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La nueva Ley Crea y Crece, entre las distintas medidas que ha adoptado para fomentar el dinamismo del tejido productivo, ha impuesto la obligación de la nueva facturación electrónica con el objetivo de reducir la morosidad comercial y el ahorro de costes. De esta manera, con esta ley se amplía la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales, es decir, en operaciones “Business to Business” (B2B). De esta manera, se mejorará la trazabilidad del ciclo de facturación en las operaciones B2B, al aportar información exacta sobre los plazos de expedición, entrega, aceptación y pago de una misma factura.
Para ello, la normativa plantea distintas formas de poder actuar para cumplir el mandato legal, lo que abre distintas alternativas a empresarios y profesionales para poder adaptar sus procesos, lo que afectará de forma directa a los beneficios que puedan obtener a través de su aplicación en sus procedimientos de gestión.
Vamos a realizar un análisis general para entender cómo nos pueden afectar las diferentes soluciones que podemos adoptar y para ello haremos, en primer lugar, un breve repaso de los principales requisitos y características de este desarrollo normativo para empresarios y profesionales.
Tabla de contenidos:
Requisitos y características de la nueva obligación sobre la factura electrónica.
Los obligados a expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico deben tener en cuenta que la ley les permite distintas posibilidades a la hora de adaptarse a este nuevo mandato.
El Reglamento de la Ley Crea y Crece, desarrolla los principales requisitos y características con relación a la factura electrónica, que se pueden agrupar en:
- Requisitos técnicos y de información del sistema español de facturación electrónica, que está compuesto por:
- Los requisitos de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas,
- Los requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.
La primera opción que plantea la ley es la posibilidad de que las empresas y profesionales puedan emitir y transmitir las facturas electrónicas a través de cualquier vía que forma parte del sistema español de facturación electrónica, es decir, a través:
- del conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado.
- por la solución pública de facturación electrónica gestionada por la AEAT.
- de la combinación de las dos anteriores.
La segunda opción que se plantea, para garantizar la interoperabilidad entre plataformas, es la de estandarizar los formatos de la factura electrónica, y a estos efectos, se plantan las siguientes sintaxis:
- Mensaje XML de factura, sólo en el caso de operadores privados.
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito, sólo en el caso de operadores privados.
- Mensaje EDIFACT de factura, sólo en el caso de operadores privados.
- Mensaje Facturae, para todos los operadores.
En todo caso, se deberán tener presentes las siguientes cuestiones:
- La interoperabilidad entre los operadores que integran el sistema español de facturación electrónica (público o privados) quedará asegurada por el uso de la sintaxis de la solución pública de facturación electrónica, es decir, del formato Facturae.
- Los emisores de factura que no utilicen la solución pública de facturación electrónica, estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura en la sintaxis Facturae a la citada solución pública.
- Los receptores de facturas electrónicas a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas, deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones y, en su caso, en su página web.
- Se entenderá que optan por la solución pública de facturación electrónica cuando no se opte expresamente por una plataforma de intercambio de facturas privadas.
- Todas las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada.
- Se podrá estipular que las facturas electrónicas que reciban contengan especificaciones de información más allá del contenido mínimo regulado legalmente.
- Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedirlas, en un plazo máximo de 4 días naturales, los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o Rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
- Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados:
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- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al obligado a expedirlas, en un plazo máximo de 4 días naturales, los siguientes estados de la factura:
- Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán ofrecer soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura.
Cómo afecta a nuestro sistema de gestión las opciones que elijamos.
Para valorar cómo afecta en la gestión empresarial los requerimientos de la nueva obligación de facturar en formato electrónico, tenemos que identificar en primer lugar los procesos de gestión que serán afectados. En este sentido podemos indicar:
- Proceso de expedición de facturas a clientes.
- Proceso de recepción de facturas de proveedores/acreedores.
- Proceso de validación de facturas recibidas.
- Proceso de pago de facturas.
- En general, los programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas. Existen unos requisitos impuestos por el desarrollo normativo de la ley antifraude, a los que se aluden en el reglamento de la Ley Crea y Crece con relación a la factura electrónica.
Para entender cómo las opciones de operatividad, que estable la nueva normativa de facturación electrónica, pueden afectar a los procesos anteriores, debemos tener presente que:
- La primera opción, hacía referencia a poder operar en el sistema español de facturación electrónica a través de 3 opciones: a través de operadores privados de intercambio, a través de la solución pública, o a través de una combinación de ambas formulas. Esta decisión puede ser importante porque afecta fundamentalmente al tipo se servicio que se recibirá por parte de la vía que sé seleccione. Cuando hablamos de los servicios susceptibles de recibir, hay que concretarlos en las siguientes características diferenciales:
- El nivel de integración de los datos entre el sistema interno de gestión de las empresas (habitualmente un software ERP) y el sistema español de factura electrónica.
- La capacidad de automatización de los procesos afectados que eviten los errores personales y aseguren el debido cumplimiento de las nuevas obligaciones.
- El nivel de servicios de soporte técnico.
- La segunda opción, hacía referencia al tipo de sintaxis a utilizar para confeccionar las facturas electrónicas en un formato estándar. El tipo de formato es importante en la medida en que estructura los datos que se desean transmitir entre emisor y receptor para que sean legibles, y por tanto, en algunos casos, puede ser decisivo para compartir información relevante en los procesos de gestión de las empresas bajo criterios de negocio, al margen de otros criterios de tipo legal.
Dicho esto, lo que necesitamos es encontrar la relación o la incidencia que se pueda dar, entre cada uno de los procesos indicados anteriormente, y las opciones de aplicación de la normativa comentadas en el punto anterior, de acuerdo con el siguiente esquema:
Como se puede observar:
- En el caso de contratar con una plataforma de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado, el servicio que se ofrecerá en el mercado, será:
- Con relación a la sintaxis del fichero (referido al formato según la opción 2 descrita anteriormente). Se podrá trabajar con cualquiera de los formatos aprobados legalmente. Esta será la opción más flexible y que permite adaptarse a cualquier tipo de intercambio de datos aceptado.
- Con relación a la expedición de facturas. Las soluciones que se propongan tendrán una alta capacidad de integración entre el software ERP y el sistema español de facturación electrónica mediante la automatización de este proceso.
- Con relación a la recepción de facturas. Al igual que el caso anterior, las soluciones que se propongan tendrán una alta capacidad de integración entre el software ERP y el sistema español de facturación electrónica mediante la automatización de este proceso.
- Con relación a la validación de facturas recibidas, para informar de los estado de aceptación o rechazo. Las soluciones propuestas, tendrán en cuenta las mismas automatizaciones que propone la solución pública, pero tendrán la posibilidad de incorporar otros criterios de negocio que afecten a la validación de facturas, incluyendo procesos de aprobación personalizados, etc…
- Con relación al pago de las facturas, para informar del estado del pago. Como en los casos anteriores, existirá una alta capacidad de integración entre el software ERP y el sistema español de facturación electrónica mediante la automatización de este proceso.
- Con relación al nivel de servicio. Aunque la ley exige a los operadores unas garantías mínimas, lo normal es que se ofrezcan acuerdos de niveles de servicio (SLA) con altas prestaciones facilitando el contacto directo y el tiempo de respuesta ágil, dado que en muchos casos nos encontramos con precios críticos de negocio.
- En el caso de contratar con la solución pública de facturas electrónicas, el servicio que se ofrecerá, será:
- Con relación a la sintaxis del fichero (referido al formato según la opción 2 descrita anteriormente). Sólo se podrá trabajar la sintaxis de Facturae. No se admite ningún otro formato. Esto puede ser insuficiente para requerimientos de ciertos sectores como en los que se utiliza el sistema EDI, etc…
- Con relación a la expedición de facturas. Existirán herramientas que permitirán el intercambio de datos, pero no de forma automática. La automatización para la integración en el sistema de gestión sería a cargo de cada empresa.
- Con relación a la recepción de facturas. Al igual que el caso anterior, existirán herramientas que permitirán el intercambio de datos, pero no de forma automática. La automatización para la integración en el sistema de gestión sería a cargo de cada empresa.
- Con relación a la validación de facturas recibidas, para informar de los estado de aceptación o rechazo. Existirán algunas automatizaciones cuando se produzcan facturas rectificativas de acuerdo a supuestos legales. Por lo demás, existirán herramientas de intercambio de datos para completar la información requerida.
- Con relación al pago de las facturas, para informar del estado del pago. Como en los casos anteriores, existirán herramientas que permitirán el intercambio de datos, pero no de forma automática. La automatización para la integración en el sistema de gestión sería a cargo de cada empresa.
- Con relación al nivel de servicio. En este caso, nos encontraremos operando con la AEAT, y es de sobra conocido como funcionan las administraciones del estado, por lo que no se requieren mas comentarios.
La factura electrónica a través de la aplicación desarrollada por la AEAT.
A efectos de que todas las empresas y profesionales puedan cumplir con las obligaciones sobre facturación electrónica, la AEAT ha desarrollado una aplicación, llamada “MiFacturae”, que bajo determinadas condiciones y requisitos pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir la generación de facturas electrónicas y su puesta a disposición de las contrapartes y de la Administración Pública utilizando para ello sólo la solución pública de facturación electrónica. Esta opción tiene ventajas e inconvenientes:
- Ventajas:
- Es gratuita.
- Es muy sencilla e intuitiva.
- Es segura.
- Tiene conectividad con FACE, lo que permite la entrega de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas.
- Estará adaptada a la normativa antifraude.
- Inconvenientes:
- Sólo contempla funcionalidades muy básicas.
- El volumene de facturas será limitado.
- El soporte técnico es limitado.
Si aún no te has adaptado, todavía llegas a tiempo:
