La evolución hacia los mercados digitales y las nuevas características de la demanda que requiere acortar los plazos de entrega, han hecho que los fallos comunes en la gestión de almacenes también hayan cambiado.
El creciente desarrollo del comercio a través de Internet y la necesidad del tratamiento masivo de datos a través del big data son los principales responsables de los cambios que las empresas necesitan afrontar en su gestión empresarial, y como no, también para continuar gestionando sus almacenes con eficiencia.
Aparecen nuevos problemas que solucionar, y los ya existentes se han agravado ante el aumento de la competencia y la importancia de la velocidad de respuesta.
Podemos comprobar que todo esto se traduce en pérdidas de dinero y de oportunidades de negocio para las empresas, que ven sus recursos desaprovechados.
Por otro lado, encontramos que la gestión del almacén tiene un protagonismo mucho más activo en la satisfacción de las necesidades de los clientes, ya que tiene una incidencia directa en las relaciones de intercambio entre nuestra empresa y los compradores.
Los problemas más comunes que se dan por culpa de una gestión insuficiente o fallida pueden repercutir gravemente en la economía de la empresa a corto o largo plazo, y perjudicar las relaciones con los clientes o los proveedores.
En realidad los fallos más comunes no son nada nuevos, pero sí que tienen una incidencia cada ver más negativa en los clientes como consecuencia de que están cambiando las necesidades y expectativas de estos. Ahora todo gira alrededor de ser atendido en un plazo cada vez menor.
Los cinco fallos comunes en la gestión de almacenes
A continuación, veremos los cinco problemas más habituales relacionados con la logística, y sus consecuencias:
- La falta de espacio en el almacén. Este es uno de los problemas más habituales que podemos ver que se dan en la logística de las empresas. Su gravedad reside en que no es posible solucionarlo puntualmente con el alquiler de nuevos espacios, o derivando la actividad de almacenaje a otra empresa. Todas estas acciones conllevan nuevas inversiones de dinero, y el problema seguirá sin solución: la acumulación de mercancía en condiciones que merman su organización y control.
Como consecuencias, encontramos desde el aumento de posibilidad de que se produzcan accidentes laborales, hasta la pérdida de tiempo al no encontrar el producto necesario en el momento debido, lastrándose los tiempos de entrega. - Problemas de inventario en el sistema de gestión. Otro error de igual gravedad al anterior, derivado de la incapacidad de la empresa de garantizar a los clientes un suministro continuo, que elimine la posibilidad de retrasos en los pedidos, o que, cualquiera de ellos pueda llegar en mal estado sin una respuesta eficaz por parte de nuestra empresa.
La consecuencia directa de una interrupción del suministro es el daño que le produzca a los clientes, lo cual se traducirá normalmente en pérdidas económicas. Estos problemas de gestión también se suelen trasladar a la gestión de las devoluciones, y aumenta las posibilidades de acumular material con características de caducidad u obsolescencia. - Falta de precisión en los datos, como puede ser la ubicación de las unidades de inventario. No saber a ciencia cierta las dimensiones de un elemento del inventario, la zona en la que se debe encontrar almacenado, qué tipo de producto es y otra información detallada, solo sirve para ralentizar todas las operaciones de logística.
Las consecuencias de ello son los retrasos en los envíos a los clientes, la pérdida o extravío de mercancía, y los sobre costes en los pedidos a los proveedores. - Evitar las roturas de stock en el almacén, con un incremento en el volumen de las compras. Esta es siempre una mala decisión que agrava otros de los problemas que hemos considerado anteriormente y, además, afecta directamente a un incremento del capital circulante innecesario, lo que puede provocar tensiones de tesorería. Esta situación suele responde a una falta de una política clara y eficaz de la gestión del almacén.
- Desperdicio de recursos humanos. Uno de los capitales más importantes de una empresa puede verse desperdiciado continuamente, con largas horas de trabajo sin actividad y picos de mucha actividad que resulta infructuosa, y ello como consecuencia de todos los aspectos anteriores: un inventario mal gestionado.
Las ventajas en el ERP en la gestión de almacenes
Tradicionalmente, los directivos de las empresas ponían solución a algunos de los problemas de gestión anteriores invirtiendo dinero en la ampliación del almacén, en más empleados o aumentando el volumen en pedidos a los proveedores.
Hoy en día, una empresa de cualquier tamaño puede invertir en una herramienta de gestión empresarial o ERP, y empezar a optimizar distintos aspectos de su organización, haciendo hincapié en el control de la gestión logística. Veamos cuáles son las ventajas del ERP en la gestión de almacenes.
- El ahorro de tiempo: los empleados de un sistema de logística gestionado mediante ERP podrán ubicar inmediatamente los elementos que solicitan los clientes, con lo que se consigue que su entrega se haga en el menor tiempo posible. Como resultado, se podrá reducir los plazos de servicio, mejorando la percepción de los clientes.
- Por otro lado, se puede conseguir una buena calidad de los datos, con lo cual, la disponibilidad de todos los productos se encontrará siempre actualizada, de esta manera los consumidores no verán disponibles productos para los que no hay existencias en el almacén. Y si se van a pedir nuevas unidades a los proveedores, es posible estimar de forma precisa el tiempo de disponibilidad.
- La información sobre la gestión del almacén que recopila el ERP sirve para generar informes estrechamente vinculados con el rendimiento de la empresa. Una alta rotación de los stocks de la empresa, afectará positivamente a las necesidades de capital circulante, y por tanto, al coste de su financiación.
- Aumenta la capacidad de almacenaje al optimizarse la gestión de todo el espacio disponible. La generación de planos de los almacenes permite seguir físicamente cada elemento del inventario y visualizar, además, su volumen. El coste del mantenimiento también se reduce al tener mucho mejor distribuidos los artículos, eliminando en lo posible las pérdidas por daño o deterioro de cualquier producto en cualquier plazo.
- La fiabilidad de la información puede ayudar a diseñar mejores estrategias de marketing gracias a que cuenta con información centralizada de sus almacenes a través del ERP. A partir de ella es posible diseñar promociones y ofertas para aquellos elementos del inventario que llevan almacenados más tiempo del deseado.
La importancia de un 'software' de gestión para almacenes
Utilizar este tipo de herramientas informáticas sirve para mejorar el rendimiento de las actividades de la gestión de almacenes que tradicionalmente ya se realizan pero de una forma desagregada. Su objetivo, como hemos podido ver, es reducir al mínimo la posibilidad de que se produzcan errores de gestión, con lo que el servicio logístico aumentará su fiabilidad.
Es muy importante ser conscientes de que este tipo de herramientas digitales suponen inversiones necesarias para lograr que una empresa se mantenga competitiva, y que pueda empezar a gestionar sus nuevas estrategias de éxito si pretende crecer. Reducir los fallos comunes en la gestión de almacenes es una de las mejores maneras que tiene cualquier empresa de empezar a sanear toda su actividad y las finanzas.
Conclusiones
Aunque son sobradamente conocidos los problemas que tradicionalmente se han producido en la gestión de almacenes, sus consecuencias negativas en un mercado hiper-competitivo, tiene unos efectos nefastos para la supervivencia de las empresas.
Los almacenes, como elementos reguladores entre las empresas y sus clientes, se pueden considerar como el foco natural en el que concentrar nuestros esfuerzos para satisfacer una demanda más selectiva y exigente, y que no acostumbra a dar segundas oportunidades.
Hoy en día, los sistemas ERP son nuestros mejores aliados para afrontar este reto, pero hay que tener en cuenta que la tecnología sólo es una herramienta en la que apoyarnos, pero requiere de la concienciación y compromiso del equipo directivo.
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