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Hace unos meses con la aprobación de la Ley Crea y Crece el gobierno estableció la obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas, profesionales y autónomos, aunque para su entrada en vigor teníamos que esperar a la promulgación de un reglamento que desarrollara los detalles de implementación.
El borrador de este reglamente ya ha salido, con un retraso de varios meses, por lo que entendemos que estamos a las puertas de que concluya el proceso para la aplicación efectiva de la norma. Este borrador lo ha expuesto el Gobierno públicamente para que los agentes interesados puedan aportar mejoras antes de su publicación definitiva.
Por tanto, en este post queremos informar de la situación en la que se encuentra la factura electrónica con la publicación de este borrador del reglamento.
Tabla de contenidos:
Antes de analizar el borrador, es importante recordar que el objetivo de la Ley Crea y Crece es la mejora de la regulación y el clima de los negocios para empresas y autónomos a través de:
- La eliminación de obstáculos al desarrollo de actividades económicas
- La reducción de la morosidad comercial
- La optimización del acceso a la financiación.
Como hemos comentado al principio, la ley indicada recoge la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, y de esta manera se trata de:
- La reducción de los costes de transacción
- Se obtendrá información fiable, sistemática y ágil de los plazos efectivos de pago.
- Mejorará la trazabilidad del ciclo de facturación en las operaciones “Business to Business” (B2B), al aportar información exacta sobre los plazos de expedición, entrega, aceptación y pago de una misma factura.
- Fomentará la digitalización de todas las empresas (en especial pymes), con los consiguientes ahorros de recursos y facilidad en la corrección de errores.
Precisamente el reglamento al que se refiere la ley, tiene como cometido determinar los requisitos y características para implantar todas estas medidas, y en concreto:
- Los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago.
- Los requisitos de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas.
- Los requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.
A continuación vamos a analizar las consideraciones del borrador que consideramos de mayor interés.
Conceptos y definiciones de interés
El borrador del reglamento define 3 conceptos de gran interés
- Factura Electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Es la factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos, que reúna las características técnicas que indican las normas.
- Plataforma de intercambio de facturas electrónicas. Es la infraestructura tecnológica que permite el direccionamiento de facturas electrónicas entre el emisor de la factura y su destinatario, que reúna los requisitos técnicos que indican las normas.
- Solución Pública de Facturación Electrónica. Es el conjunto de soluciones provistas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para:
- Servir de infraestructura de facturación electrónicas, emisión y recepción de facturas, de aquellos empresarios o profesionales que así lo elijan.
- Servir de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas, proveyendo, así mismo, servicios generales de seguimiento del cobro en los términos de este Reglamento y opciones de descarga en línea individual o masiva para los emisores y destinatarios de las facturas y sus autorizados.
Se establece que el sistema español de facturación electrónica estará compuesto por:
- El conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado.
- La solución pública de facturación electrónica, que además, será el repositorio general de facturas que gestionará la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Procedimiento de intercambio de facturas
Con relación al sistema de intercambio de las facturas electrónicas, se establece que:
- Las empresas y los profesionales que estén obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus clientes y a recibirlas de sus proveedores, tendrán que hacerlo a través de alguno de los dos sistemas indicados en el punto anterior, con la posibilidad de ambos sistemas a la vez.
- Independiente de lo dicho en el punto anterior, todos los emisores de factura electrónica que utilicen la solución privada, estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura a la citada solución pública.
- Los receptores de facturas electrónicas a través de una plataforma de intercambio de carácter privado, deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web, de lo contrario, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica
- A no ser que se diga expresamente lo contrario, se entenderá que todas las empresas y profesionales optarán por la solución pública.
Para garantizar la interoperabilidad entre plataformas de facturación electrónica, se ha procedido del siguiente modo:
- Lo primero, se han definido unos formatos informáticos estándar específicos (al menos 4 formatos) para que un documento electrónico se pueda considerar una factura electrónica.
- Los operadores de plataformas de factura electrónica privadas deberán tener capacidad de transformar una factura electrónica entre todos los formatos admitidos, garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
- Las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.
- Cuando la emisión y la recepción de facturas electrónicas se hagan a tales de plataformas de facturación electrónica privada distintas, la sintaxis y especificaciones técnicas de dicha factura serán las acordadas por el emisor y destinatario de la misma, pero recaerá en la del emisor la obligación de transformar el mensaje de factura electrónica antes de que quede firmado electrónicamente para que se ajuste a la sintaxis y especificaciones técnicas acordados. En ausencia de acuerdo entre las partes, la sintaxis y especificaciones técnicas a utilizar serán las mismas que se requieran para la remisión de las facturas a la solución pública de facturación.
- En el caso de plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas, los emisores de las facturas estarán obligados a remitir una copia de la misma a la solución pública de facturación electrónica.
- Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único que necesariamente contendrá el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.
- Las empresas y profesionales podrán estipular que las facturas electrónicas contengan especificaciones de información más allá del contenido mínimo regulado.
Los estados de la factura electrónica
Los destinatarios de facturas electrónicas deberán, de acuerdo a la ley, informar al obligado a expedir la factura de los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha,
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales desde la fecha del estado que se informa en cada caso.
Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán articular soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura.
Destino de la información sobre facturas electrónicas y su pago
La Agencia Estatal de la Administración tributaria extraerá información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica y de los reportes de información sobre el pago de facturas que permita monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial en los diferentes sectores de la economía
La Agencia Estatal de la Administración tributaria proporcionará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, toda la información disponible para el cumplimiento de su función de publicación anual de un listado de empresas que hayan incumplido los plazos de pago.
Por último, indicar que la Agencia Estatal de Administración Tributaria desarrollará una aplicación o formulario gratuito, que bajo determinadas condiciones y requisitos pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir a estos operadores la generación de facturas electrónicas y su puesta a disposición de las contrapartes y de la Administración Pública utilizando para ello la solución pública de facturación electrónica.
* Imagen de storyset en Freepik
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