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    BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

    17 Feb 2020

    EL PROCESO DE APROBACIÓN DE COMPRAS CON UN BPM (WORKFLOW)

    Por: Borja Tarazona, equipo DATADEC

    proceso aprobacion facturas bpm*

    El control del gasto es una necesidad que comparten todas las empresas preocupadas en la racionalización sus costes. El problema es gestionar este control de forma eficiente, sin que dicha actividad requiera un consumo importante de tiempo y suponga ineficiencia en la coordinación de los distintos agentes involucrados.

    * Vector de Negocios creado por dooder - www.freepik.es

    Para ello, la gestión y aprobación de órdenes de compra es uno de los procesos clave que toda organización debe diseñar. Implantar un procedimiento completo de aprobación de las compras puede ser complejo debido a la enorme variabilidad de la casuística en función de la naturaleza, recurrencia, cantidad o imputación de los productos o servicios objeto de análisis. Sin embargo, hacer un esfuerzo y analizar con detenimiento todas las condiciones del proceso con el fin de automatizarlo mediante un software especializado en el diseño de procesos (BPM - Business Process Management), puede traernos innumerables ventajas. Entre ellas, podríamos destacar las siguientes:

    • Reducción de los tiempos de ejecución: mediante un correcto diseño del proceso, desde la generación de la solicitud de compra inicial hasta su aprobación final, podremos conseguir que las solicitudes se envíen automáticamente a los responsables de autorizarlos en función de los distintos criterios que establezcamos, aportando un valor extra con relación a la posibilidad de consultar información de apoyo para su aprobación y de simplificar el proceso de firma y comunicación. De esta forma, eliminaremos los tiempos de desperdicio haciendo que cada solicitud pase solo por las manos de quien debe gestionarla y con las herramientas de apoyo a las personas que deben desarrollar estas funciones.
    • Coordinación automatizada de las tareas que intervienen en el proceso: una vez el proceso sea diseñado con un software BPM, será él mismo el que se encargará de distribuir las tareas correspondientes a todos los agentes involucrados, asignándoles un tiempo y prioridad de ejecución y proporcionándoles la información necesaria para poder resolver el objetivo en el tiempo De esta forma, los accionistas pueden estar tranquilos de que la empresa siempre cumple con los procedimientos diseñados sin que ello implique perdida de flexibilidad cuando se necesite.
    • Obtención de trazabilidad completa de todas las operaciones de compra: al guardar la secuencia de todas las fases del proceso, las personas involucradas en el proceso podrán conocer en todo momento en qué estado se encuentra la solicitud sin necesidad de establecer una comunicación directa con los agentes involucrados, lo que evita permite una mejor gestión del tiempo de trabajo de cada persona. Además, el hecho de disponer de trazabilidad de todas las fases del proceso, podremos extraer conclusiones de su funcionamiento que nos permitirán optimizar y mejorar el diseño de procesos en nuestra compañía.

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    BPM, la herramienta para diseñar procesos (Workflow)

    Como se desprende de todo lo comentado, un sistema BPM se puede definir como herramienta de software empresarial que permite a las empresas diseñar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas de cualquier naturaleza (procesos), ya sea dentro de un departamento o de manera transversal en toda la compañía, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las distintas tareas.

    Entre muchas otras áreas de negocio entre las que podría intervenir un sistema BPM, se encuentra todo el conjunto de procesos que lleva a cabo un departamento de compras. La correcta implementación y utilización de un software BPM asegura la optimización de los procesos de adquisición ayudando a cumplir de manera efectiva el cumplimiento de las políticas empresariales y reduciendo los costos y tiempos del ciclo de adquisición.

     

    Características de un proceso de aprobación de compras

    El primer paso para automatizar nuestro proceso de aprobación de compras mediante un software BPM es realizar el diseño del proceso. La dificultad de esta fase dependerá de diversos factores:

    • El número de usuarios que intervengan en el proceso (solicitantes, responsables de autorización, proveedores, etc).
    • El número de criterios que se establezcan para dirigir la aceptación de las solicitudes de compra, así como el número de criterios que se establezcan (si los hay) para dirigir la aceptación de órdenes de compra ya
    • La flexibilidad y tratamiento de las solicitudes y órdenes de compra.

      ¿Podrán ser modificadas por todos los usuarios que intervienen en el proceso?

      ¿Durante que periodos de tiempo? ¿Cuáles son los hitos que definen la transformación de la solicitud en orden de compra? ¿Cuáles son los hitos que definen la autorización final de la orden y volcado de datos correspondientes en nuestro ERP?

    • El número de acciones diferentes que intervienen en el proceso (envío de correos electrónicos automáticos, procesos de carga de datos, generación de documentos asociados al proceso de compra, etc).

    En muchas ocasiones puede ser útil dejarnos asesorar por un consultor especializado en la materia que sea capaz de traducir nuestras necesidades y plasmarlas de manera efectiva en el modelado del proceso.

    Es común encontrarnos con órdenes de compra ya enviadas a nuestros proveedores y preguntarnos por quien, y en qué departamento fue generada, cuál fue su imputación, quién fue el usuario que realizó la solicitud inicial, a que departamento pertenece y por que usuarios fue aprobada. La obtención de esta información relacionada a través de la trazabilidad del proceso es una de las ventajas más notables que nos ofrece una herramienta BPM.

     

     

    Veamos un ejemplo

    ejemplo bpm aprobacion comprasLa generación de la solicitud

    La operativa habitual de una compañía comprende llamadas o envío de correos electrónicos por parte de los usuarios de la compañía hacia el departamento de compras donde se refleja la solicitud de pedido. En algunos casos hasta se remite un archivo Excel donde se reflejan de manera ordenada los artículos o servicios sobre los cuales se quiere realizar la compra.

    La bandeja de entrada de los compradores se encuentra saturada, con información dispersa que suele acabar llevándonos a efectuar más llamadas para clarificar los motivos o detalles exactos de la solicitud. ¿De verdad esto es lo más eficiente para nuestra compañía?

    A través de un sistema BPM podremos diseñar un formulario de solicitud dinámico donde incluir todos los aspectos obligatorios y opcionales que debe incluir el peticionario cuando genere la solicitud. A través de este sistema podremos estandarizar la primera tarea y que el departamento de compras reciba la información necesaria para poder tomar una decisión de la manera más eficiente posible.

    Además, podremos configurar acciones que generen solicitudes de compra periódicas de manera automática sin que ningún usuario tenga que intervenir en las mismas.

     

    La revisión de la solicitud y posterior generación de la orden de compra

    Una vez generada la solicitud podríamos establecer que otro usuario tuviese que aprobarla antes de que llegue al departamento de compras, este sería el perfil de usuario responsable de aprobar. Podríamos diseñar el proceso de forma que este responsable tan solo pudiese aprobar o rechazar las solicitudes, o que también pudiese editarlas y procesar su envío al departamento de compras.

    Se definiría el proceso de forma que, al generar la solicitud, solo llegará al responsable del departamento o proyecto al que esté asociado la persona que lo genera, de manera inteligente. Además, recibiría un correo electrónico recordándole que tiene una solicitud por revisar en el momento que se genere, las posibilidades que nos ofrece una herramienta BPM son inmensas.

    Una vez revisada, si así es como decidimos modelar el proceso, pasará al departamento de compras. Podremos decidir si el buzón de recepción de tareas de este departamento es compartido, de forma que todos los compradores puedan revisar las solicitudes, o definir compradores específicos en función de proyectos, departamentos, naturaleza de los artículos de la solicitud, etc.

    Una vez el comprador decide aprobar la solicitud, ya no será necesario introducir de nuevo los datos en nuestro ERP, estos se volcarán de manera automática. De esta forma el departamento trabajará de forma más eficiente. Además, podremos definir condiciones para establecer que solicitudes de determinados artículos, servicios o importes, queden aprobadas y generada su orden de compra automáticamente.

    Una vez generada la orden de compra, podremos decidir si tiene que pasar por algún autorizador más antes de quedar cerrada y enviada al proveedor o si se hará de manera automática con su generación. Un aspecto importante es que la persona que recibe la solicitud u orden de compra en su buzón, siempre podrá consultar su trazabilidad; conocer por que personas ha sido tratada, en que fechas y ver las acciones realizadas.

    En conclusión, es evidente que automatizar los procesos de nuestra compañía mediante una herramienta BPM es el primer paso hacia la excelencia operacional. En este post se ha ejemplificado un proceso de aprobación de órdenes de compra pero podríamos hablar de muchísimos procesos más (aprobación de facturas, altas de nuevos empleados, generación de contratos, gestión de reclamaciones…). Al fin y al cabo, lo importante es analizar bien todas las vertientes del proceso para dotarlo de flexibilidad y dotar a los usuarios que intervienen en el mismo de autonomía, proporcionándoles las herramientas e información que necesitan.

     

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    Escrito por: Borja Tarazona

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