CÓMO AFECTA LA DIGITALIZACIÓN A TU SOFTWARE DE GESTIÓN

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Como hemos comentado en distintas ocasiones, durante las últimas décadas, se han producido y desarrollado distintos fenómenos que han provocado que el mundo en el que vivimos se haya impregnado de lo que hemos venido en llamar “un proceso de digitalización” tanto en el ámbito personal, social, organizacional, como gubernamental.

Durante este periodo, el Estado español ha realizado un fuerte esfuerzo en las infraestructuras de redes y servicios para la conectividad digital, que es un pilar fundamental para crear las condiciones necesarias que permitan el desarrollo de las demás facetas de este proceso y que prometen ser el objetivo de las futuras ayudas del Estado, como son:

• • La digitalización de la economía. En este caso, el progreso durante los últimos años ha sido muy limitado en el terreno de la digitalización de la industria y la empresa (especialmente las PYMEs), siendo necesaria una actualización del software de gestión de estas empresas para mejorar el aprovechamiento de este proceso.
  • La mejora de la Administración electrónica. En este caso, el progreso de la Administración ha sido razonablemente satisfactorio, aunque queda mucho camino todavía por recorrer.
  • La formación en competencias digitales. En este caso, el progreso en la capacitación digital de la población ha sido la más limitada.

En este contexto, la situación excepcional derivada de la pandemia de la COVID-19 ha acelerado este proceso de digitalización, poniendo de relieve algunas situaciones de gran calado que han llegado para quedarse:

• • En primer lugar, la situación ha obligado a un gran número de personas a cambiar hábitos y utilizar una tecnología que hasta el momento no se consideraba fundamental. Esto ha provocado que se rompa una de las barreras fundamentales en la extension del uso de la tecnología que es precisamente “probarla”.
  • Como consecuencia del punto anterior, las personas han experimentado nuevas formas de hacer las cosas y ahora son capaces de valorar objetivamente, con conocimiento de causa, los pros y contras de las oportunidades y amenazas que conlleva el desarrollo tecnológico aplicado.
  • La duración de la situación, esta suponiendo un “banco de pruebas privilegiado” para introducir e impulsar nuevas propuestas de valor en el mercado, no sólo a la ciudadanía, sino también en el mundo empresarial e institucional. En este sentido cabe resaltar nuevas propuestas de valor en:
    • • Las transacciones por internet orientadas principalmente a la alimentación, la moda, etc…
      • La asistencia a la salud a distancia.
      • Nuevas condiciones laborales, enfocadas a la flexibilidad para mejorar la satisfacción de empresa y trabajadores.
      • La formacion a distancia en sus diferentes niveles.
      • Nuevos formatos de contenidos para ocio.
      • Nuevas formulas en el servicio de paquetería a domicilio.
      • Herramientas de apoyo al desarrollo del conocimiento.
      • Etc…

Ahora bien, ¿cómo afecta todo esto a la gestión de la empresa?

Lógicamente, competir en un entorno mas digital, implica que las empresas deben adaptarse a este escenario que se caracteriza por:

• • Mayor número de datos digitales, no sólo los relacionados a nivel de transacciones, sino también con todo el proceso de decisión de los consumidores. Esto ofrece múltiples oportunidades si somos capaces de convertir un volumen tan grande de datos en información útil que nos permita desarrollar nuestro conocimiento sobre hechos reales, no sobre sensaciones ni intuiciones.
  • Nuevas formas de hacer las cosas, que nos permita aprovechar las características de las aplicaciones tecnológicas para mejorar la productividad como fuente de mejora de la rentabilidad de las empresas.
  • Mejorar la flexibilidad, que nos permita adaptarnos lo más rápido posible y de forma constante a los nuevos requerimientos del mercado, como fuente para crear diferencias competitivas de forma recurrente, ya que hace tiempo que dejaron de ser sostenibles en el tiempo.

Para todo esto, la tecnología es clave como herramienta para ayudarnos a gestionarnos y hacer posible todo esto.

Además del factor tecnológico, hay que considerar otro de vital importancia y que va a condicionar las acciones futuras: nos referimos al respeto y conservación del medio ambiente, a través de medidas de transición ecológica hacia un nuevo modelo económico y social basado en la sostenibilidad.

Aunque existen distintos programas informáticos que facilitan la gestión de las diferentes áreas de la empresa, nos referiremos al software ERP como el sistema de gestion principal que integra y aglutina la mayor parte de las necesidades de gestion de la empresa. Por tanto, los sistemas ERP, como herramienta de apoyo a nuestras necesidades de gestión, deberá también adaptarse a los cambios que requieran las empresas.

¿Cómo afecta todo esto al software de gestión de las empresas?

La digitalización conlleva la transformación de las empresas en varias lineas de actuación, con la finalidad de aumentar la productividad, la competitividad y la rentabilidad futura. Estas lineas de actuación las podemos agrupar en:

• • La modificación de procesos tradicionales. Entre los que podemos destacar:
    • Gestion documental interna de la empresa (eliminación del papel).
    • Intercambio documental electrónico con terceros, tanto a nivel de organizaciones privadas como publicas.
    • Adaptación de los procesos tradicionales de gestión empresarial en 4 ejes fundamentales:
      1. Como consecuencia de la digitalización de la gestion documental, a través del diseño de procesos digitales de gestion (workflow) que garanticen el cumplimiento de los procedimientos sin menoscabo de la flexibilidad.
      2. Fomentar la flexibilidad tanto en la ejecución de los procesos como a nivel de divulgación y consolidación rápida de los cambios que se establezcan.
      3. Mejorar la productividad a través de automatización de distintas actividades que tengan carácter recurrente.
      4. Desarrollo de relaciones entres los distintos agentes del sistema de valor de las empresas, con el objetivo de compartir información e impulsar una gestion conjunta que beneficie una relación satisfactoria a largo plazo.

• • Creación de nuevos procesos de gestión. Consideramos que se debe contemplar:
    • La adaptación de los interfaces de trabajo a nuevos entornos de uso que posibilita la tecnología, como son los entornos de movilidad, trabajo a distancia, etc…
    • El desarrollo del proceso de toma de decisiones, por lo memos a nivel operativo, a través de procesos de análisis adaptados a las necesidades de cada empresa, utilizando distintas herramientas de análisis englobadas en la inteligencia artificial, etc…
    • Integración con nuevos entornos de comunicacion y transacción digital como es el entorno de internet, bien a través de un “Web Site” o a través de un “Ecommerce”, etc…

• • Formación y desarrollo de habilidades digitales del personal de las organizaciones. Las competencias digitales son imprescindibles para que las empresas evolucionen y crezcan en el mercado. Es necesario contar con trabajadores que posean conocimientos técnicos en el plano tecnológico, (competencias Hardware) y que sepan combinarlos con unas actitudes correctas (competencias Software)

Es importante que el software de gestión empresarial, y en particular los sistemas de gestión ERP, tengan un enfoque adaptativo a las nuevas condiciones de mercado y a los cambios tecnológicos para que supongan una herramienta de apoyo eficaz en la gestión de las empresas. En concreto destacamos 2 aspectos que consideramos de gran importancia:

• • Que tengan una alta capacidad de integración con otros softwares de gestión a través de la creación de APIs que aseguren una alta integración de los datos.
  • Que las funcionalidades de estos sistemas de gestión se extiendan a todo el sistema de valor de las organizaciones, facilitando la integración de todos los datos para simplificar su posterior análisis.
    
    

Conclusiones

Existe un tejido empresarial dominado por pequeñas y medianas empresas, con capacidades de modernización muy limitadas, y que en su mayoría no disponen de los recursos o competencias necesarias para invertir en tecnologías digitales y en cambios organizativos que permitan asimilar su uso en los procesos de producción, distribución, y gestión.

La transformación digital en las empresas es posible, es necesaria y es crítico comenzarla cuanto antes, y es posible si los equipos que tienen que implementar y gestionar la transformación digital conocen al detalle la visión y la estrategia de la compañía, si saben muy claramente hacia dónde se quiere ir y qué se tiene que lograr. Tenemos que darnos cuenta que el tiempo es una de las variables mas importantes en la creación de diferencias competitivas, ya que vivimos la era de la inmediatez, vivimos los cambios de manera permanente y estos son cada vez más rápidos. Nuestra capacidad de reacción y adaptación será clave en los próximos años.

Las empresas deberán hacer un esfuerzo importante para invertir en nueva tecnología, que les permita adaptar sus sistemas de gestión ERP a los nuevos requerimientos del mercado. Para ello, la Administración Pública quiere prestar ayudas a las empresas a través de sus políticas definidas por España Digital 2025 para impulsar el crecimiento a través de una productividad apoyada en las tecnologías digitales, como son:

• • Los estímulos a la modernización
  • Los incentivos a la cooperación interempresarial
  • La promoción del emprendimiento para liberar el potencial de innovación tecnológica y organizativa actualmente latente.

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