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    07 Sep 2017

    Sustituye al papel con la Digitalización Certificada

    digitalizacion certificada

     

    Todos en algún momento hemos oído el concepto de “Oficina sin papeles” y más de uno hemos creído que no es posible trabajar sin papeles, ya que el papel lleva tantos años arraigado a nuestras costumbres y es algo tan nuestro, que vemos imposible poder eliminarlo.

    En una época tan tecnológica como la que vivimos, en la que estamos 24 horas conectados a Internet por medio de un Smartphone, una Tablet o un ordenador portátil no se entiende cómo podemos continuar aferrándonos a algo que pertenece a otro siglo.

    ¿Quién no gestiona sus correos en su móvil? ¿Quién utiliza ya las Agendas en papel teniendo herramientas que vienen preinstaladas en los terminales o se descargan de forma gratuita? ¿Qué CEO no tiene incluso un CRM instalado en el móvil o en la Tablet?

    Podemos trabajar desde cualquier sitio, ya no necesitamos estar físicamente en la oficina, así que, si podemos llevar la oficina a cuestas, gracias a sistemas en la nube  que almacenan todos nuestros datos, podremos trabajar sin hacer un uso abusivo del papel y sin necesidad de destinar parte de nuestro espacio de trabajo al almacenamiento de dichos papeles.

    Pero, ¿Cómo podemos acabar con el papel?

    La Digitalización Certificada nos ayuda a acabar con cualquier documento físico.

     

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    ¿Por qué debemos acabar con el papel?

    Porque el papel genera ineficiencia.

    La información que está en papel corre el riesgo de ser extraviada, o de llegar tarde a su destinatario o incluso de llegar en malas condiciones.
    Además, ese papel necesita ser impreso, fotocopiado, y almacenado, lo que implica costes de materiales, costes de tiempo y baja productividad.

    Y no menos importante, el respeto al Medio Ambiente. Menos impresión representa menos árboles cortados y menos gasto de energía para fabricar y transportar ese papel.

    Además, la ausencia de papeles encima de la mesa te quitará estrés. Organizar los documentos digitalmente es más simple y tu oficina, además, estará mucho más limpia, ya que el papel atrae mucho polvo y sensación de desorden. Esto te ayudará a centrarte en las tareas realmente importantes.

     

    ¿Cuáles son los beneficios de reducir el papel?

    Alguno de los múltiples beneficios que tiene reducir el papel en tu oficina son estos:

    • Disminución de tiempo en las comunicaciones. Comunicaciones más rápidas: mandar un email es cuestión de segundos, una carta tarda como mínimo un día. El papel es demasiado lento para los tiempos que vivimos.
    • Acceso inmediato a la información, ya que está almacenada digitalmente e indexada, lo que facilita su búsqueda disminuyendo el tiempo empleado.
    • Mayor movilidad, puesto que podrás cambiar de oficina y trabajar desde cualquier parte sin necesidad de llevar contigo papeles o archivos.
    • Reducción de costes, ya que ahorrarás dinero en archivadores, impresoras, tintas y sobre todo en gastos derivados de los envíos.
    • Reducción del espacio de tu oficina destinado a almacenar papeles, por lo que podrás utilizarlo para otros fines.

    Toda empresa que esté preocupada por trabajar de forma más eficiente tiene en cuenta el impacto real que tiene el uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones, y si tu empresa es una de ellas, has de saber que esto se consigue gracias a la cultura de la Digitalización.

     

    ¿Hablamos de Digitalización o de Digitalización certificada?

    La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato no digital (como papel o formato digital no estructurado) en formato digital útil para ser procesado, pero debemos tener claro que esos archivos digitales no tienen ni tendrán validez legal alguna y, por lo tanto, no podremos destruir los papeles originales. Para conseguir esta validez legal necesitamos la Digitalización certificada, que otorga a los documentos validez legal ante cualquier organismo oficial en base a las condiciones establecidas por la Agencia Tributaria y, por consecuencia, sí permite la eliminación de los documentos originales.

    Por lo tanto, la Digitalización certificada es el vehículo que ayuda a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también más cuidadosas con el Medio Ambiente.

    Así pues, la eliminación definitiva del papel pasa por un proceso de Digitalización certificada de los documentos en las empresas.

    Para que todo se realice de forma legal y válida, y sea admitido por la Agencia Tributaria, es necesario utilizar un sistema de digitalización homologado, recogido en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007.

    La Agencia Tributaria obliga a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales siempre y cuando no estén digitalizadas y certificadas, por lo que el proceso de Digitalización certificada supone un gran paso para las organizaciones. El caso de las facturas de proveedor recibidas en papel es un claro ejemplo de obtención de beneficios al convertirlas a un formato digital.

    Y aunque la ley no lo exige de forma explícita, resulta muy recomendable mantener al menos una copia de seguridad de la base de datos, de forma que esa redundancia nos garantice la seguridad de los datos a largo plazo una vez destruido el papel.

     

    Para que la Digitalización Certificada sea 100% operativa, debe apoyarse en otros conceptos como son:

    • Un escáner, para el reconocimiento OCR.  Digitalizamos los documentos reconociendo el contenido de los mismos y archivándolos electrónicamente. A la hora de enviarlos por correo electrónico ahorraremos tiempo y dinero.
    • Sistemas cloud. El almacenamiento en la nube ha llegado para facilitarnos las gestiones y es todo un aliado a la hora de decir adiós al papel. La nube nos permite almacenar todos los archivos que necesitemos en línea y acceder a ellos cuando queramos, con independencia de donde estemos. Gracias a  ello, se acaba la necesidad de imprimir y de contar con una infraestructura física de almacenaje.
    • El software especializado. Se requieren soluciones tecnológicas específicas que permitan a las empresas ser más operativas y disminuir el uso de papel. Es el caso, de las  soluciones de Digitalización certificada que convierten los documentos físicos dotándolos de validez legal, lo que permite que el documento original pueda ser eliminado.

     

    digitalizacion certificada flujo

     

    Llegados a este punto, nos preguntamos ¿Es posible eliminar el 100% del papel?

    Hay dos detalles que no podemos obviar y son:

    1. El proceso de Digitalización certificada de los documentos de una empresa no se puede implantar de la noche a la mañana, y
    2. El volumen de papel que utilizamos disminuirá considerablemente, pero no puede, simplemente, desaparecer.

    Como ya hemos dicho, la transición a la oficina sin papeles no puede hacerse de golpe, ya que sería algo estresante para el equipo.

    Se debe empezar de forma paulatina y seleccionando determinadas áreas de la empresa, de modo que el resto no se verá afectado por estos cambios. Así, una a una, ir digitalizándolas todas. Una de las áreas de trabajo más idóneas a implementar en primer lugar es la recepción de facturas de proveedores y facturas de gastos.

     

    La Digitalización Certificada conseguirá garantizar que ese volumen de papel que tenemos hoy por hoy en nuestras oficinas disminuirá considerablemente, ya que hace que los documentos digitalizados y homologados tengan el mismo valor legal que los originales y por lo tanto, estos últimos puedan ser eliminados.

    Este cambio de cultura ha llegado para quedarse. Al igual que el papel sustituyó al pergamino, hoy en día el documento digital está sustituyendo al papel, y en pocos años, no existirá esta reflexión de cambio porque es un proceso ya consolidado, al igual que hoy nadie se plantea escribir una carta en soporte de pergamino.

    Esta es una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad que las empresas no deberían desperdiciar.

    El papel es algo del pasado, el futuro es digital, ¿de verdad te quieres quedar en el pasado?

     

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    Equipo Datadec

    Javier Perales

    Escrito por: Javier Perales

    Responsable Marketing Digital DATADEC Group

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