¿Has vivido la situación de tener que volver a planificar todas las tareas de un proyecto debido a los retrasos o a la falta de tener el material a tiempo?
¿Y en ocasiones no es tu empresa la que genera el retraso sino el cliente?
Estas situaciones ajenas a tu empresa que se generan con los clientes se llaman conflictos y derivan en un mayor tiempo para replanificar y organizar tus recursos.
Sigamos haciéndonos más preguntas:
¿Cuánto tiempo se pierde en tu empresa en realizar las mismas tareas?
¿Realizáis seguimientos y evaluaciones de control interno?
¿A cuánto se elevan las pérdidas por tener personal no cualificado?
¿Cuántos clientes has perdido por no atenderles a tiempo?
¿Podrías aumentar tu productividad si disminuyeras todos estos riesgos?
Todo este tiempo se convierte en un coste añadido que se llama despilfarro, lo que supone una perdida importante de eficiencia y hay que evitarlo.
El despilfarro o desperdicio se define como el consumo de recursos que no generan un valor añadido ni a la empresa ni a los clientes.
La primera clave para reducir los costes es pensar en procesos que no aportan valor, en burocracia innecesaria que solo hace qué complicarnos la existencia.
Si un proceso no aporta valor es un despilfarro, así que si lo tienes claro, deja de hacerlo. Evitar el despilfarro te ayudará a reducir costes. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo…
Cuando las empresas crecen, crecen sus ingresos, pero también se convierten en grandes estructuras. Estas grandes empresas crecen también en burocracia y se genera una ralentización de sus beneficios debido en parte al aumento de sus costes.
A mayor número de empleados, mayor es la gestión de personal que debe realizarse, así como la coordinación entre la empresa y sus clientes.
Evitar el despilfarro es fundamental y crítico para aumentar la eficiencia para mejorar la rentabilidad. Un óptimo aprovechamiento de los recursos permite evitar los desperdicios logrando así una mejor relación con los clientes y con la organización.
¿Qué consideramos despilfarro?
Consideramos despilfarro como toda aquella tarea que se realiza en la empresa y que no aporta un valor añadido, por lo tanto, podría ser eliminada o reducida.
¿Cuáles son los principales despilfarros de las grandes empresas de servicios?
- Tareas repetitivas y falta de procesos ágiles: existen muchas tareas habituales en las empresas que consumen un alto grado de recursos, tanto recursos humanos como recursos tecnológicos y tiempo. Estas tareas son repetitivas, lo que provoca que estos consumos sean reincidentes, con el consiguiente coste que generan. A mayor número de recursos, se multiplica el número de tareas y el coste del tiempo incurrido.
La empresas ha de verse como una serie de procesos concatenados. Se deben identificar las relaciones internas entre los distintos departamentos o secciones. Si no existen estos procesos ágiles, se producen las duplicidades y se incurre en los costes mencionados. - Replanificación de tareas, retrasos en los tiempos: cuando se trabaja por proyectos, se organizan las tareas asignándoles recursos y tiempos de realización. En muchas ocasiones, el tiempo estimado no es superior al tiempo real de ejecución o bien la fecha de inicio o la fecha de fin real con coinciden con la planificada.
Estos retrasos o cambios pueden ser producidos por motivos de la organización o bien por conflictos que se generan con los clientes. Estos tiempos perdidos también son despilfarro. - Falta de comunicación fluída: la falta de una comunicación fluída entre empleados de distintos departamentos que comparten procesos de gestión, provoca que los documentos no lleguen a tiempo, las incidencias se queden sin resolver porque la persona implicada no llega nunca a enterarse de que ocurren o bien que el hecho de tener que mandar un documento a un cliente que deba ser validado por varias personas, sea un proceso tedioso y lento.
Cuando crece el número de empleados, mayores problemas de comunicación se generan. Esta falta de comunicación genera incidencias que se pueden convertir en demoras en los pagos de los clientes, percepción de una baja calidad por parte de los clientes y conflictos internos entre el personal. - Empleados poco motivados y/o sin formación: las personas capacitadas son más productivas, por lo que empleados sin formación son empleados menos motivados y por lo tanto improductivos. La falta de productividad genera unos altos costes que pueden llegar a convertir nuestros beneficios en pérdidas. Si a esto le sumamos que en las grandes empresas de servicios existe una alta rotación de personal, los problemas se incrementan.
Cuando el personal trabaja como un equipo y además está mentalizado de la necesidad de reducir costes, identifica rápidamente qué es despilfarro y actúa para recortarlo. - Ausencia de metodología y coordinación: los métodos y los procedimientos ayudan a la organización. La falta de un manual de procedimientos no permite determinar los fallos que se producen en los procesos para remediarlos de forma rápida y oportuna antes de que generen problemas que afecten a la productividad de la empresa.
¿Qué herramientas nos ayudan a controlar y evitar el despilfarro?
La metodología Lean tiene como objetivo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y la entrega del producto (o servicio), al menor costo y con la mejor calidad, eliminando todas las actividades y tareas que no aportan valor.
Hay que conseguir hacer más con menos: menos esfuerzo, menos recursos, menos personas, menos tiempo, menos espacio, etc.
Utilizando flujos de trabajo (workflow en inglés) diseñas los procesos de trabajo de la forma más fluída posible evitando interrupciones, desperdicios o tareas consideradas despilfarros puesto que no aportan valor.
La reducción o eliminación de despilfarro nos llevará a una mejora de costes y por tanto a ser más competitivos, dando una mayor flexibilidad y eficacia en nuestro proceso productivo.
Flexibilidad ante los cambios
Los flujos de trabajo o workflow, te permiten ejecutar todas las tareas de forma sostenida en el tiempo. Esta forma de trabajar se pone en práctica al inicio de cada día, pero hay que tener en cuenta que estos procesos han de ser flexibles y se deben poder ajustar y modificar sobre la marcha.
Hay que ser consciente de que van a existir conflictos con tus clientes y éstos te obligarán a realizar cambios y replanificaciones. Ajustar estos procesos y métodos a los cambios que se produzcan te ayudarán a adaptarte a las situaciones de la mejor forma posible. Esta es una de las principales ventajas que aporta trabajar con procesos, la flexibilidad que permite que se puedan realizar cambios y modificaciones en cualquier momento para ajustarse a la realidad.
Todo el personal de la empresa se debe convertir en especialista en la eliminación de tareas que se consideren despilfarro, para lo cual la dirección de la organización debe propiciar un ambiente que promueva la generación de ideas y la eliminación continua de desperdicios.
UN CONSEJO
Haz que tus empleados se impliquen en los procesos de eliminación de los despilfarros, consigue que sus ideas sean tomadas en cuenta y que se sientan parte de las mejoras. Cuando un empleado siente que es valorado en la empresa, su motivación aumenta y si consigues que un gran grupo trabaje motivado, notarás el aumento de productividad y por qué no, de buen rollo en la empresa.
Eso sí, no olvides que como en todo proyecto, todas estas ideas y la puesta en marcha de los procesos debe tener un líder al que seguir, y en este caso debe ser alguien de Dirección, así que si crees que puedes ser tú, ADELANTE!
