5 HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA LAS QUE PEDIR AYUDAS A LA DIGITALIZACIÓN

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Como hemos comentado en otros post, desde hace unas décadas y por distintos factores nos encontramos en un mundo del que podemos decir que transita hacía la digitalización. A partir de la pandemia del COVID-19, este proceso se ha acelerado y ha supuesto un punto de inflexión y un gran desafío para la humanidad. Las consecuencias de todo esto, es que tanto las personas, como las empresas, los gobiernos, ... se han visto obligados a cambiar la manera de vivir, de trabajar, etc y no es algo pasajero, es un cambio estructural que ha venido para quedarse y que requiere de las herramientas tecnológicas adecuadas para consolidarse.

En España, el proceso de digitalización se encuentra en una situación muy desigual y va a requerir de un fuerte esfuerzo en los próximos años, en los que sin lugar a dudas el Gobierno deberá ayudarnos dentro del marco del Pan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

En esta línea, debemos considerar que la tecnología puede ayudar a las empresas a aumentar la rentabilidad de sus negocios, mejorando la eficacia de sus procesos y posicionando la compañía en un clima innovador capaz de adaptarse a un futuro incierto. Para conseguir la deseada transformación digital y el éxito en la nueva situación, los CEOs y altos directivos deben estar expectantes a los avances que nos ofrece la tecnología. Vamos proponer las herramientas tecnológicas más importantes que consideramos que a día de hoy deberían formar parte del grupo de herramientas de gestión de las empresas.

1.- Los sistemas de gestión ERP.

Como ya sabes, el término ERP es el acrónimo del término en ingles Enterprise Resource Planning y su traducción al castellano es planificación de recursos empresariales. También se le conoce como sistema integral de empresa o sistema integrado de gestión. La premisa básica y esencial de un ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de nuestra empresa, evitando su duplicidad y facilitando la fluidez de la información: política de dato único.

Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada. Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que éstos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicación o módulo funcional que los requiera. De esta manera, los sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los distintos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor. Los módulos funcionales básicos que se integran dentro de un sistema de gestión de este tipo son:

Contabilidad y Finanzas.
Sistema de Gestión de Almacenes, SGA.
Gestión de Compras.
Gestión de Fabricación.
Mantenimiento Industrial.
Gestión Comercial y Ventas.
Capital Humano.
Gestión Comercial y Facturación a Clientes.

Las características diferenciales de un sistema de información y gestión ERP hay que buscarlas en aquellas funcionalidades que aportan valor a la empresa a través de la mejora en la eficacia y eficiencia de procesos. En este sentido las características más interesantes son:

La capacidad de automatización.
La capacidad de adaptación o personalización.
La capacidad de integración.
La facilidad de uso, la “usabilidad”.
La capacidad de generar información útil.

A partir de la implantación de un ERP, puede surgir la necesidad de complementarlo funcionalmente con diversas herramientas tecnológicas que se tienen que integrar con este software, ya que consideramos que esta última, es la herramienta tecnológica base para cualquier empresa. La capacidad de integración que tenga un programa ERP, o en su defecto, la capacidad de un proveedor de ofrecer distintas soluciones integradas, es un factor crítico a la hora de seleccionar un buen sistema de gestión empresarial.

2.- Los sistemas de gestión CRM.

Un sistema CRM (Customer Relationship Management) hace referencia a la gestión y administracion de las relaciones entre la empresa y los clientes, y por tanto, responde a una orientación a la satisfacción de los mismos.

La tecnología CRM ayuda a optimizar las ventas de las organizaciones comerciales que hacen uso de él. Un sistema CRM proporciona las herramientas necesarias para que la información de los clientes esté unificada, proporcionando una visión global de cada uno de ellos, con el fin de ofrecerles un servicio altamente personalizado.

Un CRM reúne e integra datos valiosos de clientes actuales y potenciales para preparar y actualizar a sus equipos con información personal de los clientes, historial y preferencias de compras, de tal forma que contemplará las siguientes características:

Conecta todo su equipo en cualquier dispositivo.
Captura de manera inteligente los e-mails de los clientes.
Proporciona recomendaciones e insights instantá
Simplifica tareas repetitivas para que pueda hacer unacompañamiento de leads más efectivo.
Rastrea activamente yadministra la información de los clientes.
Etc…

Un CRM aporta principalmente 3 cosas:

Se mejora la comunicación interna y garantiza la atención a los clientes, ya que la asignación de actividades compartidas entre el equipo de la empresa permite conocer inmediatamente el estado de situación de las distintas acciones de una forma inmediata, pudiendo valorar la situación con relación a un cliente real o potencial.
Se mejora la productividad de las acciones comerciales, gracias a la facilidad, disponibilidad e integración de las distintas herramientas comerciales (emails, reuniones, llamadas, etc…) en un entorno compartido en el que se cuenta con información actualizada para mejorar nuestro conocimiento y mejorar la ejecución de las acciones comerciales.
Ayuda a que los comerciales vendan más gracias a que cuentan con una extensa información personalizada, que les permite conocer mejor las necesidades reales de sus clientes. Por tanto, podemos decir que organiza las cuentas y contactos de manera accesible, en tiempo real, acelerando y simplificando el proceso de ventas.

Con relación al ERP, el CRM aporta una operativa diferente, donde el foco principal es el cliente a título individual y no el proceso comercial en su conjunto.

3.- Los sistemas de gestión de procesos BPM y de automatización RPA.

La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.) es una disciplina de compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través del diseño de los flujos de trabajo (En inglés: Workflow) .

Esta herramienta tiene gran importancia cuando una empresa se enfrenta a procesos de rediseño operacional del negocio, lo que la convierte en una herramienta básica para agilizar y facilitar resultados positivos acortando plazos y automatizando sus procesos.

Los sistemas BPM son complementarios a los sistemas ERP, ya que si bien este segundo, contempla los procesos básicos de la cadena de valor, el primero permite el diseño abierto de cualquier procedimiento específico, de forma que no sólo asegura su correcta ejecución, sino que permite la comunicación con otros sistemas o elementos tecnológicos (correo electrónico, envío de SMS, etc…). Los BPM se pueden diseñar para cualquier tipo de actividad o acción, por lo que suele ser la opción preferida para para la integración y diseño de procesos transversales (horizontales).

Gracias a la plena integración de un sistema ERP con un sistema de Workflow se pueden llevar a cabo los más complejos procesos y procedimientos empresariales de manera eficiente y controlada.

Con relación a los sistemas ARP, se trata de una evolución de los programas BPM aprovechando nuevos aportes tecnológicos que podemos resumir en:

La propia tecnología del RPA, que es comparable con los softwares BPM, pero que ha desarrollado una gran multitud de acciones predefinidas que abarcan un amplio espectro de situaciones.
La tecnología cognitiva.
La inteligencia artificial.

4.- Los sistemas de gestión y control en entornos móviles.

La aparición de multitud de dispositivos móviles y la generalización de su uso por parte de las personas en su ámbito personal, ha permitido la adaptación de algunas tareas que se desarrollaban en un entorno de movilidad para poder ser gestionadas desde estos dispositivos.

Ha proliferado mucho la propuesta de este tipo de herramientas, siendo las mas habituales aquellas cuya funcionalidad se enmarca en alguna de las siguientes:

Control de presencia y de tareas.
La geolocalización.
Gestion de rutas comerciales o de reparto.
Asistencia comercial a través del CRM (Asistencia a visitas en la gestion comercial, etc…)
Etc…

Muchos de los fabricantes de software empresarial han desarrollado este tipo de tecnologías complementarias a su oferta tradicional, aunque existen otras herramientas muy especializadas que suelen integrase con otros softwares.

Las ventajas fundamentales de este tipo de softwares son:

La mejora de la productividad, ya que permite integrar los procesos de gestión en un entorno de movilidad reduciendo mucho los tiempos de ejecución y la disponibilidad de la información.
Facilidad y comodidad para tareas en entorno de movilidad, que suele ser percibida por sus usuarios como una forma de hacer más cómodo su trabajo. En este sentido, ha tenido mucho éxito la aplicación de esta tecnología en aquellos procesos que requerían el reporte informático de datos, ya que se ha conseguido un mayor nivel de datos y de mejor calidad.
Posibilidad de ofrecer nuevos servicios, al poder aplicar tecnología de geolocalización e integrar información de otros servicios de internet con mapas, etc

5.- Los portales WEB y los Ecommerce.

El principal canal de comunicacion que tienen las empresas para relacionarse con el exterior es, en primer lugar, su propio portal web (sitio web corporativo), y después, todo tipo de acciones muy extendidas en el ámbito digital como son la gestion de redes sociales, etc…

Cuando hablamos del portal web corporativo, nos referimos también a los ecommerce, que han tenido un alto crecimiento en los últimos años tanto en los mercados B2C como B2B, a pesar de que algunos directivos tenían unas expectativas algo diferentes en los mercados B2B, pero la realidad nos ha demostrado lo contrario.

La explicación a este hecho lo podemos encontrar en situaciones que se han consolidado a lo largo del tiempo:

A partir del uso de las nuevas tecnologías, las personas en general hemos cambiado, de forma natural, el modo de hacer las cosas, y esto no sólo afecta a nuestro plano personal, sino que también influye en nuestro ámbito profesional, ya que afecta a acciones muy extendidas como la comunicación, tipo de relación, etc…
Internet supone un nuevo canal de comunicación que no es excluyente con relación a los canales tradicionales, sino más bien todo lo contrario, una visión omnicanal genera una sinergia entre las distintas acciones, aportando un valor extra a los clientes que fortalece, sin lugar a duda, la fidelidad y la satisfacción de estos.

Por tanto, hoy en día, la distribución tradicional a través de tiendas físicas, o la distribución a través de un Ecommerce B2B, no son opciones excluyentes, sino que se complementan de forma que con ambas propuestas se consigue incrementar el valor percibido por los clientes. Una estrategia de distribución omnicanal es una decisión acertada en un mercado B2B que permite incrementar la flexibilidad a nuestros clientes ya que permite adaptarse a sus situaciones de trabajo.

Invertir en este tipo de tecnologías es necesario si la empresa quiere tener presencia en internet, cuestión que supone un requerimiento crítico para su adaptación al entorno digital, por tanto, debe de considerarse una de las acciones prioritarias. A estos efectos, es importante analizar las posibilidades de integración de los ecommerce con los sistemas ERP, ya que al fin y al cabo, no deja de ser una actividad de venta que habrá que gestionar a través de la cadena de valor de la empresa, y por tanto no se puede concebir como algo aislado.

Conclusiones

Aprovechando la situación actual, en la que se ha producido una concienciación general, por parte de los gobiernos de los distintos países, de apoyar a las empresas en su proceso de digitalización como la medida mas eficaz que les permita adaptarse a los nuevos desafíos competitivos, las empresas deben priorizar ahora las inversiones que deben acometer. En este sentido nos encontramos ante una oportunidad histórica que producirá una brecha competitiva entre aquellas empresas que aprovechen este reto y las que lo dejen pasar.

Un consejo para todo ello, con un planteamiento de largo plazo, es que las empresas debe identificar cuáles de las nuevas tecnologías tienen un efecto esperado en tu sector de actividad y cómo estas tecnologías cambiarán la manera de hacer negocios (oportunidades y amenazas). A partir de aquí, ¿Cómo cambiarán mis procesos de gestión? ¿En qué aspectos deben de ser excelente?, ….