Aplicación de gestión del área de Compras

Módulo de Gestión del Área de Compras

expert  COMPRAS es el módulo perteneciente a la suite expert ERP que le permitirá la gestión de la cadena de suministro: proveedores, órdenes de compra, recepción de mercancías, comprobación de facturas, etc.

Compre mejor y de forma más eficiente, ya que sus responsables del aprovisionamiento estarán asesorados del material que tienen que comprar en cada momento, podrán automatizar la operativa de solicitud de pedidos a proveedores, y llevarán a cabo un seguimiento exhaustivo del proceso de recepción de la mercancía, para garantizar que los proveedores cumplen con las condiciones de compra pactadas.

Proveedores

• Disponga de un potente repositorio de datos para tener actualizada toda la información referente a sus proveedores en cuanto a direcciones fiscales, sucursales, datos pago, impuestos, descuentos, agencias de transporte, vacaciones, etc.
• Diferencie proveedores nacionales, comunitarios y extranjeros y las particularidades de cada uno de ellos para las condiciones de compra.
• Dé de alta de forma sencilla nuevos proveedores basándose en plantillas predefinidas, modificando los datos especiales del nuevo proveedor.

Artículos de compra

• Definición y mantenimiento de un elevado número de referencias, disponiendo de todas ellas codificadas y tipificadas para una buena operativa.
  • Puede introducir toda la información necesaria de sus productos mediante las distintas Fichas de Producto, clasificadas por áreas:
    • Técnica: tipologías, familias estadísticas, unidades de medida y conversiones.
    • Compras: cuentas contables, partidas arancelarias, lotes de compra, ubicaciones fijas, consulta de últimos precios, etc. Podrá indicar la generación automática de lotes de compra de proveedores basándose en fechas de recepción, documentación de proveedores, fecha juliana, etc.
    • Costes y Gastos: Costes actuales y de simulación. Parametrice el cálculo de costes estándares bien desde el módulo de compras o bien desde el gestor de costes medios.
    • Logística: Podrá establecer códigos EAN13 propios, del proveedor, DUN14, referencias propias del proveedor, etc.
    • Unidades de Medida: cada producto puede trabajar con diferentes unidades de medida en cada una de las gestiones. Por ejemplo, puede definir la compra de enchufes en cajas pero la gestión de almacén y ventas hacerla en unidades sueltas. Establezca las conversiones entre las distintas unidades de medida.
    • Manuales. Controle todas las referencias creadas (tanto en compras como en ventas) de forma manual. Artículos sin codificar en el momento de la operación. Posibilidad de recodificación posterior generando las tarifas de compra y de venta.
      
      
• Clasifique sus productos por tipos y familias estadísticas con múltiples atributos y niveles. Gracias a esta clasificación obtenga informes de subconjuntos de productos pertenecientes a un rango de familias.
• Personalice los atributos necesarios de cada producto basándose en características técnicas. Posibilidad de definir rangos de valores, comprobación de valores y dependencia formulada de características.

• Entre el estado Activo al estado Pasivo de un producto, puede definir situaciones Internas de productos, seleccionando posibles acciones a controlar para cada una de ellas. productos en oferta, liquidaciones, etc. Posibilidad de poder “prohibir” ciertas gestiones en función de la situación de los productos, como por ejemplo que los productos en situación “obsoleto” no se puedan comprar más pero sí vender las existencias de almacén hasta agotarlas.
• Dispone de una gestión de etiquetado de productos, mediante la cual emitirá la información necesaria de las referencias a comercializar. En estas etiquetas podrá emitir códigos internos, códigos del proveedor, características y textos libres.
• La gestión de etiquetado podrá ser empleada posteriormente en los procesos de venta en mostrador para la simplificación de pedidos de cliente o por ejemplo para inventarios de tienda y almacenes.

Fuentes de aprovisionamiento

• Establezca y defina sus fuentes de aprovisionamiento, como relación única entre Producto – Proveedor con el fin de establecer las condiciones de las operaciones de compra:
  • Porcentajes de preferencia de la fuente. Decida qué proveedores son sus preferentes con rangos porcentuales. Criterios para la propuesta y generación de compras automáticas.
  • Unidades de medida de compra y conversiones para su almacén. Puede establecer los precios y emitir las compras por ejemplo en cajas, pero almacenar sus MMPP en KGM para el posterior consumo en la cadena de fabricación.
  • Referencias y descripciones de proveedor.
  • Los sobres, estuches, envases de plástico y vidrio de su catálogo.
  • Controles en el servicio de excedentes.
  • Controles de calidad en la recepción de albaranes. Posibilidad de indicar % de recepciones a enviar a departamento / almacén de calidad para la toma de muestras.
  • Control de lotes en la recepción de albaranes. Posibilidad de indicar lotes predefinidos para cada gama de referencias:
    • Fecha de recepción + número de albarán.
    • Lote propio indicado por el proveedor.
    • Fecha juliana de la recepción + envío + proveedor.
    • Código proveedor + numero albarán + línea.
    • Secuencial

Catálogo de proveedores

• Para un mantenimiento masivo de datos de productos puede apoyarse en ficheros enviados por sus proveedores con referencias, precios, descuentos, características y conversiones de unidades, importando y actualizando los datos en expert ERP de las últimas versiones de los catálogos enviados por proveedores.
• Normalice la estructura de cada catálogo de sus proveedores indicando los datos enviados y el origen de cada uno de ellos (por ejemplo referencia del proveedor será rimer dato recibido en el fichero plano del proveedor, el EAN13 será el segundo dato recibido, etc.)
• Con esta estructura y la definición de qué catálogos emplea cada proveedor, tendrá normalizada su base de datos para realizar las cargas de los catálogos en expert ERP a medida que sus proveedores le envíen las nuevas versiones.
• Revise en el mantenimiento de catálogos los resultados de la importación:
  • Altas: Nuevas referencias enviadas que no existen todavía en su base de datos. Se darán de alta con todas las características y condiciones de compra enviadas.
  • Bajas: Referencias existentes en su base de datos y que el proveedor deja de comercializarlas. Podrá dar de baja la fuente de aprovisionamiento con el proveedor, bloqueándola por tanto para las compras y las ventas.
  • Modificaciones: Referencias existentes en su base de datos y que el proveedor envía con modificaciones. Revise cuales son esas modificaciones y actualícelas de forma masiva en expert ERP .
• Mediante el mantenimiento de los catálogos importados podrá también actualizar las tarifas de venta de su empresa, creando nuevas fechas de vigencia y nuevos valores de venta al público.

Gestión del aprovisionamiento

• Defina los Datos Logísticos de cada referencia para cada uno de los centros de distribución. Un estudio de la demanda con filtrado de picos de ventas le ayudará a establecer el consumo medio de cada referencia, mientras que un cálculo estadístico de las entregas de sus proveedores le aportará un plazo de reposición medio de cada referencia. En base a estos dos parámetros calcule:
  • Stock de seguridad: Cúbrase antes fluctuaciones en la demanda o posibles retrasos inesperados de proveedores. Variables de aseguramiento distintas según tipología de productos ABC.
  • Punto de reposición: Dimensione sus niveles de stock y haga el pedido a proveedor o solicitud a otros centros en el momento adecuado.
  • Stock máximo a disponer en el almacén, para el cálculo de cuánto pedir a proveedores o centros cercanos.
• Con el lanzamiento del proceso de aprovisionamiento del centro, evaluará su necesidad bruta a partir de la cartera de pedidos pendientes de servir a clientes y los tránsitos pendientes de servir a otros centros.
• Conociendo el stock existente, la cartera de compras y tránsitos pendientes de recibir de otros centros y los niveles de stock de seguridad y puntos de reposición del centro el sistema calculará la necesidad neta, que usted podrá corregir.
  • Con el detalle de las necesidades del centro, opte por:
  • Generación masiva de órdenes de compra a Proveedores
  • Petición de mercancía como necesidad a Reguladores. Si dispone de centros reguladores podrá incluir en estos las necesidades solicitadas por otros centros en sus aprovisionamientos particulares.
• Disponga del informe detallado del aprovisionamiento con el resultado de las necesidades de cada referencia.

Ofertas de proveedores

• Solicite, compare y decida sobre las diferentes Ofertas de sus proveedores para un conjunto de referencias. De esta forma, ajustará al máximo los costes de los productos que adquiera.
• Solicite a los proveedores las condiciones de la oferta estableciendo:
  • Especificaciones de las referencias necesitadas
  • Cantidades mínimas a comprar
  • Precios objetivo de la oferta
• Realice el comparativo de las ofertas de los distintos proveedores, teniendo en cuenta los precios mínimos unitarios y los importes totales de cada uno de ellos.
• A la aceptación, establezca las condiciones económicas y los pedidos al proveedor seleccionado de forma automática.

Compras de importación

• Gestione el circuito completo de compras de importación en cuanto a proveedores fabricantes, exportadores, control del stock producido, control de cargas, recepciones en puerto, recepciones en planta, etc.
• Genere el contrato de compra, punto de partida de toda la actividad relacionada con las compras de importación.
• Gestione las instrucciones que se notifican al proveedor. Instrucciones de entrega, condiciones de entrega, embalaje y otras.
• Recoja la notificación de embarque realizada por el proveedor, quien nos informa de que ha realizado un embarque. Suele ser acorde a la distribución de entregas planificada.
• Gestione la contratación del seguro según condiciones pactadas con el proveedor. Será función del Incoterm el hecho de que el seguro corra por su cuenta o por cuenta del proveedor.
• Impute el detalle de los contenedores que componen el embarque junto con el detalle de productos y lotes de proveedor.
• Lleve, en todo momento, el control los documentos para poder efectuar el despacho, que normalmente suelen ser enviados al banco o directamente a la empresa, para aquellos proveedores más habituales.
• Siga el estado de la documentación recibida o propia, a enviar al agente transitario, necesaria para que éste pueda proceder al despacho de la mercancía y poder gestionar la entrega de la mercancía en el sitio acordado.
• Genere el escrito donde informamos a la aduana de la naturaleza de la mercancía.

• Gestione la recepción de la mercancía en el sitio acordado, normalmente en nuestras instalaciones, una vez el agente transitario haya realizado el despacho y nos haya informado.
• Gestione y controle en todo momento la mercancía en depósitos aduaneros.
• Gestione y controle con la fecha de despacho, demoras y ocupaciones informadas por la aduana, y establezca la generación o no de un cargo a su agente / proveedor en función de su grado de responsabilidad en la demora y /o de otros conceptos.
• Lleve el control de cargos/abonos a proveedores/acreedores realizados.

Órdenes de compra

• Gestione los pedidos a proveedores bien procedentes de aprovisionamientos, bien de forma manual o bien de forma directa a partir de los pedidos de cliente.
• Mediante la generación directa de órdenes de compra a partir de pedidos de cliente, seleccione la cartera de pedidos a incluir, la agrupación deseada y el sistema le automatizará las compras a los proveedores preferentes según las condiciones establecidas. De esta forma, queda ligado el pedido de cliente a la orden de compra, respetando su recepción para el servicio del pedido asociado. En este tipo de operaciones queda vinculado el precio de esa compra como coste de la operación para el cálculo del margen exacto, no desvirtuándolo según precios medios de almacén a fecha de servicio.
• En la generación manual de pedidos de compra, los datos del proveedor así como las condiciones generales se cargarán automáticamente, simplemente seleccionando el proveedor y los artículos. Pero si lo desea podrá particularizar para cada operación de compra las condiciones económicas (precio, descuentos, formas de pago), fechas de entregas, transportes, almacenes, cuentas contables, etc. En el momento de la emisión de pedidos será cuando se evalúen los conceptos definidos y la formulación teniendo en cuenta el centro emisor de la orden de compra (condiciones particulares o generales de la central).
• Realice compras extraordinarias de productos que no estén dados de alta de forma previa, especificando los datos de los productos manuales y con la posibilidad de realizar recodificaciones posteriores.
• Si su organización necesita de automatismos para la gestión de compra – venta administrativa entre empresas del grupo, podrá generar el pedido de compra en la empresa cliente y pedido de venta en la empresa proveedora de forma rápida y sencilla.
• Tendrá toda la información centralizada en la “Entrada de Órdenes de Compra” y emitirá la documentación a proveedores vía fax o mail integrado.
• Puede comunicar las órdenes de compra a proveedores mediante protocolo PTL, generando el fichero XML correspondiente a cada documento y el posterior envío al proveedor.

• Realice el seguimiento de las órdenes de compra durante todo su ciclo de vida, dejando registrada la comunicación con sus proveedores en cuanto a compromisos en cantidades y fechas de entrega de cada una de las líneas mediante el Seguimiento de Compras.
• Controle a sus proveedores para que el stock llegue a cada centro en la fecha indicada para el servicio a clientes, mediante Informes de Seguimiento de Compras y analice las operaciones de compra (anulaciones, seguimientos, previsiones de pago, etc.).
• Comuníquese con el proveedor “en su idioma”, estableciendo productos y descripciones de proveedor, observaciones a nivel de línea o pedido y posibilidad de realizar pedidos sin condiciones de compra.

Albarán de proveedor

• El proceso de introducción del Albarán de Proveedor dará de entrada el stock en nuestros almacenes, según se haya parametrizado:
  • Almacenes de recepción definidos para cada centro. Posibilidad de reubicaciones posteriores al almacén general.
  • Almacenes/ubicaciones fijas para determinados productos. Por ejemplo, si los artículos congelados se reciben en una cámara y los artículos en frío en otra cámara distinta.
  • Almacenes de calidad. Si se quiere llevar ciertas muestras a un almacén de calidad para la toma de valores de ciertas características.
  • Almacenes depósitos de proveedores. De esta forma sabremos lo que tenemos en depósito de distintos proveedores pendiente de consumir.
• Los albaranes se imputan a las órdenes de compra indicadas en la recepción o se van imputando automáticamente a las órdenes de compra más antiguas si no se conocen. Posibilidad de recepcionar cantidades mayores a las pedidas e incluso referencias no pedidas inicialmente. Si recibe una cantidad inferior a la solicitada, podrá decidir anular el resto del pedido para que no continúe pendiente.
• En la recepción del albarán es el momento en el que indica el lote de entrada al almacén y la fecha de caducidad del mismo. Cada recepción, se puede componer de múltiples lotes, detallando para cada uno de ellos la fecha de caducidad. Además, para cada producto/lote existe un histórico de fechas de caducidad ante posibles modificaciones posteriores.
• Valore las entradas de compra al almacén al precio de compra, conociendo en todo momento el precio medio del producto comprado en sus almacenes, bien con un criterio PMP o con un criterio FIFO.
• Impute Gastos Adicionales a albaranes para que repercutan sobre el precio medio del almacén, generando los cargos correspondientes a los proveedores de gastos. Estos gastos se podrán repartir entre los diferentes productos recibidos por diversos criterios basados en cantidades e importes de las líneas de albaranes.
• Controle las recepciones en depósito de sus proveedores, con una gestión posterior de movimientos desde depósito a fábrica para su facturación según consumo.
• La recepción de compras de servicios realizará el avance de fabricación de la operación subcontratada así como los movimientos de almacén correspondientes (entrada de producto fabricado y salida de productos y lotes consumidos del área de proveedor).
• Posibilidad de etiquetar toda recepción mediante un módulo de etiquetado en el contexto de las recepciones de compra, donde indicará en la etiqueta los datos referentes a la recepción (fecha recepción, proveedor, referencia, lote proveedor, lote interno, fecha de caducidad, cantidad, unidad de medida de compra, unidad de medida de almacén, EAN13, características, etc). Generación de códigos EAN128 para el posterior movimiento a líneas de producción. Este módulo etiquetador se comunica con un software estándar de diseño e impresión de etiquetas.
• Posibilidad de comunicación con elementos externos como fuente de generación de recepciones, especialmente básculas de pesado. Pese y etiquete cada palet recibido y genere el albarán conjunto de forma automática.
• Si por cualquier causa necesita devolver total o parcialmente productos a un proveedor, emita Albaranes de Devolución. Reubique el stock a un almacén de devoluciones, tipifique los motivos de devolución, puntúe negativamente a sus proveedores (para el proceso de evaluación), emita la documentación correspondiente y valorare la devolución a precio albarán (si se conoce) o al precio medio del almacén para la facturación del abono.
• Indique la necesidad de realizar la reposición por parte del proveedor, con lo que el pedido de compra quedará pendiente de recibir de nuevo.

Calidad y evaluación de proveedores

• La gestión de la calidad en la recepción de compras es básica para asegurar la calidad interna en los procesos productivos y la calidad final hacia nuestros clientes.
• Gestione la calidad de sus compras realizando movimientos a almacenes específicos de calidad y reportando los valores de parámetros de calidad de cada una de las muestras. La muestra hace referencia a cada producto / lote. Una vez el lote es aceptado, entra en la cadena de producción.
• Defina para cada referencia crítica la frecuencia del muestreo en las recepciones, qué parámetros serán medibles y cuáles son los valores legislados, contratados y de referencia. Por ejemplo, temperatura de recepción, vida útil según fecha de caducidad, características organolépticas o simplemente inspecciones visuales. Con los valores analizados, se pueden definir conclusiones sobre la muestra.
• Además, podrá controlar también la calidad del servicio prestado por sus proveedores evaluando el nivel de servicio en cuanto a retrasos en las entregas y la calidad del servicio en cuanto a devoluciones a proveedores, tipificadas cada una de ellas con motivos de mayor o menor penalización.
• Configure el método de ponderación y cálculo de estos parámetros para obtener el índice de calidad global de sus proveedores, cambiando las preferencias de compra según la evaluación.

Comprobación de facturas

• Mediante el proceso de comprobación de facturas de proveedor chequeará que toda factura recibida se corresponde con los albaranes recepcionados y con las condiciones económicas pactadas. Corrija posibles variaciones en precios y descuentos y tome las acciones correctoras necesarias (abonos, facturas incorrectas, etc).
• Ante modificaciones en precios y descuentos se actualizarán los precios del almacén en el momento de la entrada y se recalcularán desde esa fecha hacia delante, influyendo en los márgenes de las ventas desde esa fecha.
• Contabilice albaranes, devoluciones, cargos y abonos de forma completa o parcial. En caso de ser correcta, contabilizará de forma automática la factura en el módulo financiero de EXPERT ERP®, generando la contabilidad y cartera de pagos correspondiente. De esta forma, se obtiene una trazabilidad total en el circuito de compras, desde la emisión del pedido hasta su contabilización.
• La facturación puede estar centralizada o descentralizada, filtrando cada centro las facturas correspondientes a sus compras.
• Con el módulo de autofacturación decidirá qué albaranes se le han de facturar en cada momento, emitiendo la correspondiente factura y enviándosela como pro-forma al proveedor para devolverla conforme.
• Extraiga toda la documentación necesaria para el seguimiento de la facturación, como por ejemplo:
  Documentos pendientes de facturar (albaranes, devoluciones, abonos y cargos) con resúmenes por cuentas contables de gasto.
  • Facturas validadas y no contabilizadas.
  • Facturas contabilizadas y no validadas.
  • Facturas incorrectas y retenidas.
  • Previsiones de pago en un horizonte dado.