¿POR QUÉ CAMBIAR A UN SOFTWARE ERP CLOUD?

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Si analizamos la estrategia de las empresas de software de gestión empresarial, vemos que desde hace años se está produciendo una focalización de sus servicios en un entorno cloud y generalmente con una modalidad de servicio SaaS (software como servicio). Incluso podemos afirmar, que algunas marcas multinacionales muy conocidas de software ERP, están convenciendo a sus clientes de la necesidad de cambiar a los servicios que prestan en la nube. La cuestión que se nos plantea es ¿por qué se esta produciendo este cambio? ¿Por qué cambiar a un software ERP cloud?

Para contestar a estas cuestiones es conveniente hacer una reflexión sobre los cambios que se han producido a nivel tecnológico en los últimos años y cómo ha afectado todo ello a nuestros requerimientos de gestión.

Antes de nada, es importante hacer una mención especial a la relación que se ha venido estableciendo entre el sistema de gestión de una empresa y el software ERP sobre el que se apoyaban como herramienta principal de ayuda a su gestión. En este sentido, tenemos que destacar situaciones que pertenecen a las dos partes de la moneda:

Como parte positiva, es evidente que la generalización del uso del software de gestión empresarial, por parte de las empresas, se ha producido porque:
- Ha permitido un gran incremento de la productividad de una gran parte de tareas administrativas (como facturación, pagos, etc…)
- Ha permitido la automatización de tareas que eran intensivas en mano de obra especializada (como la contabilidad, etc…)
- Ha permitido incorporar nuevos procesos difíciles de aplicar sin el apoyo de un sistema informatico (calculo de necesidades de fabricación a partir del MPR, etc…)

Como parte negativa, las empresas han tenido que incorporar a su organización una tecnología que no entendían muy bien y que también les suponía algunas servidumbres difíciles de gestionar:
- Dificultad de integración entre personal informatico y de negocio. La inclusión en la organización de personal informático, que parecía que hablaran otro idioma pero que eran necesarios para afrontar la transformación digital, hacía difícil su integración con el resto del área de negocio.
- Asunción de un importante coste adicional del sistema de gestión que no eran capaces de valorar. En este sentido es importante destacar 2 situaciones que podemos decir que han participado activamente como impulsoras de la evolución del software de gestión hasta nuestros días:
  - Por una parte, la rigidez de los sistemas de información para adaptarse a nuevos requerimientos de las empresas. Podemos decir que los cambios se llevaban muy mal con los programas informáticos, por lo que en ocasiones era mejor rehacer los programas que adaptarlos.
  - Por otra parte, cada vez era más difícil y costoso mantener el software de gestión, sin una expectativa clara de cómo afrontar este problema, ya que como hemos comentado anteriormente, en el ámbito del negocio se desconocía esta tecnología y no existía una buena comunicación con el personal técnico en esta materia.

Todo esto generaba una situación de amor - odio con la que tuvieron que convivir las empresas durante las ultimas décadas del siglo pasado y principios del presente. Sin lugar a dudas existían problemas que había que resolver y que fueron los impulsores de la evolución del software hasta nuestros días.

Es importante hacer mención a un proceso que se consolidó con el cambio de siglo y que ha tenido una gran influencia en las nuevas tendencias. Nos referimos a los procesos de desarrollo Open Source, que eran comunidades de profesionales que aprovechaban las grandes posibilidades que ofrecía internet para acometer sus procesos de desarrollo de software de forma colaborativa y voluntaria. Para ello fue importante asegurar una forma de trabajar en la que se garantizara:

Que muchas personas, sin relación personal y a distancia, fueran capaces de trabajar conjuntamente en el desarrollo de un software.
Que debía permitir a cualquiera persona del proyecto poder entender de forma ágil los programas escritos por otros compañeros. Esto era una cuestión crítica, ya que las personas podían rotar constantemente y su compromiso con el proyecto era voluntario.
Que el desarrollo y la ejecución del software fuera en un entorno web.

Como podemos apreciar, estamos hablando de las mismas condiciones que requerían las empresas para romper con la relación amor - odio que había caracterizado las relaciones entre el área informatica y de negocio durante tantos años.

Nuevos requerimientos empresariales ante un sistema de gestión ERP

Adaptaciones del software de gestión

Como hemos comentado en otros artículos, la aparición de internet y el desarrollo tecnológico que gira a su alrededor, han propiciado nuevas formas de hacer las cosas y nuevas oportunidades que han cambiado el escenario competitivo. Las empresas se encuentran con la necesidad de adaptarse a los cambios de un entorno cambiante y esto implica que deban adaptar sus sistemas de gestión.

La adaptación de sus sistemas de gestión lleva implícito, en la mayoría de los casos, adaptaciones en sus programas informáticos cuya representación general la ostentan los sistemas ERP.

Por tanto, nos encontramos con una situación en la que:

se va a generalizar la necesidad de que las empresas se adapten sistemáticamente a los cambios de un entorno convulso
pero los softwares de gestión, que son un gran apoyo en la eficiencia de su trabajo, se caracterizan por su rigidez, tanto:
- En la capacidad de modificación de forma eficiente y eficaz.
- En la capacidad de integración con otros softwares de gestión. La política de los fabricantes de software ha sido desde siempre la de hacer sistemas cerrados que no se entendieran con otras aplicaciones. Afortunadamente, esto empieza a cambiar propiciado por la nueva situación de mercado.

Cambio en la toma de decisiones: mayor racionalización del gasto.

Además de todo esto y como consecuencia de las características del nuevo entorno competitivo, los plazos de tiempo se han acortado para todo, ya que los cambios, y por tanto el riesgo, son cada vez mas frecuentes. Esto tiene una gran impacto el la toma de decisiones de las empresas, en dos sentidos:

Se tiene que justificar un retorno claro de la inversión (ROI)
Es crítico la necesidad de racionalizar el gasto y, por tanto, no se pueden acometer proyectos con costes ocultos como son:
- La falta de control sobre la evolución del coste de los mantenimientos del software de gestión que no responde a una mayor utilidad del sistema de información (basta ya de pagar la ineficiencia de las empresas fabricantes).
- La falta de integración con otros softwares ajenos al fabricante, lo que supone inflexibilidad y la necesidad de inversiones futuras de forma recurrente.

Necesidad de integración, movilidad y deslocalización

Por otro lado, la tecnología a propiciado cambios en las formas de hacer las cosas, lo que conlleva la necesidad de hacer frente a nuevos retos como son:

Poder trabajar en un entorno de movilidad, desde cualquier tipo de dispositivo.
Poder trabajar desde cualquier ubicación física, lo que facilita la flexibilidad de las condiciones laborales del personal administrativo y de gestión.
La integración con el entorno. En los tiempos en los que vivimos es imposible que un solo proveedor de software nos cubra todas nuestras necesidades de gestión de forma eficaz, por lo que necesitamos que se pueda entender con otros programas sin que tengamos que renunciar a nada.

Gestión de la seguridad

Por último, el uso habitual de internet ha supuesto abrir las puertas de las empresas al exterior, lo que implica la necesidad de gestionar la seguridad de nuestras comunicaciones para que no se generen situaciones no deseadas que por desgracia son una realidad.

Los cambios tecnológicos en el desarrollo del software en los últimos años

Como consecuencia de los problemas planteados en el desarrollo del software, y en un momento en el que se desarrollaban los primeros proyectos Open Source, se consolidaron algunos cambios que iban a permitir superarlos, nos referimos a:

Cambios de la gestión de proyectos de desarrollo de software, pasando de un enfoque clásico (en cascada) a un enfoque de desarrollo ágil, caracterizado por una mayor flexibilidad y eficiencia. Este cambio ha ayudado a mejorar la comunicacion entre los equipos de gestión y el personal informático.

Cambios en el desarrollo del software, que ha permitido mejorar la construcción de los programas para que puedan ser compartidos de forma eficaz por equipos amplios de técnicos y que sean fáciles de mantener. A titulo de ejemplo podemos resumir en:
- Cambios de paradigma de programación, pasando de la programación estructurada a la programación orientada a objetos. Este cambio es fundamental para poder desarrollar otros cambios que se indican a continuación.
- Cambios en la arquitectura y diseño del software en la web.
- Cambios en los lenguajes de programación para adaptarse al entorno web.
- Proliferación de instrucciones de buenas prácticas con la finalidad de normalizar las pautas de trabajo en aras de mejorar la comprensión de los programas por parte de cualquier profesional (lo que se ha venido en llamar, la legibilidad del código.)

Gracias a los proyectos Open Source, que tuvieron que implantar gran parte de estos cambios para hacer posible la viabilidad de sus proyectos, se ha podido comprobar:

la eficacia de muchas de estas propuestas, lo que ha permitido demostrar que las cosas se podían hacer de otra manera de forma mucho más eficaz.
que la integración de datos entre programas distintos no es una cuestión técnica sino de voluntad, proliferando distintos procesos de normalización de intercambio de datos como es el caso de las API’s, etc…

Ventajas de contratar un software cloud en su modalidad SaaS.

Las ventajas de compartir un software en entorno web, y en particular un ERP, depende de algunos factores como son:

La capacidad del proveedor de los servicios de haber implantado los cambios comentados en su software de gestión.
El tipo de cloud.
La modalidad de pago por servicios.

Veamos pues cada una de ellas:

La capacidad del proveedor

Los proveedores que han desarrollado su software en los últimos años, es muy probable que hayan adoptados los cambios en el desarrollo del software que hemos comentado. Por este motivo es muy probable que estos programas hayan conseguido:

Mejorar la respuesta informática ante los cambios y adaptaciones del software, de forma que no solo ha hecho que sea posible en condiciones de calidad sino también a un menor coste.
Mejorar la integración con otros sistemas, lo que ha supuesto un cambio cultural importante, abandonando los enfoques cerrados. Ahora la fuerza se consigue con la capacidad de integración entre distintas soluciones softwares.
Reducir mucho el coste del mantenimiento del software.
Disfrutar y aportar nuevas funcionalidades que se han generado a partir de la irrupción de internet en un entorno web.

No obstante, ofrecer servicios en la nube no garantiza que el software que se ofrezca se haya desarrollado con las indicaciones a las que nos hemos referido en este post, ya que en muchos casos, las empresas han tenido que adaptar sus programas al nuevo entorno web a través de convertidores de software ante la imposibilidad de afrontar todos los cambios que requería su producto, ya que en la mayoría de casos, suponía hacerlo todo de nuevo.

El tipo de cloud.

En el caso de cloud públicas, se consigue una mayor eficiencia en la gestión de los recursos que se suele trasladar al cliente final. En concreto:

Se comparten recursos de hardware, de forma que permite repartir el coste de este tipo de recursos entre distintas empresas. Esto ha sido posible gracias a distintos avances tecnológicos como han sido los sistemas de virtualización del hardware, etc…
El mantenimiento de software se realiza de forma centralizada, lo que reduce mucho el coste además de las otras consideraciones realizadas anteriormente. Esto permite realizar una política de actualizaciones más eficaz y segura.
La gestión de la seguridad es muy eficaz ya que se pueden implantar sistemas muy fiables y eficaces cuyo coste se puede repartir entre muchos, lo que hace posible este tipo de inversión.
No hay que invertir en licencias de software, ya que corresponde al propietario de las instalaciones. En el caso de sistemas operativos y bases de datos, el volumen de licencias a negociar con los proveedores suelen permitir la adquisición de las mismas en mejores condiciones a las que podría optar una empresa a titulo individual, por lo que es otro de los beneficios que se suele repercutir en los clientes.
No hay que invertir en un equipo técnico de naturaleza informática, ya que esta inversión la realiza el propietario de las instalaciones. Nos olvidaremos de administrar el hardware y el software.
Los empleados de una organización pueden acceder en remoto a toda la infraestructura de la organización simplemente a través de Internet. Ofrece a los usuarios la posibilidad de conectarse a aplicaciones alojadas en la nube a través de Internet.

En el caso de redes privadas, estas ventajas no se dan, ya que el propietario de las instalaciones es la propia empresa.

La modalidad de pago por servicios

Está muy extendido, en los servicios ofrecidos en clouds públicas, la modalidad de pago SaaS, lo que supone:

Es el modelo de despliegue en la nube que requiere menor implicación de recursos por parte de la empresa cliente. Esto se debe a que el proveedor se ocupa directamente del mantenimiento del servidor, las medidas de seguridad, la gestión de la plataforma, las actualizaciones del sistema y el soporte.
La empresa pueden centrarse en el centro de su actividad y en una estrategia puramente de negocio sin tener que invertir en informática.
Se paga según el consumo de los recursos, lo que suele representar la opción más económica del mercado.

Aunque esta es la modalidad más extendida, existen otras modalidades que pueden ser más interesantes dependiendo de otros factores como son el sector, nivel de servicio requerido, etc…