Seleccionar un proveedor de ERP es uno de los retos a los que debe enfrentarse una empresa cuando decide implementar un nuevo software para mejorar su gestión. Asegurarse un procedimiento eficaz y conocer los errores más habituales en este proceso es indispensable para que sus responsables sepan qué aspectos deben tener en cuenta para que su decisión sea la mejor posible y garantice la funcionalidad del sistema que van a introducir en su organización.
La importancia de seleccionar un proveedor de ERP
Implementar un software de gestión en una empresa es una decisión fundamental para mejorar su eficiencia y optimizar todas las tareas que desarrolla. Es indispensable tener presente que este sistema será la herramienta en la que se apoyarán todos los departamentos, y que servirá como elemento integrador y de coordinación en muchos procesos de gestión.
Por lo tanto, decidir qué sistema se va a usar como solución tecnológica no es fácil y, de hecho, es un proceso en el que es necesario valorar numerosos factores. Uno de los que consideramos más importantes es el proveedor de ERP con el que se va a trabajar. Las características de los posibles proveedores pueden ser tan importantes o más, que las características del propio software de gestión.
Analizar los potenciales proveedores a la hora de hacer una inversión tan importante como es un ERP es indispensable para encontrar la empresa que pueda encajar mejor con las necesidades específicas de cada caso. No en todas las empresas, incluso dentro de un mismo sector y con el mismo tamaño, se requiere un perfil de proveedor similar, ya que hay factores internos que serán determinantes en esta selección. A título de ejemplo podemos indicar que, dependiendo de las habilidades tecnológicas del personal interno y de su disponibilidad de tiempo en participar en un proceso de este tipo, será más adecuado contratar un tipo de servicio u otro que puede afectar a la selección del proveedor.
Errores a evitar al elegir un proveedor de ERP
En el momento en que una empresa se decide a adquirir un software de gestión, sus responsables tienen que enfrentarse a la elección de la solución tecnológica adecuada y, sobre todo, el implantador del ERP con el que se va a tener el contacto directo durante este proceso.
Saber cuáles son los errores más habituales que se cometen por algunas empresas a la hora de iniciar el proceso, permite tener una mayor seguridad de que se toma la mejor decisión posible y, a la vez, se reduce el riesgo de problemas en la implementación.
1. Seleccionar un proveedor sin experiencia en el sector
Contratar un proveedor de ERP que no conozca nuestro sector, va a implicar que dedique tiempo en conocer las características propias del negocio que condicionan los procesos de gestión. En consecuencia, todo el proceso puede alargarse más de la cuenta e implicar un coste económico con el que no se contaba a priori.
Asimismo, hay que tener en cuenta que un desarrollador que haya trabajado ya en el sector de negocio dará más garantías de que el proceso se llevará a cabo con el más alto nivel de eficiencia. Pedir referencias a otras empresas sobre un proveedor nos ayudará a mejorar nuestro conocimiento sobre las capacidades y características de una empresa que no serían ser fáciles de analizar al margen de una relación de trabajo, por lo que es muy recomendable pedirlas.
2.- Seleccionar un proveedor con un ámbito operativo inadecuado
Un error a evitar, es seleccionar a un proveedor que opera en un ámbito de mercado más limitado que el que requiera la empresa en un horizonte de tiempo conocido. Lógicamente, una empresa que tenga la necesidad de una expansión internacional requerirá que sus proveedores de servicios generales, entre los que se encuentran los relacionados con el sistema de información y gestión, tengan una capacidad de respuesta apropiada a sus nuevos requerimientos por el hecho de trabajar en un ámbito más amplio.
A titulo de ejemplo, es difícil recibir el servicio adecuado en tiempo de respuesta, si nuestro proveedor de servicios de mantenimiento del sistema de información no trabaja en el uso horario de los mercados en los que operamos de forma presencial y operativa.
3.- Empresas que no pueden garantizar un servicio de mantenimiento a largo plazo
La vida útil de un programa suele ser proporcional a la capacidad de asegurar el mantenimiento del software que tenga el proveedor de servicios tecnológicos. La capacidad de asegurar un mantenimiento depende de varios factores, tanto internos de la propia empresa, como externos, tal es el caso de nuevos condicionamientos tecnológicos, situaciones disruptivas del mercado, etc...
Lógicamente, el tamaño de la empresa puede ayudar a mitigar algunos de estos riesgos, pero no ayuda a combatir todas las contingencias posibles.
Por último, debemos resaltar, que una de las cuestiones más importantes que tenemos que exigir es la garantía de adaptación del software a las novedades normativas del legislador durante un horizonte de tiempo razonable.
4.- Deficiencias en su política empresarial
Un proveedor de servicios tecnológicos compite en un entorno muy cambiante en el que su viabilidad depende en gran medida de su capacidad de adaptarse a este nuevo escenario competitivo. Cuando no existía internet, la información y comunicación eran más limitadas y las empresas poco eficientes podían mantenerse en el mercado trasladando sus clientes sus propias ineficiencias a través de la facturación de distintos servicios. Hoy en día esto es mucho más difícil porque las empresas disponen de mucha mas información y pueden comparar. Con el tiempo este tipo de situaciones tenderán a reducirse o a desaparecer.
Seleccionar un proveedor avocado a cerrar es la peor elección que podemos hacer, así que podemos realizar algunos análisis previos que nos permitan conocer algunos aspectos clave de su gestión interna que nos ofrezca confianza, como puede ser:
- Política de formación de sus empleados.
- Ratio de rotación de sus empleados.
- Tipo de tecnología que utilizan.
- Organización tecnológica de su trabajo
- Etc…
Una cosa que suele funcionar muy bien es comprobar si el proveedor a valorar utiliza un sistema de información eficiente y ampliamente desarrollado para su gestión interna. De alguna manera, será difícil fiarse de una empresa que no cumple lo que prodiga.
5. Capacidad de personalización que aporta el proveedor de software
En general, es muy común que las empresas tengan que adaptar el software ERP a sus características específicas. Las empresas responsables de la implantación son los que deben encargar de desarrollar estas tareas.
Aunque hay distintas formas de personalizar un software, la posibilidad de realizar desarrollos complementarios suele ser la más utilizada cuando los requerimientos son muy específicos. Llegado a este caso, no todas las empresas ofrecen el mismo grado de calidad en la ejecución de estos nuevos desarrollos.
Hay que tener en cuenta que el implantador, en muchos casos, no es el desarrollador del programa, y que la forma de acometer ciertas personalizaciones dependerá tanto del tipo se software utilizado como de la tecnología que se pueda aplicar.
Es importante tener en consideración que cualquier personalización que se realice debe tener su reflejo en el mantenimiento futuro del software. Muchas veces, los mantenimientos no son eficaces porque los proveedores tecnológicos aplican procedimientos de desarrollo poco recomendables en este sentido.
Conclusiones
La elección de un proveedor adecuado afecta directamente a la longevidad del programa de gestión que hayamos adquirido, ya que la posibilidad de mantener un programa en el tiempo dependerá fundamentalmente de:
- que tengamos la asistencia necesaria por parte del proveedor.
- que la calidad de la asistencia recibida cubra nuestras necesidades críticas.
Tener en cuenta los errores más habituales que cometemos habitualmente a la hora de seleccionar un proveedor de ERP ayuda a reducir el riesgo de escoger una solución que no resulte realmente eficaz para mejorar la gestión de la empresa.
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