Categorías del Blog

    Si deseas consultar un artículo de un tema o categoría concreta entra en: Categorías del BLOG DATADEC.

     

    Subscríbete a nuestro Blog

    Si te parecen interesantes los contenidos de nuestro Blog, puedes subscribirte gratuitamente y te enviaremos todas las novedades que publiquemos.

    ¿Te ha gustado? Puedes compartirlo en tu red social favorita. ¡Gracias!


    También puedes agregar nuestro blog a tu Feed de RSS para mantenerte informado.

    20 Feb 2018

    CASO DE ÉXITO: VENTA A PUERTA FRÍA, TRANSFORMACIÓN DIGITAL Y CONSULTORÍA DE VALOR AÑADIDO (1/2)

    CASO EXITO CRM

    Cómo una empresa de placas solares térmicas dinamizó su proceso comercial con la implantación de soluciones tecnológicas

    Nos encontramos con una empresa que se dedica a la comercialización e instalación de placas solares térmicas en domicilios particulares, con una estrategia de comercialización basada en la captación de clientes a puerta fría.

    Se trata de una empresa relativamente joven, que está viviendo un crecimiento notable. Está muy especializada y llevando a cabo una estrategia de crecimiento muy agresiva. Se trata de un sector al alza, acorde con la creciente preocupación por el encarecimiento de la energía y con las tendencias ecologistas en la generación de la misma. Las placas termosolares son aún poco frecuentes, con altas posibilidades de expansión en un país con 300 días de sol al año. La empresa cuenta con personal serio y profesional, capaz de ofrecer un buen servicio a precios competitivos.

    Su buen hacer les ha llevado a un crecimiento que no están siendo capaces de controlar y rentabilizar. Cuentan con un equipo de más de 60 captadores y comerciales, con una alta rotación. La formación del personal entrante es lenta y escasamente protocolizada. En los procesos de administración, llevan aún un control manual y poco exhaustivo, sin captar más información del cliente que la estrictamente necesaria, para no dilatar los procesos de venta e instalación.

    Gestión comercial ineficiente

    Los procesos se dilatan. El volumen de llamadas es alto: contamos con captadores, comerciales, instaladores y la administración, que tienen que comunicarse entre ellos, con la dirección, con clientes, proveedores y compañías financieras. Debido a su rápido crecimiento no han desarrollado suficientemente los protocolos y procesos, teniendo numerosos ladrones de tiempo.

    Pese al crecimiento en ingresos, el aumento de gastos es parejo. Necesitan incrementar su productividad, optimizar sus acciones comerciales, eliminar y acortar procesos, redefinir protocolos, reducir tiempos de espera, generar acciones de venta cruzada, crear una completa base de datos valiéndose de su interacción con clientes, controlar las rutas comerciales, definir y automatizar los procesos de negocio… necesitan soluciones globales

    Después de hablar con compañeros, amigos y expertos, han llegado a la conclusión de que necesitan herramientas tecnológicas para solidificar el crecimiento de la empresa.

     

    Herramientas para la venta a puerta fría

     

    Proceso de transformación digital

    Es aquí donde interviene DATADEC. Tras conocer la problemática y las aspiraciones de la empresa por boca de sus responsables, llega el momento de definir el proyecto: un proceso de transformación digital. El proceso tiene tres objetivos globales:

    1. Incrementar las ventas
    2. Reducir costes de administración y gestión,
    3. Disponer de información en tiempo real para analizar y definir.

    El plan de acción de DATADEC se resume en dos fases:

    1. Consultoría de valor añadido.
    2. Implantación de soluciones tecnológicas.

    En la primera fase, la consultoría de valor añadido, los consultores funcionales de DATADEC se reúnen con la empresa, con el objetivo de conocerla a fondo. En este punto se desentrañan todos los procesos, con especial énfasis en el comercial, se definen oportunidades y necesidades y, en general, se prepara la optimización de todas las áreas.

    Tras este completo estudio de la situación, llega la segunda fase: la implementación de herramientas tecnológicas que desarrollarán las soluciones propuestas.

    Veamos ahora los principales problemas detectados en la fase de consultoría, así como las diferentes etapas del proceso comercial.

     Caso exito venta puerta fria

     

    Problemática de la empresa:

    1. Coste administrativo muy alto: La gestión manual de toda la actividad ralentiza el proceso comercial, con el consiguiente coste en horas de personal. El flujo de llamadas está creciendo exponencialmente, convirtiéndose en un ladrón de tiempo y enfriando oportunidades de venta. Muchas de estas llamadas son directamente evitables.

    2. Falta de control de la productividad: La dirección no cuenta con información comercial directa, sino basada en los reportes manuales de captadores y comerciales. La rotación del personal es alta, por lo que es necesario poder evaluar el rendimiento rápidamente y evitar el fraude en la captación de información.

    3. Exceso de papel: La captación manual de información y la firma de contratos provocan una cantidad ingente de papel. Captadores, comerciales e instaladores tienen que cargar con una considerable cantidad de documentación cada vez que salen, y que supone un enorme problema en caso de pérdida.

    4. Ausencia de trazabilidad entre el proceso de venta y el de administración: La gestión manual de la actividad comercial dificulta la trazabilidad de las acciones, tema especialmente importante para el cálculo de comisiones de captadores y comerciales.

    5. Ausencia de base de datos para aprovechar la venta cruzada: Las urgencias por obtener la información imprescindible sin dilatar el proceso comercial impiden que la empresa obtenga gran cantidad de información útil, pese a lo intensivo de su prospección comercial. La dirección es consciente de que la venta cruzada es necesaria para el crecimiento de la empresa.

    6. Carencia de información en tiempo real de la actividad: La actividad comercial diaria se reporta al final del día, como muy pronto. Los informes de actividad de cada área han de prepararse expresamente, con su tiempo de elaboración. La dirección quiere tener acceso a la información en tiempo real.

    7. Pérdida de oportunidades: La dilación del proceso administrativo y comercial provoca que se enfríen ventas. Se necesita un proceso más ágil.

    Acciones y etapas del proceso comercial:

    El equipo de consultores de DATADEC desgrana las distintas fases del proceso comercial, para ver dónde y cómo se puede agilizar y optimizar al proceso.

    • Preparación de visitas: Se celebra una reunión matinal con el equipo de captadores y comerciales, aunando planificación y distribución de rutas.

    • Visita del captador: El captador realiza visitas a puerta fría. La recogida de información y el reporte se gestionan de forma manual. En caso de encontrar un cliente interesado, el captador llama por teléfono al comercial para coordinar una visita.

    • Visita del comercial: El comercial visita al posible cliente para realizar la propuesta económica. La recogida de la información es manual, y la documentación se entrega posteriormente a administración.

    • Estudio de la operación: Administración gestiona la autorización del crédito con la compañía financiera tras recopilar la documentación. Si no recibe aprobación, probará con otra entidad. En cuanto se autorice el crédito, generará la orden de actividad al instalador y tramitará la operación en el software de gestión.

    • Instalación: El jefe de técnicos asigna la instalación a realizar a uno de los equipos de instaladores. El equipo asignado realiza la instalación del sistema termosolar y entrega en mano a administración la documentación para el expediente.

    Fin de la primera parte

    Aquí termina la primera fase del trabajo: se han identificado los principales problemas de la empresa y se han definido las etapas del proceso comercial. Antes de llegar a la implementación de herramientas tecnológicas, es necesario haber completado esta fase sin fisuras. Sólo aunando el profundo conocimiento de la actividad de la empresa con la experiencia profesional y técnica del equipo de consultoría es posible realizar propuestas capaces de dinamizar el funcionamiento global de la compañía.

    En el próximo post veremos el abanico de soluciones para alcanzar el triple objetivo: incrementar las ventas, reducir costes de administrativos y disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones.

    - Leer segunda parte del Caso de Éxito

     

    Elige la mejor solución CRM para tu empresa

     

    Equipo DATADEC

    Temas relacionados:. Gestion Comercial y Distribucion

    CONSEJOS PARA ELEGIR UN ERP. ¿QUÉ DEBO SABER ANTES? ¿ QUE ES UN ERP ? EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL POR EXCELENCIA