TIPOS DE SOFTWARE ERP

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Cuando alguien se plantea invertir en un software ERP, existen multitud de posibilidades y alternativas que muchas veces complican la selección. Con el objetivo de facilitar el proceso, vamos a hacer un análisis completo de las distintas opciones que se nos pueden presentar cuando queramos adquirir un software de gestión de este tipo.

Para ello,  vamos a indicar las las opciones mas importantes a considerar y la relación que hay entre ellas, como son:

• El tipo de instalación del software.
• La modalidad de uso de la licencia del software.
• El diseño funcional de los procesos.
• El acceso y disponibilidad del código fuente.
• Las características más valoradas por los usuarios y empresas.

El software ERP según el tipo de instalación

El tipo de instalación es una de las principales características que hay que decidir cuando se necesita adquirir un software de este tipo. La principal diferencia, entre otras, va a consistir en quién garantizará la seguridad y accesibilidad al sistema de información en sentido amplio. Veamos las posibilidades mas habituales con las que nos podemos encontrar:

• Instalación del ERP en entornos Cloud. Aunque suele ofrecerse como un sistema SaaS, realmente no siempre ambos conceptos están ligados. En general, un sistema ERP puede estar alojado:
• En los servidores del proveedor (Cloud hosting público). Esta modalidad se suele ofrecer en modalidad SaaS, pudiendo acceder al ERP vía internet. La seguridad de todo el sistema la ofrece y la garantiza el proveedor de los servicios.
• En la infraestructura Cloud propiedad de la empresa (Cloud privado). Aquí, tanto la seguridad como la administración dependen de la propia organización.
• En un Cloud hosting híbrido o mixto, en el que se emplea un entorno Cloud privado junto a  uno público, según la funcionalidad que necesita la empresa. La seguridad del sistema será compartido entre la empresa y el proveedor de los servicios en un entorno Cloud Público.
• Instalación del ERP en entornos locales (implantación “on premise”). Es decir, el software se implanta en los servidores propiedad de la empresa y en los equipos asignados a los empleados. Es similar al caso del Cloud Privado pero en entorno local accediendo a través de una red privada. Lógicamente, la seguridad y la administración de todo el sistema la tiene que garantizar la empresa.

Tipos de software ERP en relación a la modalidad de uso de las licencias

La propiedad de las licencias y la modalidad de uso de las mismas constituyen factores de interés para el análisis del coste de la inversión. En consecuencia, deben evaluarse enmarcados en los conceptos de la inversión inicial y de otros costes ocultos importantes que inciden en el gasto total de la adquisición del sistema.

Dentro de este contexto, los tipos de software ERP de acuerdo a la modalidad de uso de las licencias pueden clasificarse como:

• Modalidad SaaS. Es la modalidad en la que la empresa paga al proveedor por el uso del software. Por lo tanto:
• No requiere invertir inicialmente en la adquisición de la licencia y el hardware adecuado (referido a los servidores centrales).
• Se evitan costes importantes como los generados por la contratación de recursos humanos para la monitorización del software, el suministro de energía, la ampliación de las instalaciones o la adquisición de hardware.
• Modo de pago de la licencia. Bajo está modalidad se utiliza la licencia a partir de un pago único inicial al proveedor y de pagos periódicos posteriores para renovarlas y obtener actualizaciones y soporte. En este caso, suelen darse costes importantes en IT y hardware.
• Modo Free. En este modo, las licencias del software son gratis, pero no suele afectar al coste total de la inversión, ya que suele ser una estrategia comercial para posicionarse el proveedor en el mercado.  Es lógico pensar que lo que no se coba en concepto de licencia es fácil incluirlo en otros conceptos difícilmente de cuestionar.

Tipos de software ERP según el diseño funcional de los procesos

Otros de los aspectos importantes en la selección de este software es el grado de adaptabilidad del programa a cada uno de los procesos y requerimientos específicos de un sector de actividad. Es decir, resulta imprescindible evaluar el ERP según el diseño funcional de los procesos:

• Diseño especializado o vertical. Un software vertical se encuentra especialmente diseñado para procesos específicos y, en ocasiones, exclusivos de un sector en particular. Suele ser común, que cuente con funcionalidades avanzadas para permitir un alto nivel de personalización y adaptación de la empresa.
• Diseño generalista u horizontal. Un software horizontal presenta un diseño genérico que puede implementarse en varios sectores, modelos de negocios o empresas que cuenten con estructuras claramente diferenciadas. Normalmente ofrece funciones básicas, y su grado de adaptabilidad es menor que el diseño vertical aunque a menor precio, por lo que generalmente se emplea como núcleo o columna tecnológica sobre el que integrar otros sistemas de gestión mas específicos si se requieren.
• Diseño a medida. Un software diseñado a medida facilita la personalización total a los requerimientos concretos de la empresa. Como consecuencia, brinda un enfoque y control preciso sobre las áreas críticas de la organización, pero a un mayor coste.

Tipos de software ERP de acuerdo a la posibilidad de acceso y disponibilidad del código fuente

De acuerdo a los requerimientos y desafíos específicos que tenga la empresa, también es importante evaluar la posibilidad de acceder al código fuente del software. Gracias a esta disponibilidad es factible modificar y personalizar el programa a voluntad de la empresa. No obstante, también es necesario tener en cuenta que no resulta una tarea fácil y qué presenta algunos inconvenientes.

Atendiendo a lo anterior, los ERP pueden clasificarse como:

• Software Open Source (OS). Este tipo de programa ofrece una total accesibilidad al código fuente y su completa disponibilidad a cualquier empresa o usuario para efectuar modificaciones, sin ningún tipo de restricción. Un software OS es de bajo coste o gratis y permite la personalización en manos de los técnicos especializados de la empresa. Por lo que uno de sus principales inconvenientes es que, para sacarle la máxima ventaja, es preciso invertir en un equipo tecnico de IT capaz de hacer los desarrollos.
• Software ERP propietario. En este tipo de software, solo los desarrolladores del proveedor tienen el acceso a su código fuente y la total disponibilidad para modificarlo. En este caso, no se requiere la inversión del equipo IT, pero en caso de que se necesite alguna modificación, la empresa debe pagar adicionalmente al proveedor para que proceda a su desarrollo.
  
  

Tipos de software ERP con relación a las características del diseño del programa más valoradas.

En base a los distintas características del diseño de un programa de este tipo podemos clasificar las principales características en dos grandes grupos:

A.- Según el diseño de usuarios, es decir, la capacidad de interacción visual entre el programa y los usuarios. Podemos resaltar las características mas valoradas:

• La configuración, uso y administración sencilla. Un software intuitivo, sencillo y de fácil configuración simplifica el trabajo del personal, además, facilita su adaptación a los procesos de la empresa.
• El soporte de calidad. Lo que permite que las dudas o problemas que surjan al utilizar el software sean atendidas rápidamente,

B.- Según el diseño de las las funcionalidades. Entre las funcionalidades más apreciadas por las empresas usuarias podemos destacar:

• Gestión de inventario. Un software de este tipo debe garantizar el seguimiento del inventario, el control del stock y de los costes, la generación de informes específicos, entre otras funciones.
• Análisis y emisión de informes. Por ejemplo, los informes de estados financieros o los emitidos de acuerdo a indicadores de gestión predefinidos por el usuario.
• Cuentas a cobrar, en la que se incluyen funciones como la facturación electrónica, la automatización de las cuentas o personalización de las facturas.
• Cuentas por pagar. Dentro de esta funcionalidad se distingue la capacidad del software para la administración de las órdenes de compra, emisión de autofacturas para proveedores y la automatización de cuentas
• Integración de software ERP con otros sistemas, como el CRM, plataformas externas y múltiples aplicaciones y software desarrollados por partners.
• La gestión de empleados, mediante las funciones de imputación de las horas trabajadas, la imputación de gastos y la gestión de nóminas.
• Etc…

ERP: el software de aplicación para la empresa

El ERP es un software de aplicación perfecto para la gestión de una empresa solo si es capaz de cubrir y conectar todas sus áreas operativas, si realmente facilita el flujo de datos y visibiliza cada proceso para ayudar a tomar las mejores decisiones.

Y la única forma de lograrlo es eligiendo el tipo de software ERP más adecuado, el que más se adapte a los requerimientos específicos de la organización.

*Imagen de Freepik

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