Agilidad, productividad y eficiencia son conceptos que todas las empresas quieren tener presentes en su organización. Por lo tanto, todas aquellas acciones y herramientas que generen una reducción de tiempo y nos hagan más productivos y eficientes serán bien recibidas.
¿Sabrías decir cuánto tiempo pasas en tu puesto de trabajo?
La respuesta es que mucho más tiempo del que pasas en tu casa, estando despierto…
Por lo tanto, si tanto tiempo pasamos en nuestro puesto de trabajo, éste debería ser tratado como un santuario.
Crea un espacio de trabajo donde te sientas cómodo y todo esté organizado en su sitio. Realizarás más tareas en menos tiempo en un entorno libre de desorden y aumentarás tu productividad y por lo tanto tus beneficios. Además, estar a gusto en tu espacio de trabajo, favorece la creatividad, la comunicación y el proceso de generación de ideas.
Cada vez más, los profesionales necesitamos gestionar mayores cantidades de información con diferentes soportes y formatos. El buen uso de esa información es clave ya que proporciona un conocimiento esencial para estos profesionales y para las empresas, por lo que debería estar almacenado de forma segura y accesible.
La mayoría de la información que maneja una empresa se genera en forma de papel. Este papel se acumula con el tiempo y ocupa un gran espacio físico con un alto número de documentos en papel difícilmente accesibles y con una alta probabilidad de pérdida o deterioro. La búsqueda de un documento resulta difícil, con la pérdida de tiempo que eso supone, y esa es una de las acciones que más sensación de improductividad genera en las empresas.
Todos conocemos la sensación de desorden, de documentos amontonados en montañas de papel donde se mezclan los importantes con los menos necesarios, la pérdida de tiempo para buscar esa información y la consecuente falta de productividad en las áreas administrativas, además de los costes operativos que se derivan.
La digitalización de documentos mejora esas malas sensaciones, facilitando la localización, el orden y el espacio de trabajo para una gestión más eficiente de todos los documentos de la compañía. Así, las compañías pueden afrontar mejor el reto de procesar toda la información a la que acceden y publicarla o manejarla de forma rentable y eficaz.
¿Qué se puede digitalizar en una empresa?
Prácticamente, todos los documentos generados en papel, con la enorme ventaja de que, una vez digitalizados, permiten un acceso fácil, en cualquier momento, y por parte de cualquier puesto de trabajo en un entorno de red. Incluso a través de internet, con las tecnologías de almacenamiento en la nube, se podría acceder a los archivos desde múltiples dispositivos y en cualquier lugar.
Entre los muchos tipos de documentos que pueden digitalizarse están los documentos de producción como fichas de productos, planos, diagramas, etc., documentos comerciales como facturas de proveedores, albaranes o pedidos, documentos de personal como las nóminas, contratos o tickets, documentos financieros y seguros, y una gran cantidad de informes.
En muchos casos, el proceso de digitalización ya se ha convertido prácticamente en una necesidad, para cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD). Esta normativa, obliga a tener en un archivo o registro informático todos los datos de carácter personal que maneje la empresa, asegurando que fueron obtenidos legalmente y tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron recabados.
Cuando un papel entra en una empresa, pasa por varios departamentos. Pasa desde el facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para ser revisado, desde gerencia al departamento técnico, y así sucesivamente… El control de estos flujos de trabajo o workflows que ofrecen los sistemas de información que tienen los documentos digitalizados, reducen al mínimo la pérdida de tiempo en los viajes de esta documentación.
La digitalización, supone un paso más en el proceso de mejora continua que debe llevar a cabo toda empresa para estar a la vanguardia y aprovechar mejor las oportunidades de negocio.
¿Cómo se digitalizan los documentos?
Para pasar de un documento en papel a un formato electrónico tienes que escanear el documento en cuestión. Una vez transformado el documento a imagen, hay que hacer un indexado de la información extraída del documento y configurarlo, es decir, definir un nombre y una carpeta de almacenamiento, para poder encontrarlo en tus futuras búsquedas.
Escanear documentos es un proceso sencillo que se basa en tres acciones:
- Preparar la documentación para digitalizarla: separar los papeles para que pasen por el escáner de forma correcta, quitando las grapas, clics, post it pegados, etc., y asegurarte de que las páginas pasan sin arrugas para que no se atasquen.
- Escanear los documentos: es altamente recomendable utilizar un escáner de alto rendimiento que realice todo el trabajo en poco tiempo, aunque también puede contratarse un servicio externo que digitalice rápidamente tus documentos, ahorrándote así tiempo y esfuerzo.
- Por último, una vez escaneados y digitalizados, la indexación de los documentos para asegurarte de que están organizados como tú desees y puedas encontrarlos rápidamente.
Existe una forma de escanear documentos realizando una captura de datos inteligente, mediante un reconocimiento digital de caracteres (OCR) que convierte el texto de la imagen escaneada en texto digital que podrá ser tratado informáticamente, ya que se identifica el significado de los datos en cada parte de la imagen.
Existen documentos estructurados y no estructurados. Un ejemplo de un documento estructurado podría ser un DNI donde los datos están siempre en la misma posición, por ejemplo, el primer apellido está siempre en el mismo sitio. Un ejemplo de documento no estructurado es una factura de proveedor, ya que por ejemplo el campo ‘fecha factura’ estará en distintas posiciones del documento dependiendo del proveedor que haya emitido la factura.
Al escanear documentos mediante OCR esa información del documento escaneado está digitalizada y puede ser editada.
¿Qué ventajas tienen las empresas al escanear documentos?
Por supuesto, una de las principales ventajas de escanear documentos es tener digitalizada toda la documentación en papel.
Es cierto que en un principio habrá que escanear toda esa documentación, pero lo realmente positivo es que sólo habrá que hacerlo una vez, y las ventajas que se derivan de este proceso superan a los inconvenientes.
- La primera de las ventajas sería la seguridad. Se evitan los riesgos como el deterioro del paso del tiempo, robo, destrucción por fuego, agua o incluso por vandalismo.
- La segunda sería la facilidad de almacenamiento, ya que es evidente la reducción del espacio necesario para esos archivadores, pudiendo almacenarse en discos duros o bien en la nube.
- Otra ventaja es el manejo de esa información. Es evidente que escanear documentos facilita enormemente el manejo de esa documentación, evitando engorrosos procesos de búsqueda y manipulación de papeles.
- Se tiene un repositorio único de documentos corporativos asociados a cualquier proceso de negocio que tengan que ser compartidos entre los participantes de dicho proceso.
- Las consultas se agilizan de forma espectacular, ya que esa información no sólo es accesible desde el ordenador, sino desde infinidad de medios digitales como pueden ser los teléfonos móviles o las tablets.
- Una vez digitalizados, gracias a las soluciones de workflow, se reducen los tiempos empleados al automatizar la trazabilidad de los documentos.
- Escanear documentos hace que éstos se puedan compartir inmediatamente, utilizando el email o las redes sociales disminuyendo los gastos de envío.
- Se minimizan los gastos de oficina en fotocopias, tóner y se consigue una reducción considerable del consumo de papel.
- Por último, no hay que olvidar que digitalizando los documentos ayudamos al Medio Ambiente disminuyendo la contaminación producida por el proceso de fabricación del papel.
¿Merece entonces la pena transformar un documento en papel a soporte electrónico, para que sea accesible desde un ordenador o dispositivo móvil, a través un escáner? Tras leer las ventajas y beneficios que se derivan de ello, es evidente que sí.
