En este cambiante y competitivo mundo de negocios actual, la formación es una ventaja competitiva para las organizaciones ya que se desarrollan las competencias necesarias para el desempeño del trabajo y se logra el desarrollo y crecimiento de la empresa.
La formación, la motivación y el talento de los trabajadores aumenta la productividad laboral, así que una mejora de procesos de formación en la empresa conseguirá reducir costes administrativos y por tanto, aumentar en beneficios.
En empresas donde el número de empleados crece a medida que crece la empresa, se ve necesaria una optimización del tiempo de formación de los nuevos empleados para conseguir su eficiencia lo antes posible.
Cuando los empleados se encuentran en distintas ubicaciones geográficas, se necesita una forma de realizar la formación que sea ágil y breve, y que no complique la productividad.
Estos empleados deben recibir una formación mínima para poder realizar su trabajo, y se necesita que esté estructurada y bien organizada para minimizar los tiempos de desarrollo.
Planes de formación
La formación permite a las organizaciones proporcionar a los empleados los conocimientos y las competencias que necesitan.
Los planes de acogida para los nuevos empleados se planifican para incorporar, socializar y realizar el seguimiento de todas las personas nuevas que se incorporan a la organización, y su objetivo principal es facilitar la adaptación y su desarrollo en la empresa, en el mínimo tiempo posible.
Mejorar la productividad de la empresa, los equipos y las personas. Ser proactivo: informar oportunamente al trabajador sobre lo que tiene que hacer en función de su rol y disponer de herramientas para coordinar las tareas que tienen que realizar en su día a día. El trabajo de los usuarios es conducido por los procesos de negocio, habilitando a cada usuario las tareas que tiene que realizar en cada momento, enfocado por prioridades. De esta forma favorece que se alcancen los objetivos establecidos para los trabajadores.
¿Cómo podemos reducir este tiempo de formación?
Trabajando por procesos.
La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.
Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
La implantación de la gestión de procesos es una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones. Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza recursos y controles para transformar elementos de entrada (especificaciones, recursos, información, servicios,…) en resultados (otras informaciones, servicios,…) puede considerarse como un proceso.
Si existen tareas que se pueden encadenar de manera optimizada, ejecutar y controlar, siempre utilizando los procedimientos y plazos determinados, realizarlas traerá ganancias para su empresa y para la satisfacción de todos los empleados.
Si estas tareas son tareas de formación que pueden ser estructuradas y guiadas de modo que el usuario las perciba como “sencillas”, el tiempo de formación disminuirá y así también, la productividad aumentará al invertir menos tiempo en estas tareas de formación que a menudo son tediosas y requieren mucho tiempo.
Mejora de procesos
Una acción de mejora es toda acción que está destinada a cambiar la forma en que se está desarrollando un proceso. Estas mejoras, se deben reflejar en una mejora de los indicadores de cada uno de los procesos.
Se puede mejorar un proceso mediante aportaciones creativas, imaginación y sentido crítico.
La mejora continua es un proceso estructurado en el que participan todas las personas de la organización con el objeto de incrementar progresivamente la calidad, la competitividad y la productividad, aumentando el valor para el cliente y aumentando la eficiencia en el uso de los recursos, en el seno de un entorno cambiante.
La mejora de procesos en la empresa permitirá tener un punto de referencia objetivo para poder competir en los diferentes mercados y saber en tiempo y forma dónde se encuentra la compañía. Además, esta mejora de los procesos dará estabilidad a la empresa.
La mejora de procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales.
Cuando los procesos de formación se estandarizan se produce un ahorro de tiempo que se traduce en rentabilidad. Esta mejora de procesos de formación se transforma en beneficios para tu organización.
Parte de los beneficios que se obtienen con la mejora de procesos son:
- Ahorro de tiempo y mejora de la productividad
- La optimización de la circulación de información de forma interna en la empresa
- Dar importancia y priorizar los trabajos o tareas de carácter urgente
- Mejorar el control de todos los procesos internos, entre ellos, procesos de formación del personal.
- Mejor atención y servicio al cliente, tanto al interno (empleados y socios) como al externo.
- Mejora continua de los procesos con mecanismos de medición de resultados. A medida que se mejoran los procesos, se acortan los tiempos.
- Resolución más rápida de las incidencias, analizando los problemas
- Debido a la obtención de una mayor eficiencia de los recursos, se obtienen costes de procesamiento más bajos.
Cuando se quiere implementar una mejora continua de los procesos, se debe saber qué secuencia de actividades se debe mejorar.
Por ejemplo, si se quiere realizar una mejora de la formación que se da a los nuevos empleados, se deberían ejecutar una secuencia de pasos que serían:
- Definir el problema o desviación detectada sobre los indicadores y objetivos. En el caso que nos ocupa, habría que analizar las desviaciones obtenidas en los procesos de formación respecto al tiempo establecido. El objetivo principal es minimizar al máximo ese tiempo.
- Establecer mecanismos de medición más adecuados. Hay que buscar esos mecanismos que midan los tiempos empleados.
- Identificar las causas del problema, identificar las más relevantes, establecer soluciones y analizar los datos obtenidos.
- Establecer planes de acción e implementar esas mejoras.
- Controlar esas mejoras, monitorizar de forma constante y realizar los ajustes necesarios.
¿Qué herramientas nos ayudan a obtener una mejora de procesos?
Los flujos de trabajo (o workflow en inglés) son sistemas que nos ayudan a lograr los cambios organizativos necesarios para trabajar eficazmente. Hoy en día, el objetivo de la gestión por procesos es evolucionar a una estructura organizacional más clara, con mayor orientación al equipo y con un control de la situación de sus procesos de negocio.
Los procesos han de ser dinámicos y flexibles, para poder cambiarlos en cualquier momento. Deben poder adaptarse a las distintas situaciones que puedan ocurrir.
Los workflow evolucionan y cambian para adaptarse a esos procesos. Es necesario tener claro que estos sistemas de workflow deben permitir ir ampliando la complejidad de los flujos de trabajo a medida que estos van aumentando y creciendo. Además, toda esta evolución ha de hacerse sin penalizar la velocidad del sistema.
Existen muchas ventajas derivadas de utilizar un software de motor de workflow. Pero hay que incidir en la idea de que un proceso sólo puede ser introducido en el software y automatizado de forma eficiente, si primero pasa por un proceso de mejora continua.
Por lo tanto, si uno de los quebraderos de tu empresa se basa en reducir el tiempo empleado en formar a tus nuevos empleados para conseguir su eficiencia lo antes posible, ahora ya sabes qué es lo que tienes que hacer.
Trabaja con una mejora de procesos constante y consigue así tus objetivos, haciendo además que tus costes no aumenten y así consigas ser más escalable.
