HERRAMIENTAS PARA COMPETIR EN EL ENTORNO ACTUAL

*

Como hemos comentado en muchas ocasiones, la situación actual se caracteriza, entre otras cosa, por dos situaciones que se han consolidado con gran fuerza:

• Por una parte, la digitalización del entorno como consecuencia del uso de internet como principal canal de comunicación y por el desarrollo tecnológico que nos ofrece nuevas oportunidades a través de este medio.
• Por la otra, a consecuencia de la anterior, cambios en la forma de hacer las cosas, incorporando las relaciones a distancia de forma online en muchas situaciones que hasta el momento se realizaban de forma presencial (compras, formacion, asistencia sanitaria, trabajo, etc…).

Podríamos añadir una tercera situación generada a partir de la pandemia del Covid-19 que ha acelerado y consolidado algunos cambios que se describían en las dos situaciones anteriores, y que de forma natural, se habrían producido a lo largo de varios años. Lógicamente, esta situación a obligado a mucha gente a cambiar rutinas y a probar las soluciones digitales o a distancia para convivir con los efectos adversos de la pandemia, lo que ha inducido a realizar “la primera prueba” de hacer las cosas con dispositivos electrónicos que aplican la tecnología digital actual, que es un eslabón necesario para extender y consolidar dichas tecnologías.

Todo ello hace que nos encontremos en un entorno cambiante, que condiciona la forma de hacer las cosas, ya que esta situación eleva el nivel de riesgo de los negocios y, por tanto, se requieren herramientas para reducirlo y adaptarse a las nuevas oportunidades que surgen. El problema de todo esto, a diferencia de otras épocas, es que la velocidad con la que se producen los acontecimientos es muy alta y esto requiere:

• Conocer muy bien lo que esta pasando y, si se puede, adelantarse a ciertos acontecimientos
• Adaptar la gestión de nuestras empresas incorporando la gestion del cambio como un proceso permanente.
• Replanteamiento de los análisis estratégicos con una visión de muy corto plazo.

La pregunta es ¿cómo puedo mejorar la capacidad competitiva de mi empresa en un escenario como el descrito?

Para acometer este reto y de acuerdo con los requerimientos descritos necesitaremos, apoyándonos en las tecnologías actuales:

1.- Diseñar el modelo de negocio con un horizonte de corto plazo y de forma flexible.

2.- Gestionar el negocio de forma eficaz de acuerdo a los planteamientos del punto anterior.

3.- Conocer a tiempo, en base a datos, lo que esta pasando a partir de un sistema de apoyo a la toma de decisiones. Para ello hay que tener en cuenta las características de las tendencias actuales, que podemos resumir en:

• • Crecimiento exponencial del universo digital.
  • Aparición de nuevas técnicas de modelización de los datos.
  • Alta madurez de las tecnologías de manipulación de los datos.

Además tenemos que tener en cuenta que todo ello se debe desarrollar en un entorno de comunicación y relación digital, en donde hay que sumar nuevas características como son:

• Cambios en los tiempos, ya que la comunicación se caracteriza por su inmediatez.
• Cambios en el acceso al sistema de información y gestión, de forma que ahora se requiere acceder a través de diversos dispositivos (multidispositivo), en cualquier momento del día y desde cualquier lugar.

A continuación, vamos a desarrollar cada uno de estos requerimientos analizando las cuestiones clave que debemos considerar en cada uno de ellos. 

Diseñar el modelo de negocio para competir en el entorno actual.

El diseño de nuestro modelo de negocio es al fin y cabo la forma con la que pensamos que podemos competir en el mercado de forma exitosa, y por tanto es un proceso crítico que se debe priorizar sobre cualquier otra actividad, pero que no siempre se realiza con el rigor que requiere. Este análisis condiciona todo lo que viene después, es decir, las consecuencias del diseño del negocio determinaran los requerimientos críticos que debe cumplir el sistema de información y gestión de la empresa, así como el sistema de apoyo a la toma de decisiones.

Antes, cuando el entorno empresarial no era global y se caracterizaba por ser estable y predecible, las empresas acometían procesos de planificación estratégica poco flexibles y con un horizonte de medio y largo plazo. Todo esto es impensable hoy en día, ya que restaría capacidad de reacción y adaptación ante un entorno turbulento como el que nos toca vivir actualmente. Aunque existen diferentes metodologías para acometer este tema, al final, como casi todo, es el sentido común lo que debe prevalecer y deberemos tener en cuenta los elementos críticos necesarios para definir nuestra estrategia y que condicionarán los procesos de gestión para su puesta en marcha:

• La propuesta de valor. Es fundamental definir con máximo detalle la propuesta de valor y deberemos contestar al menos cuestiones como las siguientes:
  • • ¿Qué necesidades de nuestros clientes estamos satisfaciendo?
    • ¿Qué paquetes de productos/servicios ofrecemos a cada segmento de clientes?
    • ¿Qué problemas de nuestros clientes estamos resolviendo?, ¿Qué valor entregamos al cliente?
    • etc…
• Tu cliente objetivo. Es importante segmentar a nuestro cliente objetivo y definir muy bien cada segmento. Debemos contestar al menos a las siguientes cuestiones:
  • ¿Qué características diferenciales tiene cada segmento de clientes?
  • ¿Qué problemas tiene cada segmento de clientes?
  • etc…
• Canales. Se trata de definir cómo vamos a llevar la nuestra propuesta de valor al cliente.
  
  
• Relaciones con los clientes. Es importante definir con detalle las relaciones que mantendremos con nuestros clientes, ya que en muchas ocasiones son la fuente para conseguir diferencias competitivas y suponen requerimientos críticos en nuestra gestión empresarial.
  
  
• Actividades clave. Como consecuencia de todo lo anterior deberemos determinar:
  • ¿Qué actividades clave requiere nuestra propuesta de valor?
  • ¿Qué actividades clave requiere nuestra relaciones con los clientes?
  • ¿Qué actividades clave requiere nuestros canales?
  • Etc…
• Recursos clave. Es una reflexión similar a la de las actividades clave pero orientada a los recursos necesarios para desarrollarlas.
  
  
• Agentes externos clave. En este caso analizaremos cuestiones como:
  • Análisis de nuestros proveedores clave y tipo de relación.
  • Etc…

A partir de esta información hay que analizar la viabilidad de las propuestas que se realicen y por tanto se deberá realizar:

• Un análisis exhaustivo de los ingresos. Para ello hay que analizar cuestiones como:
  • Estrategia de precios. Analisis de precios de la competencia.
  • ¿Qué es lo que más valoran nuestros clientes?
  • etc…
• Hacer una cuenta de resultados estimada para comprobar la viabilidad, o las condiciones de viabilidad.

Como podemos ver, el diseño del modelo de negocio condicionará las características de los procesos que deba relizar la empresa y, por tanto, las herramientas de apoyo para gestionar su negocio.

Gestionar tu negocio para competir en el entorno actual.

Una vez tenemos claro el diseño de nuestro modelo de negocio, es importante desarrollar los procedimientos de trabajo que nos permita gestionar la empresa de acuerdo con el enfoque que acabamos de diseñar. Para la gestión integral del negocio necesitaremos, apoyándonos en la tecnología actual:

• Controlar los procesos internos.
• Fomentar la comunicación y coordinación interna entre los departamentos.

El software más habitual a disposición de las empresas para cubrir sus necesidades de gestión suelen ser los siguientes:

• Un sistema de gestión ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de planificación de los recursos empresariales, que integra gran número de los elementos de gestión de la empresa en un única base de datos, lo que permite mantener una alta calidad de los mismos, ya que evitan duplicidades, inconsistencias, etc… Constituye el software principal de apoyo a la gestión empresarial y se conforma por distintos módulos funcionales de forma integrada. Los módulos más habituales de gestión son:
  
  • Con relación a la cadena logística cubre las siguientes gestiones: compras, producción, almacenes y expedición.
  • Gestión comercial
  • Contabilidad y gestión financiera de cobros y pagos.
  • Gestión del personal.

• Además del sistema ERP, las empresas suelen disponer de un conjunto de programas satélites de apoyo a su gestión como consecuencia de necesidades especificas que normalmente no cubre dicho software. En este grupo de podemos destacar:
  • Sistemas CRM que cubre la gestión o administración de las relaciones con el cliente.
  • Software de marketing digital. La fuerte expansión de la digitalización a disparado este tipo de herramientas para conocer mejor y captar sus clientes objetivos, con independencia de que la empresa desarrolle transacciones a través de internet.
  • Software BPM Suite. Es una plataforma de gestión empresarial que posibilita expresar la lógica empresarial mediante reglas de negocio, de forma que se encarga de encajar los datos con las reglas de negocio para finalmente tomar una decisión sobre los procesos o sistemas empresariales. Se puede decir por lo tanto que el motor de reglas de negocio es el corazón de un BRMS. Este es un elemento clave para la automatización de múltiples procesos de gestión.
  • Otros softwares complementarios de gestión.

• Por último, debemos considerar algunas herramientas de ofimática, etc… que son de uso generalizado y que son un complemento para desarrollar nuestro trabajo y que nos permiten sacar el máximo provecho a algunas tecnologías actuales. Nos referimos a:
  • Paquetes de ofimática que contemplan hojas electrónicas, procesador de textos, gestión de presentaciones, etc..
  • Gestores de correo electrónico.
  • Etc…

A partir de la ejecución de nuestros procesos de negocio, necesitaremos conocer si lo estamos haciendo bien o si estamos cumpliendo los objetivos establecidos. Para ello, necesitamos pensar el el sistema de control que se apoya en la analítica del negocio.

Cómo adaptar la toma decisiones para competir en el entorno actual.

“Todas las cosas de las que no seas consciente no existen y, por tanto, no puedes hacer nada hasta que pasen a formar parte de tu consciencia”

Para ser consciente sobre algo, tienes que recibir información de la ocurrencia de ese “algo”, y sólo a partir de este hecho, en la medida de que dicha información se convierta en conocimiento y tu valoración profesional lo estime conveniente, podrás tomar una decisión al respecto. Para ello existe tecnología actual que no sólo elabora información relevante, sino que te avisa cuando se requiera una supervisión personal, y de esta forma se garantiza que la información sea oportuna.

En la situación actual, caracterizada por un entorno muy competitivo y cambiante, es necesario para asegurar la viabilidad del negocio:

• Asegurar la capacidad de cualquier profesional en tomar decisiones de forma eficaz (en tiempo y forma). Para ello existe tecnología en la actualidad que nos permite cubrir estas necesidades a través de herramientas de BI (Business Intelligence) como son: Power Bi, Tableau, Pentaho, etc…
• Diseñar el sistema de análisis para la toma de decisiones en base a datos reales, lo que nos permitirá conocer la situación en base a hechos y no en base a conjeturas, suposiciones o intuiciones. Además, en un entorno digital en el que vivimos, todo (o prácticamente todo) se puede medir, porque todo deja un rastro digital que se puede llegar a captar.

Ahora bien, ¿cómo creamos un sistema para la toma de decisiones de este tipo?

Lo primero que debemos tener presente es que este sistema tiene que ser una buena herramienta de apoyo para su personal, de forma que puedan tomar decisiones completas alineadas con los requerimientos críticos del negocio. Para ello, las fuentes de los datos necesarios para un sistema de este tipo será múltiples, y las podemos resumir en las siguientes:

• Base de datos del sistema ERP. Nos permitirá analizar la mayor parte de la información histórica de lo que ha pasado dentro de la empresa a través de la ejecución de sus procesos.
• Archivos de programas complementarios de gestión. Corresponden a datos relacionados con procesos internos de la empresa pero que no están integrados en el sistema ERP. A titulo de ejemplo podrían ser: CRM, ecommerce, BPM, correos electrónicos, etc…
• Fuentes externas de la empresa como pueden ser: páginas web, revistas especializadas, blogs, publicaciones oficiales, redes sociales, etc… Este tipo de datos suelen ser necesarios principalmente para el análisis de riesgos y, para el análisis del entorno y la competencia.

Para crear un sistema de este tipo, se requerirá (de forma muy resumida) al menos de 3 elementos fundamentales:

• Un repositorio de datos único que garantice la consistencia de los datos que tienen orígenes diversos orientadas a ofrecer apoyo a la toma de decisiones de la empresa, lo que ha venido en llamarse los denominados almacenes de datos, conocidos también como Data Warehouse. El objetivo de este tipo de repositorio es extraer rendimiento de la información almacenada, y esto quiere decir extraer los datos para un análisis posterior que ayude a tomar decisiones. Por tanto, este tipo de bases de datos tiene un enfoque muy diferente respecto a las bases de datos convencionales utilizadas en la gestión (habitualmente en los sistemas ERP).
• Cálculo de información relevante que puede realizarse a distintos niveles: en base a datos reales o en base a datos estimados.
• La visualización de la información a través de herramientas de BI. Los datos carecen de valor si no somos capaces de hacerlos visibles para su compresión de forma eficaz, lo que supone que la visualización debe diseñarse de una forma dinámica (interactivo) para que se adapte a las necesidades especificas del usuario de negocio que las requiera. Las técnicas de visualización de datos deben ilustrar las tendencias y las relaciones de manera rápida y sencilla. En la actualidad, existe una gran variedad de herramientas analíticas y de BI, lo cual puede dificultar la elección de la solución más adecuada, que en cualquier caso tendrá que ver con el tipo de empresa, tamaño, sector, objetivos y procesos que se quieran cubrir, a titulo de ejemplo podemos citar: Power BI, Tableu, Qlik, etc…

Sin duda alguna, la cultura organizativa y el nivel de madurez en la gestión de datos en el que se encuentre una organización determinarán qué instrumentos se implantarán y cuándo.

Conclusiones

En las últimas décadas hemos presenciado un imparable proceso de globalización de los mercados y de las empresas (liberalización económica, adopción del libre mercado, desarrollo de nuevas tecnologías y eliminación de barreras comerciales). La rapidez de los cambios del entorno exige de las empresas una dirección de operaciones más rápida y eficiente, lo cual debe verse reflejado, en primer lugar, en cambios en su planificación estratégica y en la manera de gestionarse.

En el entorno actual, con una alta competencia, es importante que las empresas realicen una gestión eficaz de sus procesos de negocio de acuerdo con su diseño estratégico, y para ello de deben apoyar en software de gestión que se lo faciliten, como son los sistemas ERP, CRM, BPM, etc…, aprovechando el estado de la tecnología actual.

Para poder alcanzar una gestión eficaz, no es suficiente contar con buenas herramientas de gestión, también será necesario contar con el feedback necesario que nos aporte el conocimiento que requiere tomar decisiones para cumplir con las directrices de nuestro modelo de negocio. Para ello, tenemos herramientas especializadas en la inteligencia de negocio donde se pretende:

• Observar y analizar lo que esta pasando.
• Comprender lo que ocurre.
• Predecir lo que podría pasar
• Presentar la información de forma útil y eficiente. Pare ello, las técnicas de visualización de datos deben ser una forma eficiente de transmitir la información desde la base de datos a los usuarios finales, para que puedan tomar decisiones basadas en datos a nivel operativo, táctico y estratégico

Lo importante al fin y al cabo es que las empresas puedan competir en el entorno actual aprovechando las oportunidades que se generan en un entorno tan convulso.

*Photo by Tim Gouw on Unsplash

También te pueden interesar...