La información financiera es la base de cualquier negocio, pero no tiene ningún sentido ni posibilidad de continuidad, si no se crean sus propios mecanismos de control, tanto para alertarnos de un problema, como para garantizar que la información es completa y fiable. En este sentido, nos vamos a referir a control financiero como sinónimo de cualquier sistema de control de gestión para mejorar los resultados u obligaciones de la empresa.
Tradicionalmente, el control financiero se ha orientado en estudiar y analizar los resultados reales de la empresa, comparándolos con los objetivos de la misma. Un buen control financiero garantiza que se siguen los planes de negocio y así, en caso de existir desviaciones o cambios imprevistos, poder modificarlos. En la actualidad, en un entorno más hostil, en ocasiones es tarde esperar para corregir desviaciones en base a datos pasados y es necesario establecer alertas en base a datos de hoy que pronostican posibles problemas.
En muchas organizaciones el conocimiento de esta información llega tarde, cuando ya no hay posibilidad de realizar cambios antes de que se produzcan los problemas.
La información ha de llegar en el momento oportuno, lo que implica que se deba tener un control financiero ágil, que permita tomar decisiones de forma rápida basadas en toda la información disponible en un sistema integral de información ERP.
El objetivo debe ser que podamos evitar repetir errores que se cometieron en el pasado, que seamos capaces de distinguir lo que funciona de lo que no funciona, y en base a ese conocimiento, se propongan soluciones ágiles y a tiempo.
El control financiero se debe diseñar en función de unas estrategias muy bien definidas. Gracias a él, lo administradores de las empresas han de ser capaces de detectar desviaciones en los presupuestos y establecer diferentes escenarios operativos para controlar la rentabilidad del negocio, entre muchos otros aspectos.
![Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía: "Cómo elegir la mejor aplicación ERP para tu empresa" [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2885000/e3ae74ad-77a1-4fba-947f-9c2471a4edd9.png)
¿Qué limitaciones encontramos para poder realizar un buen control financiero?
Lo primero es que necesitamos de la tecnología para automatizar y simplificar todas las labores que conllevan una buena gestión de control. En este caso, la tecnología nos permite reducir mucho el número de personas que serían necesarias para realizar esta labor de una forma eficaz, y que seguramente, no sería factible.
La tecnología nos ayuda a aumentar la productividad, a reducir los márgenes de error y a garantizar la continuidad y el cumplimiento de los procesos. Pero la tecnología por sí misma, no aporta el valor añadido que convierte los datos en conocimiento.
El desarrollo de este conocimiento, que es la parte que nos toca a las personas, se inicia a partir del sistema de control que nos permite saber las desviaciones con relación a nuestras expectativas o deseos, ya se plasmen estos en un plan, KPIs de gestión, etc....
Los sistemas de información son herramientas que deben contemplar siempre un sistema de control que facilite la toma de decisiones a las personas responsables de estas organizaciones.
La cantidad de información que se debe analizar es enorme y, para que sea eficaz y completa, debe de provenir de cualquier área de la empresa.
Ya no se puede controlar desde hojas de cálculo sin gran sofisticación, es necesario implantar sistemas de gestión empresarial integral, ERPs, que además de permitir controlar otras áreas de la empresa, permitan implementar herramientas para administrar el universo financiero de la misma.
¿Cómo puede un ERP ayudarnos a realizar un buen control financiero?
Tal y como estamos repitiendo constantemente en este artículo, las empresas necesitan información de calidad, puesto que es la base para la toma de decisiones.
Los sistemas clásicos de contabilidad se ocupaban casi exclusivamente de registrar los hechos económicos que se producían en las organizaciones para preparar los estados financieros. En la actualidad, esta funcionalidad no es suficiente, y es necesario elaborar una información adicional de apoyo y ayuda en la planificación, organización y el control de todos los recursos de la empresa, con el objetivo de obtener información rápida y fiable para poder apoyar la toma de decisiones.
Por este motivo, y por la complejidad del entorno en el que vivimos, un sistema de información de la gestión integral de la empresa (ERP) es la plataforma más adecuada sobre la que construir nuestro sistema de control, ya que abarca todas las áreas de la empresa. Sólo así, podremos pensar en disponer de un verdadero sistema de control que se adapte a la complejidad de nuestro entorno.
Entre las funcionalidades que debe contar un ERP, estas son algunas de las que pensamos que pueden ayudar más a crear un sistema de control o a asegurar el cumplimiento de tus procedimientos:
- Control presupuestario
El control presupuestario permite una visión rápida de las diferencias entre la situación real de la empresa y la que habíamos previsto en un momento actual o anterior. El análisis de estas desviaciones consolidadas nos puede ayudar ha anticiparnos para evitar que se produzcan en el futuro, o a ser conscientes de que nuestras previsiones no son realistas y, por tanto, requieren cambiarse. - Cálculo de recursos necesarios en base a ventas previstas
Un gran apoyo, tanto para realizar un control presupuestario fiable, como para establecer sistemas de alertas inmediatas, es que el ERP disponga de funcionalidades que permitan calcular los recursos necesarios para atender las ventas previstas. Cuando nos referimos a recursos, estamos hablando tanto de aquellos que suponen la adquisición de materiales, como los que suponen el consumo de horas de trabajo de personas o máquinas.
Las diferencias entre los datos previstos y los reales, nos permite actuar de forma directa cuando los rangos de desviación se consideren importantes, con independencia a la información contable. - Sistemas de control del gastos a priori
Además de realizar una monitorización constante sobre el control de gastos, es muy útil la posibilidad de integración de tu ERP con herramientas de workflow (BPM - Business Process Management) que permiten diseñar flujos de trabajo adaptados a tus necesidades para aquellos gastos que se requieran aprobar con anterioridad a su compra. De esta forma se garantiza el cumplimiento de los procedimientos establecidos y aseguran su control. - Gestión automatizada con la Administración Pública.
Un ERP nos puede ayudar a cumplir los requerimientos legales que nos condicionan algunos procedimientos de gestión internos para atender nuestra relación comercial con la Administración Pública o nuestras obligaciones fiscales con la Agencia Tributaria.
En este sentido, como se sabe desde hace tiempo, todo el proceso de facturación con la Administración Pública se debe realizar a través del sistema FACE y, para ciertas empresas que cumplen unos requisitos, se requiere la presentación automatizada de los libros de iva en un plazo corto de tiempo (Suministro Inmediato de Información)
Un ERP que contemple esta casuística puede ayudar mucho a garantizar el correcto funcionamiento de tus procesos implicados, evitando demoras en el cobro de facturas o sanciones por imcumplimientos fiscales. - Contabilidad analítica
La contabilidad analitica nos permite la clasificación de los datos de la empresa a partir de criterios de gestión que aporten valor a nuestras decisiones empresariales con independencia a otras propuestas de tipo fiscal o mercantil.
Un ERP, bien diseñado a tal efecto, permite clasificar toda la información del sistema en base a estos criterios que se desglosan en centros de coste, unidades de coste y centros de trabajo. De esta forma se puede integrar la contabilidad analitica con la financiera, pero también permite elaborar información al margen de los cierres contables, lo que permite agilidad e inmediatez a la hora de disponer de ciertos datos relevantes en el día a día.
Beneficios que se obtienen de implantar un ERP para llevar un buen control financiero
Después de todo lo expuesto, podemos concluir que los principales beneficios que se obtienen son:
- Información integrada y en tiempo real
- Agilidad en la toma de decisiones
- Estandarización de procesos
- Automatización fiscal y contable
- Reducción de costos y errores
Así, una vez implementado un ERP, para tener un buen control financiero de tu organización, te aconsejamos que el siguiente paso sea la instalación de herramientas de tratamiento de datos, como las herramientas de BI (Inteligencia de Negocios), que permiten consolidar datos para mejorar nuestro conocimiento sobre todos los procesos y poder conocer su impacto en la cuenta de resultados. De esta forma, los responsables de cada área podrán apoyarse en información de valor para tomar decisiones, basadas en datos reales y dinámicos.
Por lo tanto, podemos afirmar que el ERP es la base de cualquier sistema de control, ya que nos permite trabajar con toda la información de la empresa, con independencia a que se haya procedido a calcular el cierre contable, y se orienta a valorar realmente los procesos de gestión necesarios para cumplir nuestros objetivos.
Así que si realmente necesitas controlar tus finanzas y todavía no tienes implantado un ERP en tu empresa, acabo de darte las razones para hacerlo.
