CARACTERÍSTICAS DIFERENCIALES DE UN ERP PARA EL SECTOR DE CONSTRUCCIÓN

El Sector de Construcción se distingue por estar orientado a proyectos, los cuales tienen como resultado productos únicos de una alta complejidad y larga duración tanto en su ejecución como en el tiempo de uso del producto resultante.

Para llevar a cabo estos proyectos diferenciales que dan como resultado productos únicos, las empresas de este sector han de ser capaces de innovar, estar al día en los avances técnicos y tecnológicos de su sector, y disponer de herramientas que les hagan ser competitivas y únicas, con el fin de obtener los mejores resultados.

Hechos diferenciales del Sector de la Construcción

1.- Producto de muy larga duración

En general, los productos “creados” en el Sector de Construcción son en realidad el resultado de un proyecto de una duración de entre varios meses y varios años.

Bien sea la construcción de un edificio de viviendas, una promoción de viviendas aisladas, un edificio público o de oficinas, una urbanización (PAI) o una obra pública, como carreteras, autopistas, etc., son proyectos de muy larga duración.

Asimismo, si se trata de proyectos de mantenimiento, tienen duraciones que abarcan amplios periodos de tiempo, normalmente, anuales.

Por otro lado, los proyectos de instalación suelen tener una fase de infraestructura, por ejemplo, el despliegue de una canalización de gas y luego otra de múltiples actuaciones individuales, pero muy numerosas y continuadas, como las acometidas de gas a los usuarios de la zona. En este caso, incluso se dan dos tipos de gestión comercial totalmente diferenciadas, la relacionada con el cliente principal, para la infraestructura, y la relacionada con los múltiples clientes individuales a los que se hace la acometida, lo que requiere un modelo comercial diferente (prácticamente, puerta a puerta).

Esta “larga duración” tiene dos vertientes, por un lado, el proyecto, y por otro, el uso del producto resultante.

La duración del proyecto requiere un exhaustivo control de los aspectos claves de este, como son: costes, duración, riesgos, …
El largo tiempo de uso del producto (vivienda, infraestructura, edificio público, …) requiere una altísima calidad, tanto de los materiales como de la propia ejecución del proyecto.

2.- Producto único

Como hemos comentado antes, el “producto” entregable del Sector de Construcción es el resultado de un proyecto “a medida”.

Este proyecto puede ser el resultado de un concurso para una obra pública, bien sea un puente, una autopista o una obra emblemática, como La Ciudad de las Ciencias, así como un edificio de viviendas contratado por una promotora. Pero, prácticamente siempre, son proyectos únicos.

En general, no se pueden aplicar las premisas de la “fabricación en serie”, como es el caso de los productos de consumo u otros productos altamente tecnológicos. En este último caso, aunque cada producto sea un proyecto, como puede ser un avión o, incluso, un coche (actualmente, el número de variantes a elegir en algunos modelos permite crear, prácticamente, productos personalizados), sí que se fabrican “en serie”. Este aspecto tiene varias implicaciones:

Estudio del proyecto: es necesario analizar los requerimientos del proyecto, descomponerlo en tareas y recursos necesarios, y planificar en el tiempo la ejecución del proyecto. Con estos elementos podremos presupuestar el coste y preparar una oferta que contemple un margen suficiente para asumir tanto los beneficios esperados como los riesgos “conocidos” que se puedan dar.
Flexibilidad en la incorporación de cambios: dada la especificidad del producto, se pueden requerir ajustes, mejoras (añadidos, contradictorios, …) o hacer frente a imprevistos que lleven a nuevas versiones del proyecto, tanto a nivel de costes como de precio de venta.
Seguimiento del proyecto: es clave el control de costes, desviaciones, riesgos, … y todos los aspectos que puedan afectar al margen previsto del proyecto.

3.- Complejidad técnica y tecnológica

Dada la especificidad del sector, es muy habitual el uso de tecnicismos y conceptos propios del mismo, como pueden ser los coeficientes, rendimientos, bajas, retenciones, partidas, descompuestos, …

Asimismo, se utilizan bases de datos de productos y servicios que permiten unificar las descripciones y especificaciones de estos, con el fin de que sea posible la presupuestación por parte de varios proveedores y la comparación, en igualdad de condiciones, de las ofertas.

De la misma forma, hay modelos de homologación de proveedores basados en la calidad de las entregas, en el cumplimiento de plazos, de requerimientos legales, etc.

Por otro lado, el Sector de la Construcción utiliza tecnologías específicas que permiten la comunicación e integración entre todos los actores (Arquitectos, Ingenieros, Jefes de Obra, Proveedores, …) como pueden ser BIM, BC3, …

Implicaciones de los hechos diferenciales del Sector de la Construcción

1.- ¿Qué es importante para gestionar un proyecto de larga duración?

Sin pretender ser exhaustivos, la gestión de un proyecto de larga duración y la obtención de un producto de uso prolongado en el tiempo requiere prestar especial atención a aspectos como:

Gestión de la Planificación: hemos de ser capaces de poner el foco en los aspectos relevantes de la planificación del proyecto: las tareas, los tiempos y los costes. Necesitamos herramientas de gestión y análisis de las previsiones, costes, desviaciones, versiones/revisiones, variantes, etc. Para eso, el proyecto se ha de poder especificar en Capítulos, Subcapítulos, Partidas, Descompuestos (materiales y recursos), … así como poder especificar los costes indirectos.

El objetivo es tener una Cuenta de Resultados por Proyecto que permita, también, análisis agregados a nivel de Departamento, Delegación, Empresa, Grupo, …
Gestión de los Recursos: como hemos comentado antes, estos proyectos son intensivos en el uso de recursos, tanto materiales como humanos. Por un lado, se ha de disponer de herramientas que nos permitan una excelente gestión de los proveedores, en cuanto a homologación, calidad en las entregas, cumplimiento de plazos y precios pactados, calidad en los productos, maquinaria o servicios entregados, etc. Y, por otro lado, se han de poder gestionar todos los aspectos relativos a la gestión del personal, tanto interno como externo, como la contratación, documentación legal requerida, control de acceso y presencia, formación, entrega de EPI’s y materiales de uso privativo o común (coches de empresa, teléfono, ordenador, tarjetas, …), retribuciones, …
Gestión de los Riesgos: todo proyecto tiene asociados ciertos riesgos, ya sean internos o externos, por lo que hemos de ser capaces de identificarlos, analizarlos y, en su caso, evitarlos o asumirlos, con el coste asociado de cada decisión. Es muy importante que en la planificación se tengan en cuenta los riesgos y se provisione una cantidad adecuada de recursos para poder hacer frente a los mismos.
Gestión de la Calidad: se han de articular los controles necesarios tanto para garantizar la calidad de los productos entregados como del proceso de producción de los mismos.

Para esto son muy adecuadas las herramientas que permiten el soporte y la evidencia de sistemas de calidad tipo ISO, así como la estandarización de los procesos y procedimientos internos (herramientas de Gestión de Procesos o Business Process Management). Asimismo, es básica la gestión de la homologación de los proveedores y productos con los que trabajamos.
Gestión de la Comunicación: la gran cantidad de recursos, tanto internos como externos, implicados en estos proyectos, hacen necesarias herramientas de comunicación ágiles y fiables entre todos los integrantes.

En este aspecto, la integración con herramientas colaborativas, Portales de proveedores y empleados, de Gestión de Procesos o BPM, etc. pueden suponer una mejora importante en la gestión.
Gestión de las Entregas: por supuesto, es imprescindible planificar y cumplir con las entregas previstas (con permiso de los riesgos imprevistos que puedan ocurrir), con la calidad estipulada y en las fechas acordadas.

Asimismo, estas entregas han de estar acompañadas de los correspondientes reportes de los avances en la ejecución de proyecto, la producción realizada y aceptada por los encargados (Dirección Técnica, Cliente, Auditores Externos, …) y la certificación y facturación de esta.

2.- ¿Cómo gestionar un producto único?

Llegar a conseguir el producto “a medida” que demandan nuestros clientes requiere de ciertos procesos específicos, como pueden ser:

Gestión Comercial: es muy habitual que estos proyectos vengan a través de concursos, bien sea públicos o privados, por lo que hemos de disponer de herramientas para gestionar las Licitaciones, realizar los Estudios de las solicitudes, conseguir las autorizaciones, tanto internas como externas, preparar y defender las Ofertas, etc.

Estas gestiones pueden beneficiarse de las posibilidades de definición de procesos flexibles de las herramientas de Gestión de Procesos (BPM).

Asimismo, es muy conveniente disponer de herramientas de Gestión de Clientes (CRM), para el seguimiento de los clientes habituales y potenciales. Un caso claro es, como hemos comentado antes, en el caso de Instaladores, para la venta al cliente final de las acometidas o, en el caso de empresas Promotoras, para la gestión de la venta al cliente final de los inmuebles y, en su caso, de la personalización de los mimos.
Gestión de Resultados: para llevar a cabo un proyecto único con garantías, se ha de estar permanentemente atento a los costes y a los márgenes de este, con el fin de tomar decisiones a tiempo en caso de que se detecten desviaciones.

Las herramientas de Análisis de Datos o Inteligencia de Negocio (Business Intelligence) son claves en el análisis y seguimiento de los datos de estos proyectos complejos.

3.- ¿Cómo gestionamos la complejidad técnica y tecnológica?

Por un lado, las normativas y por otro, la cualificación técnica de los principales actores (arquitectos, ingenieros, especialistas, …) del Sector de Construcción lo convierten en uno de los más especializados y con su propia “jerga”. Por ejemplo, desde la especificación del proyecto por parte del estudio de arquitectura hasta el último subcontratista participante en la ejecución de una partida del proyecto, todos los detalles técnicos, de materiales y constructivos se pueden intercambiar a través de ficheros BC3 y, en los últimos años, con modelado BIM (Building Information Modeling).

Gestión de las especificaciones: las herramientas orientadas a este sector han de ser capaces de comunicarse y obtener información de formatos estándares de comunicación como pueden ser BC3 o BIM, así como importar Bases de Datos de Precios de Partidas (Ej. IVE) o de herramientas ofimáticas como MS Excel, MS Project, etc.
Gestión de Proveedores: ya hemos destacado la importancia de disponer de herramientas de gestión de compras y almacenamiento, incluyendo la valoración de inventarios, homologación de proveedores, gestión de la documentación de las subcontratas, sus empleados y su maquinaria, controles de calidad de los materiales, etc.

Las herramientas de Gestión Documental integradas con Portales de Proveedores, procesos de incorporación y Autorización de Facturas de Proveedores, o Herramientas de Evaluación de Proveedores son claves para mejorar esta gestión.
Gestión del Cumplimiento de Normativas Legales: toda empresa ha de conocer y cumplir las leyes que le puedan afectar, pero en el Sector de Construcción, debido la criticidad del producto y del proceso productivo, las normativas son especialmente estrictas.

Pensemos en temas como la “Aluminosis” que ha llevado a la obligatoriedad de realizar catas y análisis de todas las partidas de hormigón utilizado, o la trágica siniestrabilidad laboral, que ha conducido a la exigencia de una ingente documentación para la apertura y mantenimiento de los Centros de Trabajo.

De la misma forma, situaciones como la pasada crisis inmobiliaria han llevado a incrementar los controles externos de las obras y promociones, siendo obligatorio el control periódico por parte de Auditores Externos, Entidades Bancarias, aparte del seguimiento de la ejecución por parte de la Dirección Facultativa de la Obra.

En este caso, las herramientas de Gestión Documental y Gestión de Procesos prestan una gran ayuda para garantizar el cumplimiento de las normas.

Los elementos diferenciales del Sector de Construcción identificados nos llevan a la conclusión que se requiere un producto vertical y especializado en el sector, aun cuando mantenga las características y los elementos básicos de todo ERP, en cuanto a dato único, usabilidad, accesibilidad, capacidad de integración, fiabilidad, seguridad, etc.

Un ERP orientado al Sector de la Construcción no sólo ha de estar preparado para llevar a cabo las gestiones específicas del sector, sino que ha de ser diferencial, en cuanto que le ayude a la empresa conseguir una ventaja competitiva de forma eficaz.