LA FACTURA ELECTRÓNICA: ¿QUÉ ES Y CÓMO FUNCIONA?

Para acotar el concepto de “Factura Electrónica” es importante repasar brevemente en qué consiste un proceso de facturación. En este sentido, cualquier proceso de facturación tiene como objetivo calcular una factura que debe hacer llegar al destinatario (requerimiento de la Hacienda Pública) en la que se registren las entregas de bienes o la prestación de servicios realizada por empresarios o profesionales en el ejercicio de su actividad de acuerdo a la legislación vigente.

En este post que explicaremos qué es el proceso de facturación electrónico, la Factura Electrónica y cómo funciona.

Para ello, concretaremos que el procedimiento de facturación se compone de diferentes fases:

1. Registro de las condiciones pactadas previamente con el cliente con relación a todos requerimientos de facturación (precios, plazos de cobro, etc…)
2. Expedición y registro del documento acreditativo de la entrega de bienes o la prestación de servicios (ejemplo: albaranes de venta, partes de reparación, etc…)
3. Cálculo de la factura. En base a los dos puntos anteriores, se calcula para un cliente la factura de acuerdo al periodo de expedición.
4. Expedición de la factura. Supone guardar en un soporte físico la factura calculada en el proceso anterior. Si el procedimiento de cálculo es informático, se guardará siempre la información en un fichero informático, pero la ley nos obliga además a imprimirlo en un formato determinado a efectos fiscales en función de diferentes opciones (como luego veremos).  
5. Envío de la factura.

Cuando hablamos de factura electrónica, sólo nos estamos refiriendo a la fase 4 y 5 del proceso de facturación, no de los anteriores.

Dicho esto, ya podemos proceder a definir lo qué es la factura electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

Una Factura Electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico regulada en Real Decreto 1619/2012, pero hay que resaltar que ante todo es una factura (tiene los mismos efectos legales que una factura en papel), aunque la expedición de este tipo de factura está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Cuando se especifica “formato electrónico” hace referencia a que son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet.

Hay que distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica:

• La factura electrónica con formato estructurado. Son facturas que contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
• La factura electrónica con formato no estructurado. Las facturas que consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Existe un concepto ampliamente compartido entre los profesionales en el mercado de intercambio de datos,  de considerar como facturación electrónica, a la factura electrónica en formato estructurado, y como factura digital (pero no electrónica), la factura electrónica en formato no estructurado. Esta situación a creado gran confusión en el mercado de servicios de facturación electrónica, pero ya sabemos que son formas diferentes de llamar a una misma cosa en contextos diferentes, lo que supone hablar de conceptos diferentes.

¿Por qué la factura electrónica tiene el mismo valor que en papel?

La factura electrónica tiene el mismo valor que la factura en papel porque cumple los siguientes requerimientos:

1. Que cuente con el consentimiento de este sistema de facturación por parte del destinatario, en caso de no estar obligado por ley.
2. Que se garantice la legibilidad de la factura. Para ello, este requisito lo facilita el programa informático que la crea o recibe. La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.
3. Que se garantice la autenticidad del origen de la factura, es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona.
4. Que se garantice la integridad del contenido de la factura, es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado.

Estos dos últimos puntos, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Por tanto, ¿Es necesario que toda factura electrónica esté firmada electrónicamente? No es necesario. La firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, pero hay otras formas alternativas de hacerlo (como se ha indicado anteriormente)

¿Cómo funciona la expedición de la facturación electrónica?

Vamos a destacar las singularidades de funcionamiento de 3 procedimientos diferentes:

1.- Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas.

Desde el 15 de enero 2015, todas las Administraciones Públicas tienen que recibir de forma obligatoria las facturas de sus proveedores por vía electrónica, de acuerdo con lo que establece la Ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable (Ley 25/2013).

A partir del 1 de marzo de 2018 (Ley 9/2017), la nueva  Ley de Contratación Pública, también obliga a emitir factura electrónica a los subcontratistas en su relación con el contratista principal de un contrato con la Administración Pública, cuando el importe de la misma supere los 5.000 euros

Por tanto están obligadas a aceptar las facturas electrónicas, todas las administraciones públicas. A estos efectos se considera integrantes de la Administración Pública:

• La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y la Administración Local.
• Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
• Los Organismos autónomos.
• Las Universidades Públicas.
• Las entidades de derecho público vinculadas a una o varias Administraciones Públicas.
• Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional, del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo, en lo que respecta a su actividad de contratación.
• Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco.

Con relación al expedidor, estarán obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del FACE las entidades siguientes:

• Sociedades anónimas y de responsabilidad limitada.
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
• Uniones temporales de empresas.
• Agrupación de interés económico.

Para crear la factura electrónica hay 3 formas de hacerlo:

• Mediante un programa informático que cree las facturas electrónicas.
• Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero.)
• En el caso de pequeña o mediana empresa, o autónomo, se puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen que cumplir tres requisitos específicos:

• Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
• Estar firmadas electrónicamente con un certificado digital reconocido.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica. Para ello, se deberá identificar:
• Oficina contable
• Órgano gestor
• Unidad tramitadora

Las facturas electrónicas dirigidas a las administraciones públicas se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado (FACE), Comunidad Autónoma o Entidad Local).

2.- Cómo facturar electrónicamente a otras empresas. Ley Crea y Crece.

A partir de la Ley Crea y Crece, se amplía la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales, es decir, en operaciones “Business to Business” (B2B) y, por tanto, ya no es necesario que el destinatario deba dar su consentimiento como era preceptivo hasta ese momento.

Se exceptúan de la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico las siguientes operaciones:

• Las que se documenten a través de facturas simplificadas
• Las que se expidan voluntariamente sin que exista obligación de hacerlo
• Otras excepciones que temporal o definitivamente puedan establecerse por orden del órgano competente.
  
  

A efectos del direccionamiento de las facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario, se prevé una infraestructura tecnológica que lo permita llamada “sistema español de factura electrónica” (plataforma de intercambio de facturas electrónicas) estará compuesto por:

• el conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado
• y por la solución pública de facturación electrónica, que cumplirá además la función de repositorio de facturas, y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Las empresas y los profesionales estarán obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas, a sus clientes empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores a través de alguna de las vías que forman parte del sistema español de factura electrónica señaladas anteriormente.

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante firma electrónica podrá usar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica:

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).

• Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas.
• Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
• Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente “autofacturación”).

Para que se pueda expedir, necesitamos asegurarnos que el programa informático o el servicio de facturación puede crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica.

3.- Cómo facturar electrónicamente al consumidor final (persona física). 

Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán, a partir del 15 de enero de 2015, las siguientes obligaciones específicas:

• Enviar facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente. En el caso del consumidor final, el consentimiento tiene que ser expreso, aunque el consentimiento expreso no tiene por qué ser específico.
• Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
• Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período de al menos 3 años. Este período no se altera porque el cliente haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.

Tienen unas obligaciones específicas en materia de factura electrónica las empresas que operen en los siguientes sectores económicos (denominados servicios al público en general de especial trascendencia económica):

• Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
• Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
• Servicios de suministro de agua a consumidores.
• Servicios de suministro de gas al por menor.
• Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

Y sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos:

• Servicios de agencia de viajes.
• Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
• Actividades de comercio al por menor.

Conclusión

La facturación electrónica nos permite alcanzar ahorros de costes. En este sentido, los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Entre los beneficios más destacables podemos destacar:

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro
• Reducir errores humanos
• Eliminar costes de impresión y envío postal
• Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
• Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
• Mejorar el servicio al cliente
• Al eliminar el consumo de papel y su transporte, se produce un efecto positivo sobre el medio ambiente

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