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Mantenimiento preventivo y correctivo: el punto de partida
Como hemos comentado en otras ocasiones, el mantenimiento lo constituyen las tareas que van a velar por asegurar que los activos de una empresa mantengan los niveles de funcionamiento y uso para los que fueron adquiridos, de forma que aporten la utilidad deseada a la empresa. Esta es la única manera de que la empresa alcance los objetivos deseados.
A partir de esta idea, podemos diferenciar 2 tipos de mantenimiento, el mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo, aunque existen otros enfoques como el mantenimiento predictivo.
En este sentido, el mantenimiento preventivo es aquel que se realiza de manera planificada con el objetivo de evitar la avería inesperada de un activo productivo, y tiene una gran importancia dentro de las empresas y resulta imprescindible para su buen funcionamiento y su eficiencia.
Por contra el mantenimiento correctivo, al que habitualmente nos referimos con el término “reparación”, se refiere a las intervenciones que realizamos sobre los activos que han tenido una avería sobrevenida, es decir, que no ha podido ser prevista y resuelta en el marco de un plan de mantenimiento preventivo. Estas intervenciones tratan de restaurar las condiciones de uso de los activos.
Ambos tipos de mantenimiento conviven necesariamente. Aunque hagamos una correcta planificación, nunca estaremos exentos de una avería no deseada. Pero apostar por un buen mantenimiento preventivo es sinónimo de reducir el correctivo y alargar la vida útil de los activos.
Es habitual, en la gestión del mantenimiento, que algunas empresas incurran en errores o situaciones no deseadas que son fáciles de resolver si aplicamos soluciones sencillas con sentido común. Seguramente, este tipo de gestión sea la más agradecida y podemos comprobar pronto sus beneficios. Por este motivo, vamos a reflexionar sobre los errores más comunes, tanto los de concepto como los de ejecución, y también sobre los beneficios más habituales.
5 mitos que frenan el mantenimiento preventivo
Algunos responsables piensan que, aunque es una buena idea, el esfuerzo que supone su diseño y posterior gestión no les compensa porque no ven los beneficios directos de una decisión de este tipo. Detrás de esa percepción suele haber cinco creencias equivocadas.
Mito 1: "No hay gran diferencia de horas perdidas entre preventivo y correctivo"
En cualquier organización existen activos homogéneos desde el punto de vista técnico (lo que permite agrupar acciones para ganar eficiencia) y activos interconectados, donde la inactividad de uno afecta a la actividad de otros. La planificación aprovecha esas relaciones para reducir de forma clara las horas de parada.
El error está en ver las máquinas como elementos individuales: como parte de un sistema, están interrelacionadas. No tiene sentido mantener en perfecto estado una máquina crítica si no hacemos lo mismo con las máquinas auxiliares sin las cuales no podríamos finalizar las siguientes fases del proceso productivo. Y ojo: las horas perdidas no son solo las del activo averiado, sino las de todos los activos afectados por esa avería.
Mito 2: "Requiere más personal dedicado"
Es justo al revés. La planificación de las tareas de mantenimiento permite definir los perfiles del personal necesario (evitando el error recurrente de no disponer, en un momento dado, de los conocimientos técnicos adecuados) y, en función del volumen de horas previstas, decidir con criterio qué tareas subcontratar.
Además, las horas previstas de mantenimiento preventivo siempre son menores que las que suponen las acciones correctivas, ya que un porcentaje importante de estas se desarrollan como horas extraordinarias por la imposibilidad de mantener parados todos los activos relacionados con una incidencia. Cuando no se planifica, es habitual que convivan horas no aprovechadas por falta de trabajo con un alto volumen de horas dentro y fuera de la jornada para contener una avería. El preventivo no exige contratar más personas: racionaliza y aprovecha mejor las que hay.
Mito 3: "Con el preventivo se acaban las averías"
El mantenimiento preventivo supone una gestión racional y eficiente para sacar el máximo partido al rendimiento de los activos, pero no elimina la necesidad de otras acciones. Seguirá habiendo mantenimiento correctivo (no se puede prever todo) y, sobre todo, existe el mantenimiento de uso: el engrase, el calentamiento previo y las demás acciones diarias que acondicionan un activo para que trabaje en condiciones óptimas.
La formación del personal que utiliza una máquina debe contemplar tanto su funcionalidad productiva como estas acciones de mantenimiento por uso, de forma que los errores humanos se reduzcan y el mantenimiento del elemento sea constante.
Mito 4: "Supone un alto coste para la empresa"
Para valorar el coste hay que compararlo con el de las horas de inactividad no planificadas. Y no solo el coste de la hora parada: también sus consecuencias, como retrasos en entregas o roturas de almacén. Teniendo en cuenta estas consideraciones, es difícil pensar que el mantenimiento preventivo pueda ser más costoso que las consecuencias de un paro de actividad no previsto que afecte a un proceso principal de la empresa.
Por tanto, el análisis previo correcto es otro: qué costes no estamos dispuestos a asumir por las consecuencias que tendrían en nuestro negocio.
Mito 5: "Exige una alta inversión inicial"
Implantar y gestionar un sistema de mantenimiento preventivo no implica una inversión importante. Para garantizar el éxito conviene tener presentes 2 consideraciones: contar con una metodología clara y sencilla, y contar con un software de gestión que contemple tanto la gestión preventiva como la correctiva de los activos, con captación automática de datos en el lanzamiento de órdenes de mantenimiento.
Este tipo de software suele consistir en un módulo adicional del ERP, por lo que suelen ser soluciones que requieren un bajo nivel de inversión.
Errores comunes en el mantenimiento preventivo
Algunos de los errores más habituales que nos encontramos en la gestión del mantenimiento son:
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La falta de directrices concretas a los operarios con relación a lo que llamamos mantenimiento diario por uso.
Es importante tener presente que el mantenimiento no solo se aplica cuando se planifica o cuando se avería una máquina. Existe un mantenimiento que podemos llamar de uso, necesario para la correcta utilización del activo. El engrase, el calentamiento previo, etc. suelen ser acciones previas al uso de una máquina que tienen como objetivo acondicionar dicho elemento para que trabaje en condiciones óptimas. Formar al personal responsable de esa máquina en estas tareas diarias implica que los errores humanos se reduzcan y así el mantenimiento del elemento sea constante.
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La consideración errónea del activo a intervenir.
Muchas veces nos centramos en la intervención de un elemento en particular, pero nos olvidamos de la interrelación que tiene con otros elementos. Conviene cambiar el concepto de elemento a intervenir (por ejemplo, una máquina) por el de sistema a intervenir: no solo la máquina en particular, sino también todas las instalaciones y maquinaria auxiliar que afectan a su buen funcionamiento. También es bastante común que no se le dé la misma importancia a todas las partes que conforman una máquina. Tiene la misma relevancia la bombilla de un piloto que el motor principal que la hace funcionar: ambos cumplen una función y deben estar siempre en correcto estado. El plan que se diseña debe abarcar todos los componentes, para garantizar que su estado es el óptimo para el buen funcionamiento de todo el conjunto.
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La falta de una documentación histórica de las intervenciones realizadas.
Esto repercute negativamente en dos apreciaciones. Por una parte, la falta de datos históricos no nos permite desarrollar un conocimiento objetivo del estado del activo al servicio de la empresa (solo es posible que esté en la mente de algún operario). Por otra, cuando no se reportan las intervenciones, es probable que las de tipo preventivo se produzcan sobre elementos recién reparados, lo que supone un mayor coste en tiempo y dinero. Contar con un software de gestión empresarial permite que ese registro se realice de manera rápida y sencilla, teniendo acceso en todo momento a la información, que puede ser de gran utilidad. .
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Diseño erróneo de las unidades de intervención planificadas.
En una empresa existe una gran cantidad de elementos objeto de mantenimiento preventivo. Verlos como elementos individuales, con un plan diferente para cada uno, acaba en planes de mantenimiento infinitos: cientos de papeles que pueden llegar a no tener sentido. Debemos abordar la planificación agrupando dichos elementos en conjuntos técnicos con funcionalidad autónoma, de forma que en cada intervención se ejecuten las tareas sobre el conjunto considerado. Hacer grupos de sistemas homogéneos ayuda a reducir el número de planes necesarios. De esta manera se simplifican las tareas y se consigue una mejor eficiencia. -
Formación no adecuada al personal.
Cada elemento de la empresa que necesita un mantenimiento preventivo cuenta con unas características específicas. Un error muy común es no tener a personal con los conocimientos necesarios para atender cada una de esas características. Apostar por personal cualificado que conozca el funcionamiento y cada una de las piezas que componen la máquina sobre la que se realiza el mantenimiento permite que este sea más seguro y eficaz.
Beneficios de aplicar un mantenimiento preventivo
Como dice el dicho, “más vale prevenir que curar”, o en nuestro caso, “más vale prevenir que reparar”. Este tipo de mantenimiento implica que se reduzcan el número de averías no planificadas y, por tanto, las desviaciones por paros de activos productivos. Estas son algunas de las razones por las que es una buena idea tenerlo en cuenta:
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Incrementa la vida útil de los activos
Una gestión adecuada del mantenimiento preventivo de un activo tiene como consecuencia un mayor conocimiento de sus características de funcionamiento, en base a la información disponible sobre las intervenciones realizadas y las condiciones en las que ha trabajado. Evitar intervenciones correctivas gracias a ese conocimiento nos permitirá alargar su vida útil, porque evitará la fatiga de los distintos componentes como consecuencia de un funcionamiento erróneo. Esto implica reducir la inversión necesaria en la renovación o sustitución de los diferentes elementos, una de las grandes partidas en las que las empresas invierten buena parte de su presupuesto.
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Reducción del número de averías, es decir, del mantenimiento correctivo
Sin lugar a duda, la principal razón que lleva a las empresas a escoger este tipo de sistema es eliminar un gran número de averías. Sustituir las piezas que llegan al final de su vida útil, mantener la maquinaria correctamente engrasada o vigilar que todo funciona de manera óptima son tareas sencillas que permiten evitar males mayores. Al monitorear regularmente las condiciones reales de funcionamiento de los equipos se pueden prevenir eventos inesperados .
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Mejora la calidad de los productos finales.
Un error en el buen funcionamiento de las maquinarias en una cadena de producción puede llegar a alterar el producto final que fabrica. Esto puede provocar un coste económico y, en muchas ocasiones, de imagen para la empresa. Con este mantenimiento se controla en todo momento que la máquina haga la función para la que está pensada de la manera más óptima posible.
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Reducción de inactividad por reparación
Parar un área de la empresa debido a una reparación no planificada implica reducir la capacidad operativa, por lo que supone incurrir en mayores costes de subactividad. El mantenimiento correctivo no entiende de horarios, pero el preventivo permite coordinar las intervenciones para que se realicen en el momento más adecuado, por ejemplo un parón vacacional, y evitar paros no deseados.
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Mejora la seguridad laboral
Cuando aparece una avería, la máquina puede tener un comportamiento extraño que ponga en riesgo la seguridad de los trabajadores. Evitar los accidentes es algo con lo que toda organización tiene que estar comprometida y, además, un plan de mantenimiento preventivo debe ir acompañado de un manual de prevención y seguridad laboral que capacite a los empleados en el uso correcto de maquinarias.
Conclusión
Apostar por un correcto mantenimiento preventivo en ningún momento elimina la necesidad total de un mantenimiento correctivo, pero sí reduce su frecuencia y volumen. Realizar una buena gestión, seguir los planes fijados y contar con los técnicos adecuados es sinónimo de garantía a la hora de realizar un buen plan de mantenimiento.
Preguntas frecuentes sobre errores del mantenimiento preventivo
¿Qué diferencia hay entre mantenimiento preventivo y correctivo?
El preventivo se realiza de manera planificada para evitar la avería inesperada de un activo productivo. El correctivo, lo que habitualmente llamamos “reparación”, interviene sobre activos que ya han sufrido una avería sobrevenida y trata de restaurar sus condiciones de uso. Ambos conviven: el preventivo no elimina el correctivo, pero reduce su frecuencia y volumen.
¿El mantenimiento preventivo elimina todas las averías?
No. No se puede prever todo, así que siempre habrá cierto mantenimiento correctivo. Además, existe el mantenimiento de uso: acciones diarias como el engrase o el calentamiento previo que acondicionan el activo antes de trabajar. Un plan bien diseñado convive con ambos y reduce el peso del correctivo.
¿Necesito contratar más personal para hacer este tipo de mantenimiento?
No necesariamente. La planificación permite definir los perfiles técnicos necesarios y decidir qué subcontratar. Las horas previstas de preventivo son menores que las del correctivo, donde buena parte se ejecuta como horas extraordinarias para contener la avería. El preventivo racionaliza el personal existente en lugar de exigir más.
¿Cuánto cuesta implantar un sistema de mantenimiento preventivo?
Menos de lo que suele pensarse. Requiere una metodología clara y un software que gestione tanto el mantenimiento preventivo como el correctivo, con captación automática de datos de las órdenes de trabajo. Este software suele ser un módulo adicional del ERP, por lo que el nivel de inversión es bajo comparado con el coste de las paradas no planificadas.
¿Cuál es el error más común al diseñar un plan de mantenimiento preventivo?
Tratar cada máquina como un elemento individual con su propio plan. Eso genera planes infinitos e inmanejables. Lo eficaz es agrupar los activos en conjuntos técnicos con funcionalidad autónoma y planificar las intervenciones sobre cada conjunto, reduciendo el número de planes y ganando eficiencia.
¿Por qué es importante registrar el histórico de intervenciones?
Sin histórico, el conocimiento del estado del activo vive solo en la memoria de algún operario. Y sin registro de reparaciones, es probable intervenir preventivamente sobre elementos recién reparados, duplicando coste en tiempo y dinero. Un software de gestión hace ese registro rápido y siempre accesible.
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