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Antes de comprar un ERP para nuestra empresa es imprescindible realizar un estudio previo de las soluciones existentes en el mercado. Este nos permitirá escoger la alternativa que mejor se ajuste a nuestras necesidades en términos funcionales.
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El número de desarrollos de este tipo de soluciones informáticas, o software de gestión, ha proliferado en los últimos años. De hecho, en la actualidad podemos disfrutar de un espectro inabarcable de ERPs que difieren en su solidez, alcance y grado de especialización.
Claro está, una mayor inversión suele suponer más posibilidades a la hora de adaptar los procesos administrativos y de negocio, pero no siempre es un factor que garantice la completa adecuación del sistema a nuestra organización. Por el contrario, cuestiones como si se trata de una solución vertical u horizontal, sus características de parametrización, la compatibilidad con nuestro actual entorno de registro y almacenamiento o el proveedor a cargo del desarrollo pueden repercutir considerablemente en su óptimo aprovechamiento.
Errores que debemos evitar a toda costa cuando adquirimos un ERP.
Elegir un ERP es una acción que precisa de consideración. Asimismo, conocer los errores más comunes que se acostumbra a cometer en este proceso es muy recomendable para garantizar que el sistema escogido responda a nuestras necesidades específicas.
1.- No estimar correctamente las necesidades de nuestra organización
Esta es una de las cuestiones que pueden motivar una adquisición desacertada para nuestra empresa. Es esencial que identifiquemos aspectos críticos de gestión y actividades operativas que se desarrollan en el seno de nuestra organización en pos de completar una estimación integral de todas las funcionalidades y alternativas de personalización que, necesariamente, tienen que estar implementadas en la solución que escojamos.
Asimismo, la creación de un listado que contenga las principales deficiencias que se desean solventar y los aspectos que se pretenden optimizar es una excelente estrategia, y facilitará el descarte de alternativas. Otro de los aspectos que debemos considerar es el tamaño y la estructura de nuestra organización. Factores, ambos, que nos permitirán valorar los requisitos del ERP en términos de capacidad.
2.- Seleccionar a una consultora que carezca de experiencia en materia de implementación
Es de vital importancia decantarnos por una consultora reputada que tenga una amplia experiencia en la implementación de soluciones destinadas al sector al que pertenecemos. Por lo tanto, debemos investigar las opiniones que han emitido otros clientes sobre la misma y las referencias en la red sobre sus proyectos más recientes.
Por otro lado, la experiencia es otro de los puntos que debemos considerar. Se trata de una característica deseable que nos permitirá anticiparnos a nuestras necesidades y proponer, en todo momento, la forma más factible de solucionar nuestras problemáticas actuales.
3.- No considerar la migración de datos desde el sistema actual
La migración de datos, en muchas ocasiones, no suele considerarse en la primera toma de contacto con un ERP. No obstante, es un ámbito con mucho peso en la decisión que se tome. En este sentido, la existencias de API’s que permitan la integración con datos externos es un aspecto muy positivo para resolver este requerimiento.
El nuevo sistema ha de permitir la carga del historial de nuestra organización. Esta operación resulta clave para integrar los datos guardados a lo largo de la trayectoria de nuestra compañía. Así podremos realizar comparaciones y estimaciones de futuro más acertadas.
Asimismo, y al margen de los requerimientos técnicos que ha de poseer el programa para acometer este proceso, hemos de tener en cuenta la capacitación necesaria para llevarlo a cabo y si será necesario subcontratarlo.
4.- Confiar en un proveedor sin compromiso de asistencia
También tenemos que incluir en nuestro análisis las opciones de asistencia que nos ofrece el proveedor, el plazo de resolución de incidencias y su disposición general para hacerse cargo del mantenimiento de la solución si no hay una consultora ejerciendo como intermediaria. De otro modo podríamos acabar confiando en un software inasumible por nuestra plantilla desde el punto de vista técnico, o poniendo en manos de una organización sin la capacidad de resolución de nuestros principales problemas.
En otro orden de cosas, la existencia de foros de usuarios, salas de discusión o cualquier otra alternativa de interacción con una comunidad más o menos extensa es ideal para resolver dudas y problemas frecuentes sin necesidad de involucrar al proveedor. Una vía que, incluso hablando de las organizaciones más robustas y mejor posicionadas, puede suponer demoras en su resolución.
5.- Elegir una solución sin posibilidades de escalabilidad
Escoger una solución que sea escalable siempre es una elección acertada. Al margen de lo asentada que esté nuestra empresa en su sector o los esfuerzos que estemos aplicando para incentivar su crecimiento, contar con un sistema de gestión capaz de afrontar el sobredimensionamiento de la organización eficientemente es siempre una condición que juega a nuestro favor.
El ERP escogido debe ser flexible, por otro lado, y adaptarse a los nuevos escenarios que puedan presentarse. Al fin y al cabo, el nuevo entorno de mercado siempre en constante mutación exige, por parte de las empresas, una predisposición al cambio, y los recursos necesarios para adaptar su operativa sobre la marcha.
Decidirnos por una suite modular también es una opción acertada. Así podemos asumir la implementación por fases de diferentes componentes sin comprometer todos los ámbitos de responsabilidad de nuestra iniciativa.
6.- Decantarse por un ERP demasiado difícil de utilizar/parametrizar
Por último, la facilidad de uso de la propuesta seleccionada es otro aspecto destacable, especialmente si tenemos en cuenta que todos nuestros empleados no tienen los mismos conocimientos técnicos. En todo caso, la solución de gestión tiene que ser intuitiva. Por lo tanto, elegir un ERP cuya operativa y adaptación sean difíciles para nuestro personal sin una inversión considerable en formación no es demasiado recomendable.
Lógicamente, ciertas arquitecturas complejas no brindan una guía de implementación intuitiva. En tales casos la calidad del material de soporte del programa y la distribución de las transacciones de parametrización pueden contrarrestar la dificultad asociada. Así, cerrarse a las soluciones más intrincadas sistemáticamente no es siempre el mejor proceder. A la hora de decidirnos a comprar un ERP hemos de sopesar la disponibilidad de recursos formativos y la existencia de ciclos de certificación oficiales gestionados por el propio proveedor.
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