5 Beneficios de usar un módulo contable de un ERP

La línea divisoria entre un módulo contable de un ERP y un software de contabilidad es difusa. Saber la diferencia entre ambos conceptos te puede parecer algo trivial, pero tener una idea clara puede ayudarte a tomar la decisión correcta en el caso que quieras mejorar la eficiencia del departamento financiero.

Así que, ¿cuál es la diferencia entre un módulo contable de un ERP y un software contable? Si quieres que te hagamos un pequeño resumen, podemos adelantarte que un programa de contabilidad es parte de las funcionalidades de un ERP y representa solo una fracción de todo el potencial que puedes conseguir utilizando un programa de gestión empresarial. Esto es solo la punta del iceberg, ¿quieres saber más?

¿Qué funciones tiene un software contable?

Un software contable se refiere a un programa informático capaz de gestionar la actividad económica de la empresa. Estas actividades pueden ser:

• Gestión de cuentas. Almacena las actividades y transacciones de la empresa usando un orden cronológico y clasificándolos según el Plan General Contable.
• Generación y registro de comprobantes. A efectos fiscales, te permite generar la documentación para presentarla en la hacienda pública.
• Conciliación bancaria. Puedes llevar de forma semiautomática un control de la contabilidad en libros respecto a los extractos de las cuentas bancarias.
• Organizar inventarios. Tener un control del stock disponible.
• Contabilidad analítica. Llevar una contabilidad de costes.
• Gestión de vencimientos. Saber las deudas pendientes de cobro y las facturas a proveedores pendientes de pago

En la actualidad, muchos de los proveedores de este tipo de software incluyen además módulos para actividades relevantes al departamento financiero y comercial como la facturación, órdenes de venta, órdenes de compra, contabilidad y cierre de las cuentas anuales o la posibilidad de enviar las facturas de forma electrónica.

Con un ERP aplicas la gestión empresarial

Una solución ERP tiene todas estas características que hemos comentado anteriormente de un software contable, pero añadiendo muchas otras. Si nos centramos solo en el aspecto económico, con un módulo contable de un ERP puedes tener toda la información conectada a los diferentes departamentos de la empresa, por lo que gran parte de la introducción manual de datos se puede automatizar pues ya se han encargado otros departamentos de añadirlas en el sistema (pedidos de cliente, recepción de materias primas en el almacén…). De este modo, el departamento financiero se puede reorientar a la gestión de problemas que puedan surgir con clientes y proveedores.
 

Hay que pensar con un ERP como un programa que se encarga de la gestión empresarial en todos los departamentos. Los software de gestión están pensados para aglutinar toda la información de la empresa para disponer de ella de forma centralizada, unificando así la información y manteniéndola libre de accesos indebidos. Además, al estar centralizada en un único programa, las copias de seguridad de la información se realizan de una forma mucho más cómoda, pudiendo incluso automatizarlas.
 

No hay que pensar en una solución ERP como un sistema cerrado. Lo bueno es que, a medida que tu empresa crezca y tenga nuevas necesidades, puedes añadir módulos con los que poder, por ejemplo, gestionar la cadena de producción o la gestión de personal.

5 Beneficios de usar un módulo contable de un ERP en un departamento financiero

Ahora que ya sabes las diferencias entre un software de gestión y un programa de contabilidad, vamos a enumerar 5 beneficios que conseguirás si utilizas un ERP para llevar la contabilidad de tu empresa. Los podríamos resumir en:

• No duplicar datos. Cuando usas dos sistemas separados para ventas y contabilidad, se debe de trasladar de forma manual los datos de un sistema a otro con todos los riesgos que conlleva. Cuando usas un ERP integrado, la información es enviada de forma automática entre los distintos departamentos, eliminando la necesidad de la introducción manual. Un ERP te permite centrar el foco en hacer crecer tu negocio, en vez de en introducir datos de forma manual en un sistema.
  
  
• Evitar errores. Siempre hay espacio para errores humanos cuando se introducen datos de forma manual. Desviar la atención un segundo cuando se está haciendo una tarea contable puede suponer un descuadre en los libros contables. Estos descuadres pueden suponerte un coste financiero, por no mencionar implicaciones fiscales en algunos de los casos. Usando un ERP para contabilidad eliminas la introducción de datos de forma manual, por lo que reduces el margen de error, dándote una información financiera mucho más precisa.
  
  
• Informes completos. Aunque con los software de contabilidad tienes la opción de poder sacar informes, con un ERP esta información es mucho más completa. Los informes financieros generados con un módulo de contabilidad de un ERP utilizan datos de toda la empresa, dándote así unos informes con los que poder tomar decisiones importantes con una visión mucho más amplia.
  
  
• Automatización o flujos de trabajo. Con un software de gestión muchos de los procesos financieros o de contabilidad se pueden hacer de forma automática. Simplificando las tareas de los libros de ingresos y gastos, podrás tener más tiempo a gestionar el activo circulante y los problemas que puedan surgir. Es como tener una auditoría automatizada en todo momento.
  
  
• Mejor control de tu negocio. En conjunto, la implementación de una solución ERP en la empresa permite tener un mejor control de tu negocio dándote una visión global de la situación real de tu empresa. Si trabajas en un puesto de responsabilidad, sabes que mantener el control de todos los aspectos de tu negocio es la clave para conseguir resultados y seguir siendo competitivo en tu sector.

Como puedes ver, elegir una solución ERP para la contabilidad de la empresa te da mucha más información de lo que te pueda ofrecer un software para facturación. La capacidad de personalización de un software de gestión te permite poder ajustarlo a las necesidades reales de tu empresa, por lo que no tienes las limitaciones de un programa estandarizado el cual no puedes modificar y adaptar al gusto.

Disponer de la posibilidad de automatizar algunas de las tareas, llevando además un registro de trazabilidad de cada uno de los movimientos, y sabiendo que toda la información está unificada, hace que tengas más tiempo para poder analizar la situación global y poder alinear tu estrategia pudiendo así hacer planes para el futuro. Si quieres sabes cuáles son los consejos básicos para elegir un ERP acorde a tus necesidades visita el post CONSEJOS PARA ELEGIR UN ERP

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Equipo DATADEC