La mayoría de las empresas centran sus esfuerzos en fabricar sus productos de la forma más eficiente y económica que les sea posible.
Para lograr el anterior objetivo, es necesario la aplicación de la calidad en los diferentes procesos / estadios que definen a la empresa como tal.
Según la norma U.N.E-E.N.-I.S.O. 9001, los requisitos que debe tener un sistema de aseguramiento de la calidad están repartidos en 20 apartados:
- Calidad Transversal, es decir, afecta a toda la empresa: sistemas de calidad, control de documentación y datos, acciones correctoras y preventivas, control de registros de calidad, auditorías internas de calidad, formación y técnicas estadísticas.
- Calidad en el proceso: Control de productos suministrados por los clientes, identificación y trazabilidad de los productos, control de procesos, inspección y ensayo, control de equipos de inspección, medición y ensayo, estado de inspección y ensayo y control de productos no conformes.
- Calidad en resto de departamentos: Responsabilidades de dirección, revisión de contratos con clientes, compras, control del diseño, manipulación, embalaje y conservación, servicio postventa.
En este post me gustaría comentar los conceptos básicos de la calidad en las compras de la empresa por ser una de las funciones clave en las actividades de la misma. Numerosos son los problemas que día a día se originan debido a una mala gestión de dicho departamento, como pueden ser:
- Almacenamiento de materiales inservibles, debido a compras voluminosas y desproporcionadas.
- Devolución de productos por parte del cliente por estar en mal estado.
- Paros en fábrica, con el caos que significa, por no disponer del material comprado.
Pero para poder evaluar la calidad del departamento, primero debemos preguntarnos ¿qué hace el departamento de compras?
Las principales funciones son:
- Seleccionar proveedores y negociar con ellos las condiciones de compra (económicas y de servicio).
- Aprovisionar nuestras necesidades.
- Definir las especificaciones de los productos a comprar.
- Seguimiento del pedido.
- Recepción del producto y asegurarse que cumple con las especificaciones contratadas.
- Gestión económica del proveedor, pagos, anticipos, rapeles, bonificaciones, primas…
Por tanto, ¿cómo aplicamos la calidad a las anteriores funciones?
Fundamentalmente está centralizada en tres gestiones:
1. GESTIÓN DE ESPECIFICACIONES
Las especificaciones de compra se recogen y formalizan en diferentes fichas o blocs de especificaciones de producto, que son las características de un producto, no únicamente a las propias sino también las que se refieren a aspectos del servicio o incluso al proceso de fabricación del proveedor:
- Descripción del producto, codificación e identificación del mismo.
- Requerimientos del embalaje. Agrupaciones logísticas (palets, cajas, …).
- Características técnicas del producto, como pesos, volúmenes, fragilidad, apilabilidad,….
- Requisitos legales y administrativos que marque la ley.
- Cómo debe realizar el transporte (marítimo, refrigerado, por agencia, …)
- Chequeos y controles a realizar por el proveedor.
2. HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
La homologación es el reconocimiento de la conformidad de un producto, proceso o empresa, respecto a determinadas normas / reglas. Mediante este proceso la empresa reconoce aquellos proveedores cualificados para suministrarle productos.
La homologación se puede generar por diversos métodos, como:
- Cuestionarios de homologación. Es como una auditoría pero sin realizar visita a nuestro proveedor. En función de un cuestionario la empresa evalúa al proveedor.
- Homologación por Histórico. Consiste en homologar proveedores que trabajan con la empresa durante un gran período de tiempo con resultados satisfactorios. Se analizan resultados históricos del proveedor: calidad en entregas, tiempo de reposición, etc…
- Auditorías. Se realiza una visita a casa del proveedor para evaluarlo. El proveedor obtendrá una puntuación sobre unos factores, previamente definidos y recogidos por el auditor, en función de la cual será homologado o no.
El departamento de compras deberá realizar sus operaciones a los proveedores que estén homologados.
3. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
Lo que se persigue es que el proveedor homologado mantenga su nivel de servicio a lo largo del tiempo, asegurándonos que se cumple lo establecido permanentemente. La evaluación al proveedor se centra fundamentalmente en los criterios:
- Calidad en las compras: es decir, evaluamos hasta qué punto el proveedor nos sirve lo que le pedimos. Es de vital importancia el control en la recepción de la mercancía y el registrar las posibles incidencias.
- Competitividad del proveedor: es decir, la relación calidad-precio que nos ofrece.
- Fiabilidad en plazos de entrega, mediremos los retrasos en las fechas de entrega pactadas.
- Adaptabilidad a nuestras necesidades, como por ejemplo su capacidad de servicio ante un pedido urgente e imprevisto.
Seguidamente, a cada uno de los criterios anteriores establecidos, la empresa dará un peso de ponderación, ya que no todos tienen la misma importancia. Con estos pesos, se deberá elegir un criterio de evaluación, como puntuación de 0 a 5, valoración ABC, …
Por ejemplo, en la calidad en las compras, supongamos una evaluación de 0-5 Niveles:
Nivel 5: cuando no hay ninguna incidencia en el período evaluado.
Nivel 4: Cuando existen incidencias entre el 1 y el 3% de las cantidades.
Nivel 3: Cuando las incidencias están entre el 4 y el 7%.
Nivel 2: Cuando las incidencias están entre el 8 y el 15%.
Nivel 1: Cuando las incidencias están entre el 16 y el 25%.
Nivel 0: Cuando las incidencias superan el 25%.
En función de estos resultados se deberán tomar unas acciones, ya que es lo que se persigue con todas esta evaluación, por ejemplo:
- Proveedores con Nivel 0: dejan de estar homologados directamente y no se trabaja más con ellos.
- Proveedores con Nivel 1 / 2: Se exige a los proveedores que tomen medidas correctivas, las planifiquen y las notifiquen por escrito. En caso de no conseguir mejorar será deshomologado. Es una amenaza formal de romper la relación.
- Proveedores con Nivel 3 / 4: Simplemente se advierte al proveedor de los puntos débiles que presenta para mejorarlos en futuras evaluaciones.
Garantizar y asegurar la calidad en las operaciones de compra de nuestras materias primas será la primera de las muchas evaluaciones a realizar en el óptimo desarrollo de nuestros productos.
Vicente Villanueva
Consultor de Negocio
Equipo DATADEC