2 FORMAS DE IMPLANTAR UN SOFTWARE ERP

formas implementar software erp La implantación de un software ERP (Enterprise Resource Planning) en la empresa supone un problema añadido a los que se padecen en el día a día. Se trata de uno de los retos más importantes a los que se enfrentan tanto la empresa que lo implanta como el proveedor que se encarga del proceso. Para realizarlo existen diferentes métodos para dar respuesta a diferentes características del proyecto y de las empresas.

La selección de una metodología adecuada al trinomio: “tipo de proyecto” - “proveedor de servicios” - “empresa”, será clave para el éxito de la implantación de un sistema ERP en la empresa. Esto explica porqué el mismo software, implantado por el mismo proveedor de servicios, fracasa en algunas empresas y en otras termina siendo un éxito.

Vamos a presentar 2 metodologías diferentes muy utilizadas en la actualidad, aunque nos podemos encontrar con múltiples variantes de cada una de ellas.

Preliminares para la llegada de un sistema ERP

A la hora de poner en marcha un software de gestión, es importante complementar previamente algunas acciones tendentes a conseguir los resultados deseados. Aunque no es el objeto de este artículo, vamos a revisar rápidamente a que nos estamos refiriendo:

Estudio interno de la empresa: conocer lo que pasa en el interior de la organización es fundamental para poder obtener ventajas competitivas y ser consciente de las limitaciones que tiene. Realizando este análisis se consiguen obtener los puntos de mejora con la implantación del sistema y los procesos que se consideran críticos para la empresa.
Plasmar las necesidades: es importante contar con un documento o memoria en el que se encuentren plasmadas los resultados y las consideraciones importantes del análisis realizado en el estudio interno de la empresa.
Proceso de selección de proveedores: de las diferentes propuestas recibidas por cada proveedor, deberemos seleccionar aquella que más se ajuste a las características de la empresa. Para ello, no es suficiente con confiar en la capacidad profesional de la empresa proveedora de servicios, sino que se deberá tenerse en cuenta la metodología que utiliza para el desarrollo de su trabajo que tiene como objetivo implantar un software ERP. Al fin y al cabo, el proveedor debe ser capaz de gestionar eficazmente el proyecto en tu empresa, teniendo en cuenta la idiosincrasia que la rodea.
Equipo de trabajo: por último, es importante definir el conjunto de trabajadores de la organización que van a implantar el sistema en la empresa. Este personal será el encargado de trabajar mano a mano con el proveedor. Se debe dejar claro desde el principio, el rol que jugará cada persona del equipo y que requerimientos de dedicación en tiempo serán necesarios.
Compromiso con el proyecto: sin un apoyo explícito de la alta dirección de la empresa, será difícil superar momentos difíciles que implica todo proyecto de este tipo. Hay que considerar que la implantación de un ERP supone el eje central de los procesos de gestión de la empresa y afecta a toda la organización en su conjunto.

Llega el momento de la Implantación del ERP

Se trata de la fase más importante, ya que de poco sirve haber comprado el mejor software del mundo si no es posible implantarlo en tu empresa.

Para realizar esta labor, se han desarrollados varias metodologías que podemos concretar en dos: la metodología cascada o waterfall y, por otro lado, la ágil, con el método scrum como gran exponente. Analizamos ambas de manera exhaustiva a continuación.

Metodología en cascada

La metodología en cascada, también conocida como waterfall, es el método más tradicional para la implantación de un software ERP. Para llevar a cabo este proceso distinguimos cinco fases totalmente diferenciadas. Cada una de ellas es independiente de las otras, pero siguen un orden secuencial como su propio nombre indica. Uno de los inconvenientes de esta metodología es que el cliente no vuelve a comprobar la adecuación del ERP a sus necesidades hasta que el proceso termina. Las principales fases son:

Definición de las requerimientos y planificación. A partir del estudio de necesidades que realizó la empresa, es necesario desarrollar un análisis pormenorizado tendente a determinar las necesidades de parametrización o adaptaciones especificas que requiera el software elegido. Además, a partir del documento resultado de este análisis, se podrán planificar las distintas acciones en el tiempo y marcar objetivos.
Adaptación del programa. De manera autónoma y totalmente ajena a la empresa, nos encargaremos de adaptar las diferentes partes del software a los requerimientos analizados anteriormente. En esta fase será necesario proceder a la parametrización de las distintas opciones preprogramadas, y también al desarrollo de adaptaciones que garanticen las funcionales críticas para la empresa que no contempla el software elegido.
Entrega del programa. En esta tercera fase entregamos el programa totalmente adaptado, es decir, llega el momento de la puesta en marcha del software en la empresa. Para ello, se realizan todas las actualizaciones tanto de hardware como de software necesarias para el buen funcionamiento de todo el proyecto. Se trata del primer momento en el que la organización puede poner a funcionar el sistema.
Pruebas y validación. Para finalizar, hay que comprobar que se han cumplido con éxito las fases anteriores, hay que probar el software para validar el trabajo realizado y para dar por finalizado el procedo de implantación. En caso de que exista algún tipo de problema, es el momento en el que se trata y se soluciona. En esta fase también se pueden identificar nuevas necesidades que permitan aumentar las funcionalidades del software de gestión empresarial.

Metodología ágil

Se trata de una alternativa más novedosa, la metodología ágil se está convirtiendo poco a poco en la más acogida por las empresas. Se podría definir como la implantación por áreas del ERP en la organización. Uno de los fundamentos de esta metodología es la estrecha colaboración entre los equipos de la empresa y del proveedor. La autoorganización y la gestión se realizan de una manera menos rígida y con menos necesidad de documentación.

A diferencia de la metodología anterior, en este caso, en lugar de preparar la implantación de la solución empresarial en su conjunto, se vaya configurando por fases o ciclos. Estos son conocidos en la terminología original como sprints. Este sistema, permite ir entregando por partes cada una de las funcionalidades del ERP mientras se van preparando otras, de esta forma se posibilita que se establezca un diálogo muy útil entre quién implanta el software y la empresa. De esta forma, se introducen modificaciones o se corrigen fallos sin esperar a que se haya entregado todo el producto. Por consiguiente, no tener que esperar al final de la implantación favorece la optimización de costes.

Dentro de esta metodología se puede encontrar el conocido como método scrum. Se trata de un conjunto de prácticas, fases, colaboraciones y normas previamente establecidas para conseguir el mejor resultado posible en la implantación. Se pueden definir una serie de fases que en algunos casos se repiten de forma iterativa.

Planificación. Se planifica el sprint o iteración. Los equipos de trabajo tanto interno como externo se reúnen para fijar los requisitos prioritarios a los que debe hacer frente la plataforma, para definir las tareas concretas.
Ejecución. Se ejecuta la primera iteración con reuniones diarias de sincronización, para analizar y valorar el desarrollo de las tareas asignadas a cada miembro del equipo según el Sprint planificado.
Optimización. Antes de que finalice el ciclo se realiza una reunión de revisión de la iteración con el cliente, en el que se presenta la evolución del producto, realizándose los cambios oportunos en base al desarrollo realizado. Asimismo, se analiza el trabajo realizado, las dificultades y avances para optimizar el proceso de trabajo. Cuando ya se ha adaptado el sistema satisfactoriamente para uno de los ciclos fijados, se realiza su implantación. Desde ese momento la organización puede empezar a funcionar con una parte del software ERP sin que afecte al resto del mismo.

Finalmente, estas fases se repiten de forma iterativa para abordar nuevos requerimientos hasta la implantación total del ERP.

Conclusiones

Cada empresa es diferente y, por ello, debe buscar el modelo de implementación de software ERP que mejor se adapte a su tamaño, funcionamiento y necesidades.

Para garantizar el éxito de la puesta en marcha del sistema se debe elegir el período y las fechas de comienzo de una manera lógica y adaptada a la actividad de la empresa. Cualquier proyecto de este tipo, una vez el sistema esta en funcionamiento, tarda cierto tiempo en estabilizarse. No se debe bajar la guardia hasta que todas las funcionalidades de un ERP hayan funcionado en el sistema final (no el de pruebas).