4 GRUPOS DE INDICADORES CLAVE (KPI’S) PARA EMPRESAS DEL SECTOR DE CONSTRUCCIÓN

*

Gracias a la implantación de herramientas de gestión empresarial (ERP’s) podemos disponer de una gran cantidad de datos relativos a la dinámica habitual de la empresa, pero estos datos debemos convertirlos en información que tengan utilidad. Esta información se ha de analizar para mejorar nuestro conocimiento de la situación. El uso de “Key Performance Indicators (KPI’s)” o indicadores clave para empresas del sector de la construcción, nos facilita la labor de análisis, al enfocarnos hacia los aspectos claves de la gestión.

*Business vector created by stories - www.freepik.com

Por otro lado, no podemos entender los KPI’s como medidas o indicadores aislados, sino como grupos de indicadores relacionados que se representan gráficamente agrupados. Es el caso de los indicadores representados en modo “Funnel” o embudo, en forma de ratios con varias dimensiones, análisis evolutivos y de tendencia, etc.

A su vez, los indicadores clave pueden ser de varios tipos, en función de los datos en que estén basados y el objetivo del análisis:

• Retrospectivos: representan datos sobre hechos ya ocurridos, como puede ser la cantidad producida, el importe facturado, los costes incurridos, …
• De Diagnóstico: permiten estudiar la relación entre diferentes magnitudes para facilitar el análisis, como, por ejemplo, desviaciones en costes o tiempos, porcentajes de ejecución o avance, márgenes, etc.
• Predictivos: orientados a las previsiones o proyecciones a futuro, como sería el coste previsto a fin de obra, margen proyectado, …

A continuación, vamos a proponer los grupos de indicadores que consideramos necesarios para estar bien informados.

Principales grupos de indicadores claves en el sector de la construcción

1) Grupo de Indicadores de Ventas:

• KPI’s principales:
  
  • Evolución del proceso comercial: se trata de analizar la eficiencia de la actividad de ventas, partiendo del número o importe de las licitaciones (si es el caso) u oportunidades comerciales que hemos identificado en nuestros clientes (actuales o potenciales), pasando por los estudios realizados, llegando a los proyectos que nos han contratado.
    
    Por supuesto, el volumen de contratación se ha de comparar con las previsiones de ventas para el periodo analizado.
    
    Esta evolución se puede representar en forma de “funnel” (o embudo de ventas) o como columnas apiladas.
    
    

    

    Imagen de análisis tipo Funnel
    
    
  • Ratios comparativos de ventas: en muchos casos es conveniente comparar dos medidas significativas, como pueden ser “Contratado vs Ofertado”, “Contratado vs Presupuestado” o “Contratado vs Estudiado”, por poner algunos ejemplos, para observar la eficiencia del proceso.
    
    En este caso, los indicadores tipo ratio con porcentajes y colores, para evidenciar la comparativa con el objetivo, son muy representativos.
    
    
    Imagen de análisis de Ratios comparativos entre varias medidas

• Origen: el origen de estos datos son tanto las licitaciones, como los proyectos, en sus diferentes Fases (Estudio, Contratado, Ejecución, …), como las previsiones anuales de ventas.
  
  
• Objetivo y aportación para la toma de decisiones:
  • La finalidad de estos indicadores es medir la eficiencia del Departamento de Ventas, analizando el esfuerzo comercial versus el porcentaje de consecución de los objetivos marcados.
  • Asimismo, nos permiten conocer el grado de cumplimiento de las previsiones de ventas.
  • Por supuesto, estos análisis se han de poder hacer a diferentes niveles, desde el Grupo o Empresa, pasando por las Unidades de Negocio, hasta Delegaciones, etc.
  • En definitiva, permite el análisis del cumplimiento de la Estrategia Comercial de la empresa.

2) Grupo de Indicadores de Producción:

• KPI’s principales:
  • Evolución del proceso productivo: para conocer el grado de avance de la ejecución de los proyectos nos basamos en el Reporte de Producción de los Jefes de Obra.
    
    El análisis comparativo de lo producido sobre lo contratado es relevante, pero no se ha de obviar la Obra en Curso, es decir, lo producido que no se ha podido certificar.
    
    La representación gráfica de estas magnitudes, tanto a nivel de detalle de Obra como agregado, es clave para un análisis inicial, pero es necesario poder profundizar al detalle, si es posible de Partida, y disponer de comparativas con meses y años anteriores, así como visualizar la evolución mensual.
    
    
    Imagen de análisis comparativo de los principales importes por Delegación
    
    
    Imagen de análisis comparativo de los principales importes por Obra
    
    De la misma forma, es imprescindible poder contrastar la situación actual con la planificada, para identificar desviaciones en tiempo o importes en los proyectos.
    
    
  • Ratios comparativos del proceso productivo: dado que trabajamos con múltiples medidas, es importante disponer del análisis de la relación porcentual entre ellas y del grado de alcance de los objetivos.
    
    
    Imagen de análisis de Ratios de importes relativos a la Producción

• • Evolución y Ratios de Tesorería: uno de los aspectos críticos en la gestión de los proyectos es el posible desajuste entre los cobros y los pagos, debido a la necesidad de anticipar los costes de producción antes de poderla facturar, incluyendo, como se comenta más adelante, el acopio de materiales que se utilizarán en la obra.
    
    Esta situación puede generar importantes tensiones de tesorería que hemos de ser capaces de identificar y gestionar con tiempo, anticipándonos en lo posible a las necesidades.
    
    
    Imagen de análisis de Tesorería por Tipo y Antigüedad de la cartera
    
    
    Imagen de análisis de Ratios de Tesorería 

• El origen de estos datos son los Proyectos de Obra, en sus diferentes Fases: Estudio, Contratado, Ejecución,… las planificaciones de ejecución en tiempo y recursos, así como los datos de Producción, Certificación, Obra en Curso y Facturación.
  
  
• Objetivo y aportación para la toma de decisiones:
  • La finalidad de estos indicadores es conocer la situación de los proyectos de Obra en cuanto al avance de la ejecución, con datos agregados de producción, facturación y obra en curso.
  • Asimismo, se han de poder analizar los porcentajes de avance y su desviación, si es el caso, con relación a la planificación.
  • Los ratios comparativos nos ayudan a visualizar la distancia porcentual entre los valores conseguidos y los valores objetivo.
  • Este conjunto de indicadores clave están íntimamente relacionados con la Estrategia de Operaciones de la compañía, al enfocar el análisis en la evolución y resultados del Departamento de Producción.

3) Grupo de Indicadores de Costes y Márgenes:

• KPI’s principales:
  • Evolución de Costes: para conocer el estado de la Obra, tan importante como lo que hemos producido y facturado son los Costes, tanto Directos como Indirectos.
    
    Por un lado, tenemos los Costes Directos que son los imputables a la producción de una Partida de la Obra.
    
    Por otro, tenemos dos tipos de Costes Indirectos, los de la propia Obra y los correspondientes a la estructura de la empresa, no siempre denominados indirectos, sino Costes Generales. Estos se suelen analizar en un apartado diferente, para no influir en el Margen de Aportación de la Obra en las Cuentas de Resultados.
    
    En este punto nos centraremos en los Costes de Obra, para contrastarlos con lo producido, certificado y facturado, con el fin de identificar, de forma rápida, si la evolución del coste está dentro de lo previsto. Como ya sabemos, es muy habitual que al principio de los proyectos los costes sean altos, por lo que es necesario analizar la evolución de los costes en varios periodos.
    
    Veremos, en los siguientes indicadores, la información necesaria para conocer los márgenes reales de la obra.
    
    
    Imagen de análisis de la evolución de los Costes frente a la Producción

• Evolución de Existencias: aun cuando los principales costes de las obras son de productos no inventariables y servicios, puede ser necesario acopiar determinados productos en momentos anteriores a su utilización real, bien sea por ahorro de costes, bien por evitar problemas de abastecimiento que puedan provocar retrasos en el proyecto.
  
  Por esta razón, es importante conocer el importe que tenemos en existencias, con el fin de disponer de una imagen realista de la situación de los costes y márgenes de la obra, en relación con la producción y facturación, así como las implicaciones en las necesidades de tesorería que pueden provocar.
  
  
  Imagen de análisis evolutivo y comparativo de la valoración del Stock

• Evolución de Márgenes: en base a la producción y certificación, es decir los importes de venta, y los costes totales de obra, tanto directos como indirectos, obtenemos el Margen Actual de la Obra.
  
  Como hemos visto antes, éste puede fluctuar mucho según el momento en el que estemos de la misma, por lo que es necesario analizarlos de forma evolutiva.
  
  
  Imagen de análisis comparativo y evolutivo de Costes y Márgenes
  
  Es conveniente diferenciar el Margen Bruto, obtenido como diferencia entre lo Producido y los Costes incurridos, y el Margen Neto, el cual tiene en cuenta la valoración de las existencias.
  
  Asimismo, es imprescindible contar con el Margen Proyectado, que es el que se prevé obtener al final de la obra una vez se realice la certificación y facturación del total del importe contratado (incluidas las ampliaciones de obra, si es el caso) y se imputen todos los costes, una vez liquidadas todas las existencias de la obra. Para este cálculo, consideramos que el rendimiento futuro de las partidas será igual al rendimiento actual. Este indicador no es fácil de obtener, pero es el que consideramos más importante y significativo como KPI predictivo.
  
  El análisis de márgenes se ha de hacer para las diferentes fases del proyecto. Por ejemplo, en la Fase de Estudio se determinaron unos importes de venta y unos costes previstos, llevando a un margen estimado. En este momento se ha de contrastar si las estimaciones realizadas en la Fase de Estudio se están cumpliendo. De la misma forma, en la Fase de Contratado o en la Fase de Ejecución, con el Presupuesto de Obra Aceptada, se revisaron y corrigieron los datos estimados en el Estudio. Estos datos también han de ser contrastados y se han de analizar las posibles desviaciones, puesto que, en muchos casos, cada Fase es responsabilidad de un Departamento diferente.
  
  Igual que hemos indicado para otros indicadores, estos se han de poder analizar desde el nivel de detalle de Obra (incluso partida) hasta el agregado por Empresa y Grupo, pasando por Delegación, Unidad de Negocio, etc. Siempre en función de la estructura organizativa de la compañía.

• Ratios comparativos de costes y márgenes: como en el resto de indicadores, es tan valioso el análisis evolutivo de los mismos como el análisis de los ratios comparativos entre ellos y contra el objetivo.
  
  
  Imagen de análisis evolutivo de ratios del Margen

• El origen de los datos necesarios para estos indicadores es:
  • Proyectos de Obra, en sus diferentes fases (Estudio, Contratado, Ejecución, …).
  • Planificaciones de ejecución en tiempo y recursos.
  • Datos de Producción, Certificación, Obra en Curso y Facturación.
  • Datos de Ejecución (por ejemplo, horas de Mano de Obra) y de Compras, tanto de materiales como de subcontratistas y otros servicios externos.
• Objetivo y aportación para la toma de decisiones:
  • La finalidad de estos indicadores es conocer la situación de los proyectos de Obra en cuanto a los costes incurridos para el avance de la ejecución, así como los márgenes resultantes, con datos agregados de producción, ejecución, compras, facturación y obra en curso. El cálculo del margen ha de incluir la valoración de las existencias.
  • Asimismo, se han de poder analizar los Costes y Márgenes, así como su desviación, si es el caso, con relación a la estimación inicial realizada en las diferentes Fases del Proyecto.
  • Los ratios comparativos nos ayudan a visualizar la distancia porcentual entre los valores conseguidos y los valores objetivo.
  • EL análisis del Margen Proyectado es clave para estimar lo antes posible la situación del proyecto a su finalización, con el objetivo de tomar decisiones de forma anticipada.
  • En definitiva, este conjunto de KPi’s nos informan del cumplimiento de las previsiones en cuanto a márgenes y costes a todos los niveles, de acuerdo con la Estrategia de Operaciones y Financiera de la empresa.

4) Grupo de Indicadores de Resultados:

• KPI’s principales:
  • Cuentas de Resultados Analíticas: la gestión analítica de los costes e ingresos de los proyectos posibilitan desvincularnos de las obligaciones que impone a la gestión financiera el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Plan General Contable.
    
    Las herramientas analíticas para realizar repartos, periodificaciones, imputaciones anticipadas, … nos permiten tener una Cuenta de Resultados del proyecto actualizada en todo momento, conociendo los costes en el momento en el que son ciertos, no en el momento de su devengo contable.
    
    Disponer de una Cuenta de Resultados por proyecto, partiendo de la venta (certificación aceptada) y restando los costes ciertos (directos e indirectos) imputables a la producción realizada, nos permite conocer en tiempo real el Margen de Aportación del proyecto. Una vez apliquemos los Costes Generales, tendremos el Margen Real del proyecto.
    
    Una buena definición de la estructura analítica nos permitirá agregar las Cuentas de Resultados de los proyectos para obtenerlas a nivel de Delegación, Unidad de Negocio, Empresa o Grupo.
    
    
  • Balance y Cuenta de Resultados Financiera: los datos financieros permiten conocer la situación “oficial” de la empresa en cada periodo, por lo que es importante tenerlos en cuenta.
    
    Las opciones de análisis y navegación que permiten las herramientas de Inteligencia de Negocio facilitan el enfoque de los responsables de tomar decisiones.
    
    
    Imagen de análisis navegable de una Cuenta de Resultados
    
    
    Imagen de análisis de comparativo de Balances

• Ratios Financieros: al igual que en el resto de los grupos de indicadores que hemos analizado, los ratios basados en los conceptos del Balance y la Cuenta de Resultados nos permiten comparar medidas diversas y obtener indicadores clave para la gestión.
  
  En concreto, en el área financiera hay un conjunto de ratios estandarizados que se utilizan de forma habitual, como, por ejemplo: Fondo de Maniobra, Autonomía Financiera, Capital Circulante vs Activo Total, Equilibrio Financiero y Solvencia, Ratio de Liquidez y Ratio de Tesorería, ...
  
  
  Imagen del Ratio del Fondo de Maniobra
  
  
  Imagen del Ratio de Liquidez

• Estos indicadores se obtienen de:
  • Datos de la Contabilidad General para el Balance, la Cuenta de Resultados y los Ratios Financieros.
  • Datos Analíticos de los Proyectos de Obra, en sus diferentes Fases (Estudio, Contratado, Ejecución, …), en base a los datos de Producción, Ejecución, Compras, Certificación, Obra en Curso y Facturación.
  • Datos de cartera y de bancos para el análisis de Tesorería.
• Objetivo y aportación para la toma de decisiones:
  • La finalidad de estos indicadores es conocer la Cuenta de Resultados de los proyectos de Obra en cuanto a ventas y costes incurridos para el avance de la ejecución, así como los márgenes de aportación resultantes, con datos agregados de producción, ejecución, compras, facturación y obra en curso.
  • Los indicadores de Tesorería nos han de permitir anticiparnos a las necesidades de circulante que podamos tener.
  • Estos indicadores son una base y un punto de control para la Estrategia Corporativa, puesto que nos van informando continuamente de la situación de ingresos, costes, márgenes y rentabilidad a todos los niveles de la compañía.

Conclusiones

Existen infinidad de indicadores que se pueden considerar claves para las empresas del sector de construcción. No obstante, es una buena práctica crear Cuadros de Mando por áreas, que incluyan tanto los indicadores clave como otros más específicos, y unificar en un panel de KPI’s los que consideremos que representan mejor la información en que queramos poner el foco, de acuerdo con las necesidades de nuestro negocio y las características particulares de cada empresa.

Como hemos visto, con un conjunto reducido de KPI’s, disponemos de suficiente información para conocer la situación real de la empresa y poder tomar las decisiones estratégicas que se necesiten en cada momento.

También te pueden interesar...