VENTAJAS E INCONVENIENTES DE UN ERP GRATIS, ¿ES UN CHOLLO?

Si quieres controlar íntegramente los procesos de gestion empresarial de tu empresa, es un buen momento para elegir un programa ERP. Entre las principales características que debemos analizar está el coste, y aquí es donde surge la pregunta: ¿ERP gratis?

Pero, cuando se dice que un ERP es gratis, ¿a qué nos referimos?

Normalmente, cuando se habla de un “ERP gratis” nos referimos a un sistema de gestión de software que no tiene coste de licencias, con independencia a que la licencia sea pública o privada. Por lo tanto, el concepto de “gratis” se refiere únicamente al coste de las licencias, ya que el resto de servicios necesarios para su puesta en marcha, como la instalación, configuración, formación, etc. si que tienen un coste.

Un tema relacionado con el anterior, pero que no es lo mismo (aunque muchas veces se confunda), es la distinción entre software “Open Source” (bajo licencia GPL - Licencia Pública General) y el software propietario (licencia privada de una organización).

Un software “Open Source” es un software libre, y según Richard Matthew Stallman, fundador del movimiento por el software libre en el mundo, lo define como “el software en el que el usuario tiene la libertad para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software“.

Por tanto, tenemos que diferenciar las opciones entre software libre y propietario, y entre software gratis (free) y de pago.

Si bien es cierto que el software libre suele comercializarse como software gratis, los servicios de adaptación, instalación y configuración se suelen cobrar siempre. De la misma manera, aunque el software propietario se suele comercializar cobrando las licencias, aparte de los servicios, existen programas privados cuyas licencias se comercializan gratis. Por lo tanto, a efectos económicos, lo importante no es tanto conocer el coste de las licencias de un software sino el coste total de un proyecto incluyendo los servicios y las inversiones en hardware y software complementario (sistema operativo, bases de datos, etc…).

Un aspecto de gran interés, sea cual sea la solución que se desee, es conocer quién está detrás del software. Es habitual que un software se adquiera para utilizarlo un largo plazo de tiempo, ya que los costes de cambio suelen ser importantes. Por tanto, tener la tranquilidad de que el software tendrá un buen servicio de mantenimiento futuro es crucial para no adquirir a buen precio un software con altos costes ocultos.

¿Qué debe cumplir un software ERP para ser considerado como software libre?

Según la Open Source Iniciative, la asociación para la promoción del código abierto, para que un software sea considerado como tal, en este caso, un software ERP de código abierto, debe cumplir ciertos requisitos:

• Libre redistribución: el software debe poder ser regalado o distribuido libremente.
  
  
• Código fuente: el código fuente debe estar incluido u obtenerse libremente.
  
• Trabajos derivados: la redistribución de modificaciones debe estar permitida.
  
  
• Integridad del código fuente del autor: las licencias pueden requerir que las modificaciones sean redistribuidas sólo como parches.
  
  
• Sin discriminación de personas o grupos.
  
  
• Distribución de la licencia: deben aplicarse los mismos derechos a todo el que reciba el programa.
  
  
• La licencia no debe ser específica de un producto: el programa no puede licenciarse solo como parte de una distribución mayor.
  
  
• La licencia no debe restringir otro software: la licencia no puede obligar a que algún otro software que sea distribuido con el software abierto deba también ser de código abierto.
  
  
• La licencia debe ser tecnológicamente neutral: no debe requerirse la aceptación de la licencia por medio de un acceso por clic de ratón o de otra forma específica del medio de soporte del software.

Vamos a ver a continuación las Ventajas e Inconvenientes de un ERP gratis de software libre frente a un ERP privativo.

Ventajas y beneficios de un software gratis y libre

• Coste de propiedad: Al no existir coste de licencias, ni coste de mantenimiento, el coste total de uso es bajo. En principio, se reduce únicamente a coste de instalación, configuración y formación a los usuarios. Este ahorro en licencias puede gastarse en otros proyectos.
  
  
• Evolución tecnológica: Las herramientas utilizadas como los sistemas operativos, las bases de datos y los lenguajes de programación empleados en el desarrollo de código libre evolucionan día a día. La comunidad se encarga de esta evolución constante. por tanto, se beneficia de los desarrollos tanto de la comunidad como de otras implantaciones, lo que redunda en un ERP mejor y a menor coste en el futuro.
  
  
• Independencia del proveedor: las personalizaciones se pueden desarrollar con independencia del proveedor. El acceso a ese código fuente permite su modificación de acuerdo con los requisitos de la licencia GLP (licencia pública).
  
  
• Personalizaciones: las personalizaciones y desarrollos a medida se realizan de forma más fácil e incluso, en ocasiones, a menor coste.
  
  
• Pruebas y testeo: en la fase de preventa se permite testear el producto para comprobar si cumple las especificaciones requeridas, lo que asegura que la elección de la herramienta sea más acertada.

Si algunas especificaciones no se cumplieran, se puede desarrollar la personalización deseada.

Inconvenientes y restricciones de un software gratis, software libre

• Falta de garantías y soporte técnico: ante un mal funcionamiento, no hay nadie que se haga responsable. Por lo tanto, se debe incurrir en un coste y tiempo para realizar las correcciones. Los programas open source, en la mayoría de los casos, no tienen ninguna empresa detrás que proporcione soporte o a la que se le pueda realizar ningún tipo de reclamación.
  En caso de experimentar algún tipo de problema, la empresa se vería obligada a buscar la solución en la comunidad o desarrollarla desde el departamento TIC interno, lo que puede suponer un gasto inesperado tanto económico como productivo.
  
  
• Calidad del software: quien está a favor del software propietario, argumenta que al haber una empresa detrás esto garantiza una mayor calidad del software, además de tener la seguridad de que esta empresa se va a encargar de mantener el software actualizado y de corregir los fallos que vayan surgiendo.
  
  
• No existe una solución única completa: no hay una solución capaz de satisfacer todas las áreas de negocio. Hay que recurrir a varias de ellas, realizando integraciones para poder tenerlo todo. De forma interna o bien acudiendo al proveedor más adecuado, se deben desarrollar integraciones de las distintas áreas. Por ejemplo, integrar las soluciones de ventas del ERP con el e-commerce. A medida que se requieran soluciones más completas, se deben realizar mayor número de integraciones, aunque hay que decir a su favor, que estas integraciones se hacen en base a estándares.
  
  
• Poca madurez: aunque las herramientas de software libre crecen a gran ritmo, no están los suficientemente maduras comparándolas con las de software privativo.
  
  
• Falta de verticalizaciones: existen pocas soluciones de software libre que estén preconfiguradas para ciertos sectores específicos, mientras que en el caso del software privativo existe mucha competencia para cada nicho de negocio.
  
  
• Capacitación del personal: El usuario ha de ser un usuario más preparado en el ámbito tecnológico. En el ámbito de los ERP privativos se da una formación y un soporte que suele permeabilizar más al usuario, mientras que en el libre éste ha de ser más independiente. Este punto puede implicar consideraciones relacionadas con la capacitación del personal actual.
  
  
• Falta de seguridad: El código abierto de estos ERP tiene un gran problema en seguridad y se necesita que más gente trabaje junta para eliminar bugs y tapar agujeros de seguridad en el código sobre el que se sustenta.
  Según el Websense Security Labs existen enormes vulnerabilidades en el código abierto. “Con tanto código escrito y en uso, es imposible atrapar todos los puntos de exposición inactivos hasta que se hayan ejecutado. Debido a esto, cada vez que un código fuente se altera o se integra como parte de una actualización de un servicio y una aplicación, estas vulnerabilidades tienen el potencial de exponer las redes a un ataque”.
  
  
• Absorciones de empresa: varios proveedores de software libre están siendo adquiridos por empresa de software privativo. Esto deja en duda si seguirán realizando un licenciamiento gratuito o cambiarán al mismo sistema que el software privativo.

CONCLUSIÓN

Tras leer este artículo, está claro que antes de dejarnos llevar por criterios sesgados a la hora de seleccionar un software de código libre u otro privativo, se deben analizar todas las posibilidades. Hay que analizar cada software desde el punto de vista funcional, tecnológico y económico, sin dejar de lado pensar cómo afectará a la organización. Y por supuesto, hay que estudiar e investigar al proveedor que nos suministrará la solución.

La decisión no puede ser basada en una tendencia o una preferencia subjetiva, ha de seleccionarse la solución que mejor se adapte a nuestro negocio actual y futuro.

Cuando te hablen de un ERP gratis, ya sabes que te están hablando de un ERP que ofrece las licencias de forma gratuita y que en muchos casos coincide que es un software libre, aunque no es estrictamente necesario.

Ahora ya tienes toda la información para decidir si esto es lo que tu empresa necesita, o si por otra parte, prefieres confiar en un proveedor que te ofrezca un ERP privativo, y una seguridad de futuro, te cobre o no las licencias de uso.

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