EL INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS ( EDI ) EN LA LOGÍSTICA

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Desde hace unas décadas, las tecnologías TIC se han incorporado de forma masiva a la actividad de las empresas, permitiéndoles transformar su organización y abriendo nuevas oportunidades para competir a través de la integración de procesos internos y externos a la empresa. 

Uno de los mayores impactos de las TIC sobre la empresa ha sido precisamente entre las actividades de la cadena logística que requiere un flujo de información y gestion muy eficaz entre los diferentes agentes del sector que intervienen en ella.

La evolución competitiva de este entorno empresarial lleva a la aparición de diseños organizativos cada vez más descentralizados, en red, que permiten profundizar en las estrategias de coste, diferenciación y segmentación. 

Aunque el intercambio electrónico de datos, o en inglés “electronic data interchange” (EDI), tiene su origen en 1948 (con relación a la solución de problemas logísticos entre las fuerzas aliadas y Berlin en pleno bloqueo soviético), su generalización y expansión son el reflejo de los nuevos requerimientos del mercado.

El enfoque tradicional del sistema EDI consiste en realizar la comunicación entre los sistemas de información de las empresas mediante el intercambio de determinados tipos de mensajes de contenido, formato y significado normalizado (pedidos, facturas, confirmaciones, etc.). Por distintas razones, aunque este enfoque tradicional ha tenido una serie de inconvenientes de coste, inflexibilidad, retrasos y dificultades de acceso de pequeñas y medianas empresas, en estos momentos se intentan superar con la aplicación de la tecnología de Internet al sistema EDI.

Aplicación del sistema EDI en la cadena logística

Con relación a la actividad logística, la transmisión de documentos a través del sistema EDI se utiliza para distintos fines entre los que podemos destacar:

• • Previsiones de pedidos
  • Confirmación de pedidos
  • Avisos de expedición
  • Albaranes de entrega
  • Bonos de recepción
  • Documentos de contabilidad y financieros
  • Etc…

Dado que el intercambio de documentos entre las empresas de forma electrónica se ha realizado de acuerdo a ciertos convenios entre las mismas (horarios, orden, etc..), se han desarrollado sistemas EDI adaptados a sus propias necesidades, lo que ha dado lugar a desarrollar estándares sectoriales. A título de ejemplo, vamos a indicar algunos de ellos:

• • ODETTE (Organisation for Data Exchange by TeleTransmission in Europe). Normas seguidas por las empresas del sector automovilístico en Europa.
  • DISH (Data Interchange in Shipping): EDI utilizado por transportistas en Europa, que poco a poco van adoptando este sistema.
  • AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial): Estándar de las empresas de distribución en España
  • Etc…

Los sectores que mas utilizan esta tecnología son: 

• • El sector del automóvil, que tiene su propio lenguaje ODETTE. Los sistemas de fabricación de automóviles modernos precisan involucrar a los proveedores en el proceso productivo, con técnicas como el just in time. El EDI se hace necesario para conectar los fabricantes con sus proveedores.

• • El sector de la distribución es uno de los más activos en el uso del EDI. Hay que destacar el empuje de la AECOC, la Asociación Española de Codificación Comercial, que vela por el uso del estándar internacional del sector EANCOM. Para conseguir que empresas de menor tamaño operen con EDI, se ha apostado por el servicio EDIWEB, que combina las ventajas del EDI con la sencillez de Internet. 

• • El sector financiero es otro de los sectores en el que se aplica el EDI, por ser el medio necesario para las transferencias interbancarias. 

• • El sector sanitario, han introducido el EDI como método de conectar a los proveedores de suministros con los centros sanitarios. 

• • En el sector farmacéutico, se utiliza el EDI entre los flujos de información se dan entre los laboratorios y los mayoristas de farmacia. 

• • En el sector de material eléctrico, los fabricantes y distribuidores también intercambian mensajes con el sistema EDI. 

• • Otros sectores específicos son: las cadenas agroalimentarias, ferretería y bricolaje, etc..

Las diferentes administraciones públicas están haciendo un esfuerzo muy notable por incorporar la transmisión electrónica de datos como medio para comunicarse entre ellas, así como para intercambiar información con los usuarios. Asimismo, destacan los proyectos de la Seguridad Social y la Agencia Española de Administración Tributaria, con sistemas de remisión electrónica de documentos (tipo EDI) que apuestan por Internet.

Ventajas del sistema EDI

Las principales ventajas que presenta el sistema EDI las podemos agrupar en las siguientes:

• • Un ahorro importante de tiempo, que se traduce en:
    • Reducción de los niveles de inventario.
    • Incremento de los movimientos de inventario.
    • Mejora del espacio del almacén.
    • Reducción de roturas de stock
    • Reducción de situaciones de emergencias
    • Reducción de costes de transporte.
    • Mejora del conocimiento de nuestros proveedores
    • Etc…

• • Una reducción de errores y mejora de eficiencia, que se traduce en:
    • Mejora en la planificación de embarque y recepción de mercancía.
    • Mejora en la utilización eficiente del espacio de almacén.
    • Reducción de problemas en la entrega.
    • Menor tiempo dedicado a conciliar diferencias y errores.
    • Reducción de problemas de pedidos incompletos.
    • Menor devolución de pedidos.
    • Reducción de errores en la entrada de datos.
    • Mejor información sobre el estado de los pedidos.
    • Etc…

• • Una reducción de los costes administrativos, que se traduce en la reducción o eliminación de tareas destinas a:
    • Creación, edición o revisión de documentos.
    • Archivo y recuperación de documentos.
    • Comparación de documentos.
    • Reducción de discrepancias en facturas.
    • Reducción de papel.
    • Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias.
    • Reducción de ajustes crédito - débito.
    • Reducción de costes administrativos.
    • Reducción de demora en los pagos y cobros.
    • Eliminación del papel y el franqueo.
    • Etc… 

Desventajas del sistema EDI

En la actualidad, el sistema EDI presenta dos desventajas fundamentales que impiden su generalización a todas las empresas, que son:

• • El elevado coste que supone para las pymes. La consecuencia es que las empresas que entran a formar parte de las redes empresariales no son necesariamente las más eficientes y productivas, sino aquellas con capacidad financiera suficiente para poder invertir en el sistema
  • La asimetría de las relaciones entre clientes y proveedores. De las dos figuras principales en las que se basa el sistema EDI, la empresa central y las empresas que prestan sus servicios a esa empresa central, las relaciones se han caracterizado, tradicionalmente, por el dominio de las primeras sobre las segundas. Las empresas centrales suelen imponer sus condiciones, de manera que muchas veces se producen ineficiencias en el conjunto de la actividad.

Las aplicaciones de Internet a este sistema permiten superar estas limitaciones, avanzando en lo que se ha denominado la democratización del comercio electrónico.

Conclusiones

La tecnología de Internet nos ha permitido optimizar los flujos de información entre todos los agentes, lo que ha permitido desarrollar nuevas posibilidades de rediseño de aquellas actividades que se asientan sobre dichos flujos de información, como es el caso de las actividades de la cadena de suministro, o que ha venido a provocar un replanteamiento profundo de su actividad, organización y estrategia en lo que ha venido en llamarse e-logistics.

En un primer momento, se ha venido implantando un sistema EDI, caracterizado por un alto coste y que, además, debe diseñarse e implantarse para cada relación bilateral concreta entre proveedor y cliente. Esto provoca que el principal criterio para entrar a formar parte de esta incipiente red empresarial sea la capacidad de financiar el sistema de comunicación, y no necesariamente la eficiencia en la actividad. Con la incorporación masiva de las TIC en la actividad empresarial, este concepto se supera, pudiendo hablar de auténticas redes empresariales.

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