilidad: En base al lote, número de Serie, etc…
• Gestión de Caducidad
• Referencia, denominación y código de barras propio, por cada cliente y por cada proveedor.
• Estado de los Artículos: Activos, Descatalogados, Sustituidos por ó Sustituyen a.
• Gestión de diferentes unidades en un mismo articulo: stock, venta, compra y recepción.
• Tipo de cálculo de costes y sistema de ajuste de inventarios.
• Cálculo del coste teórico de fabricación y materiales.
• Costes reales de fabricación o compra actualizados.
• Pedido o fabricación mínima.
• Stock mínimo y máximo por ubicación en los almacenes.
• Cálculo del peso y/o volumen de la estructura.
• Cálculo de nuevas tarifas de clientes (no por ofertas).
• Precios personalizados por cantidad y proveedor.
• Stock a tiempo real del inventario físico, disponible, en depósito, en talleres de subcontratación, pendiente de servir, pendiente de recibir, reservado para órdenes de fabricación y fabricándose.
• Kpis preestablecidos ligados al artículo..
• Previsión de ventas.
• Vinculación de documentos como especificaciones técnicas, planos, normativas, fotos,…
• Tratamiento fiscal actualizado.

Características específicas relacionadas con los artículos:

• Cálculo y simulación del proveedor más económico o el de menor plazo de entrega para un artículo.
• Precios personalizados por cliente. Capacidad de formular los precios de venta en función de variables ligadas al artículo y al cliente.
• Condiciones de rappels por distintos criterios: por cantidad (acumulada periodo o por pedido, etc..) por margen, etc…Capacidad de formular los precios de venta en función de variables ligadas al artículo, a los albaranes servidos y al cliente.
• Modificación de tarifas en condiciones de ofertas temporales (Ejemplo: rebajas)
• Determinación de características asociadas al artículo en el momento de ser utilizado (ejemplo: color, talla, etc…)
• Capacidad de clasificación del artículo para un tratamiento analítico posterior.

Hasta aquí tienes a tu disposición algunas características que te pueden ayudar a entender las especificaciones que los artículos de tu empresa deben contemplar en la gestión de un sistema ERP.

No obstante, para mejorar nuestra comprensión de estos requerimientos vamos a analizar algunos ejemplos que vienen determinados por el sector de actividad y otros por razones de productividad.

Requerimientos de artículos por sectores

El primer requerimiento compartido en muchos sectores es el de trazabilidad. En efecto, para algunos sectores de actividad, como el de alimentación, este es un requisito de carácter imperativo por su normativa, pero existen muchos sectores, que aunque no se origina por una necesidad de tipo legal, si que es aconsejable para guardar constancia del flujo físico que ha seguido un material a fin de resolver cualquier incidencia y mejorar la capacidad de análisis, como es el caso de sectores como maquinaria, etc...

En el sector de alimentación, además de la trazabilidad comentada anteriormente, la gestión de caducidad por lotes suele ser un requerimiento crítico, aunque también existen otros requerimientos importantes dependiendo del subsector de actividad. En este sentido, las empresas cárnicas, necesitan asociar a cada pieza en el almacén una doble unidad de almacenamiento, por un lado necesitan tener el peso en kilos originales de entrada en el almacén, y por otra parte necesitan tener el peso en kilos a lo largo del tiempo, ya que la pérdida de agua de los productos cárnicos frescos, suponen una merma a controlar en el peso de cada pieza, lo que afecta de una forma directa en el coste del almacén.

En el caso del sector de mobiliario, además de la trazabilidad, suele ser necesario también la configuración de características ligadas a ciertos artículos, de forma que el movimiento de materiales y los costes de almacén quedan afectadas por dichos requerimientos. Estas características suelen hacer referencia a los tamaños (largo, ancho y alto) pero también a cualquier otro parámetro de interés.

En el sector textil, en el caso de fabricantes de pantalones vaqueros (por ejemplo), se trabaja a dos niveles de codificación, un nivel que identifica la esencia principal del artículo a tratar (por ejemplo un modelo de pantalón vaquero), y otro nivel, que completa el resto de información del artículo (por ejemplo, la talla y el color, normalmente 2 atributos). La diferencia con relación al sector mobiliario (que utiliza el configurador de características), es que la introducción y extracción de información en la gestión de los artículos, parte siempre del primer nivel de codificación del artículo y se complementa al segundo nivel a través de una tabla que recoge la relación entre ambos atributos, de forma que se agiliza mucho el registro de información en el sistema (entradas y salidas de almacén, pedidos, tarifas, etc…)

En otros sectores, como el cementero o el hormigón, existen características estáticas referidas a un producto que sirven tanto para la creación del propio código de producto (a través de un configurador de códigos), como para el cálculo del precio del producto, etc... A título de ejemplo, en el caso del hormigón el precio final se puede deducir en base a algunas características como son la consistencia, resistencia, tipo, etc…, ya que el precio se comporta, a partir de un precio de mercado, de forma directamente proporcional a la cantidad y tipo de cemento que se emplee en su fabricación.

Como queda patente con estos ejemplos, existen requerimientos sectoriales muy específicos que debemos considerar siempre, ya que la adaptación de un ERP ante la falta de dicha funcionalidad, puede suponer un sobrecoste importante en dinero y plazo. Por tanto, nunca sacrifiques la funcionalidad que actualmente tienes y trata de comprar aquel ERP que cubra todos tus requerimientos.

Requerimientos funcionales de la empresa

Existen requerimientos que no se asocian a un sector en particular, sino que pretenden mejorar la productividad administrativa de una empresa. Este es el caso de los llamados “conjuntos virtuales” que tratan de descontar del almacén todos los productos complementarios que participan en la venta de un producto final.

A título de ejemplo, este sería el caso de una tienda que cuando vende un juguete le incorpora una pila para su funcionamiento. En este caso, la tienda seleccionaría un conjunto virtual compuesto por dicho juguete y una pila. Al efectuar la venta de este conjunto virtual, se daría de baja en el almacén el artículo juguete y el artículo pila, sin que la tienda tenga que realizar un proceso previo de montaje. Esto es ideal en casos en que la venta de un producto implica el suministro de otros productos complementarios de menor relevancia que nunca se encuentran en el almacén en forma de conjunto (es decir, se almacenan por separado).

Casi todos los productos que requieran una instalación posterior a la venta pueden ser susceptibles de encontrarse ante esta necesidad, como sería el caso de una tienda que vende estanterias y que regala junto con el producto principal los tornillos y las alcayatas, etc...

Conclusiones

Como en todas las cosas en esta vida, es posible que nos equivoquemos en la selección del programa de gestión (ERP) que mejor se adapte a nuestra empresa.

Si esto fuera así, sería un error muy grave que el motivo fuera por una falta de análisis en la gestión de artículos de la empresa, ya que supone el instrumento fundamental de control del flujo físico de servicios y materiales a lo largo de la cadena de valor de la misma, y subsanar dicho error podría ser muy difícil o incluso imposible, en todo caso, el coste de dicha equivocación sería muy grande y afectaría al análisis de márgenes, etc…

Espero que este artículo te ayude a no equivocarte por motivos relacionados con la gestión de artículos, o por lo menos, ante la duda, reflexiona el tiempo que necesites pero no te precipites.

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