7 PASOS PARA IMPLANTAR UN ERP EN TU EMPRESA. LO QUE DEBES SABER

Tras mucho buscar, analizar y comparar, he decidido que voy a implantar un ERP en mi empresa y me gustaría saber a qué me enfrento.

• ¿Cómo es realmente una implantación?
• ¿Qué pasos hay que seguir?
• Dicen que implantar un ERP puede llegar a ser un proceso traumático ¿Es eso cierto? ¿Cuál es el impacto que tendrá en mi organización?

Si te has planteado todas estas dudas, tienes que saber que uno de los impactos más importante que puede tener la implantación de un ERP es, sin duda, la gestión del cambio. Todos los empleados de los departamentos afectados deben estar al tanto, especialmente los mandos y los usuarios clave.

Según Gartner (empresa consultora de investigación de las tecnologías de la información), es recomendable organizar una buena gestión del cambio con aproximadamente el 15% de los recursos destinados a la implantación, y lo habitual es dedicar únicamente el 5%.

Razón de más para que antes, durante y tras la implantación, todos los usuarios tengan una información profunda en cuanto a la utilización del sistema.

A continuación vamos a ver los pasos que deben realizarse para implantar un ERP, pero si aún no sabes qué directrices tomar para elegir un ERP adecuado, te aconsejamos que leas nuestro Post “Consejos para elegir un ERP. ¿Qué debo saber antes?” 

PASO 1: PLANIFICACIÓN

Una vez has decidido implantar un ERP, has seleccionado la herramienta a implantar y el proveedor que va a realizar la implantación, debes tener clara la planificación de los tiempos de implantación.

Para ello, la empresa proveedora deberá informarte de toda la planificación mediante un cronograma detallado.

En ese cronograma estarán indicadas todas las actividades de las que consta el proyecto con sus respectivas fechas de inicio y fin (al menos las fechas estimadas). De este modo podrás organizar todos los recursos en base a estas tareas y conocer la evolución del proyecto.

Es muy conveniente detallar en este cronograma los hitos más importantes que puedan implicar entregas o pequeñas instalaciones, así como demostraciones de producto que se esté desarrollando para validar.

PASO 2: CONSULTORÍA Y ANÁLISIS

Los consultores de negocio realizan un análisis de las funcionalidades que necesita tu empresa y que por lo tanto deberán ser implantadas en el ERP.

Estas funcionalidades se basan en las necesidades actuales de la empresa y de otras funcionalidades que quieren llegar a tener.

El servicio de consultoría se realiza antes, durante y después de la implantación del ERP.

Realizar una fase de consultoría y análisis aporta las siguientes ventajas:

• Crear un mejor entendimiento e integración de las operaciones y áreas de la empresa
• Conseguir un sistema ERP ajustado a las necesidades específicas
• Optimizar  los procesos de implantación
• Obtener  mejores resultados de desempeño del ERP

PASO 3: CONFIGURACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN

En la fase de configuración y parametrización se realiza la instalación del hardware y software en base al Diseño de la solución creado en la fase anterior.

La configuración y parametrización inicial es imprescindible para preparar el ERP y adaptarlo a las necesidades de la empresa y los flujos de trabajo en base al modelo de negocio actual y de nuevos requerimientos en el futuro.

Gracias a este paso, se consigue alinear el funcionamiento del ERP a las necesidades de la empresa, incorporando nuevos procesos y nuevas funcionalidades. Es muy común que durante la instalación del software se realicen pruebas sobre una versión piloto, que tiene como objetivo conocer cómo funcionará y se integrará la solución final tras la validación del responsable de la empresa.

Dependiendo del tipo de ERP seleccionado, la instalación del Hardware y el Software será en equipos propios o bien en equipos externos.

Si eliges un ERP Cloud esta instalación se realiza en equipos externos a tu organización.

La parametrización ayuda a configurar la estructura de:

• las empresas, delegaciones, empleados, centros de coste y centros logísticos;
• las familias y productos, los idiomas, las divisas y el plan general contable;
• las reglas de negocio y flujos de trabajo, usuarios y perfiles, y seguridad de acceso al ERP.
• Etc...

En definitiva, se realiza la configuración en base a las necesidades que se necesitan satisfacer.

PASO 4: MIGRACIÓN DE DATOS

Los sistemas ERP se caracterizan por integrar los datos procedentes de las distintas áreas de la empresa, para funcionar en torno al concepto de un dato único y una explotación múltiple. Para que esto sea posible, los datos han de ser correctos.

Implantar un ERP suele presentar dificultades derivadas de la migración de datos de los sistemas anteriores. La calidad de los datos a migrar y las distintas codificaciones del sistema anterior exigen un esfuerzo para poder identificar correctamente el origen de cada dato, depurarlos e insertarlos en la nueva base de datos del ERP.

La migración de datos llega a ser uno de los pasos más importantes al implantar un ERP, debido a que pueden ser un capítulo significativo dentro del presupuesto total de la implantación. Las razones son: el desconocimiento del modelo de datos de partida, la existencia de redundancias, la falta de integridad o los errores derivados de la falta de integración del programa de partida.

PASO 5: FORMACIÓN

Todo el personal que vaya a hacer uso del ERP debe recibir una formación.

La razón clave para el programa de formación de los usuarios que utilicen el ERP es garantizar que se sientan cómodos con el sistema, aumentar su experiencia y su conocimiento.

Uno de los principales problemas con los que se encuentran las empresas implantadoras de software ERP es el hábito en el uso de la aplicación a la que los trabajadores están acostumbrados. Por eso la formación es tan importante. Los usuarios han de familiarizarse con el manejo y funcionamiento del nuevo sistema antes de a trabajar con él.

El contenido del programa de formación de los usuarios del ERP debe centrarse en la lógica, los conceptos del software, las características y la práctica.

Gran parte de esa formación se realiza con el software piloto con el que se ha practicado previamente.

PASO 6: ARRANQUE Y SOPORTE AL ARRANQUE

Este es el último paso a realizar para implantar un ERP.

Estamos ya en la etapa final, cuando el personal ya puede hacer un uso completo de la herramienta, apoyado siempre por el equipo de implantación del proveedor.

Durante esta última fase, se realiza la puesta en marcha del ERP y el soporte a los usuarios.

PASO 7: SEGUIMIENTO Y CONTROL

Siempre hay posibilidad de mejorar, por lo que se debe evaluar continuamente posibles adecuaciones del sistema.

Al finalizar la implantación, lo más habitual es contratar un servicio de mantenimiento con el proveedor del ERP para que pueda dar soporte a las dudas de los usuarios, las actualizaciones del sistema o los fallos que puedan producirse.

Cuando la empresa ya esté en funcionamiento con la nueva herramienta y ya existan datos introducidos en el ERP, se podrán comparar los resultados obtenidos con los objetivos y KPIs que se marcaron al principio.

Es aquí cuando entran en juego las herramientas de Business Intelligence (BI) con cuadros de mando para medir la evolución de la actividad de la compañía.

Gracias a estas herramientas la empresa podrá comprobar si se han obtenido sus objetivos y sus resultados, desde un punto de vista estratégico y con una perspectiva general.  

Las herramientas de BI consiguen que la toma de decisiones resulte más sencilla y certera, y se puedan corregir las desviaciones a tiempo.

Metodologías para implantar un ERP

Es importante escoger una metodología efectiva que maximice la productividad durante el proceso de implantación ya que cada empresa presenta unas necesidades y requerimientos distintos que implica que la implantación deba hacerse de manera personalizada y bien coordinada.

Existen tres grandes metodologías para implantar un ERP:

1. Metodología Waterfall o cascada: Es el método de implantación de un software de gestión más tradicional. Uno de los inconvenientes es que el cliente no vuelve a comprobar la adecuación del ERP a sus necesidades hasta que el proceso termina.
2. Metodología Agile o Scrum: A diferencia del anterior, la metodología Agile apuesta por ir cumpliendo objetivos en cortos plazos de tiempo denominados sprints. El cliente está plenamente involucrado en la gestión del proyecto y pueden realizarse modificaciones a tiempo real y sin dificultades extra.
3. Metodología Sure Step: es una metodología que ha desarrollado Microsoft para implementar sus productos.

Ahora que conoces los pasos que debes realizar para implantar un ERP, y las metodologías existentes, estás preparado para acometer un proceso de implantación con éxito.

Recuerda que partiendo de un proceso de planificación exhaustivo, reducirás el riesgo, evitarás los errores comunes y aprovecharás todos los beneficios financieros y operativos que puede ofrecerte un ERP.

¿Te sientes capaz?

Equipo DATADEC