CÓMO AHORRAR DINERO EN LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP

AHORRAR DINERO ERP

Toda empresa que busque crecer y ser más competitiva, debe necesariamente adoptar tecnologías que la ayuden a gestionar el crecimiento de su actividad, y a mejorar sus procesos incrementando su productividad, y todo esto, al mismo tiempo.

Un sistema ERP permite a las compañías conseguir todos estos objetivos, pero no todas pueden invertir en los recursos necesarios para la implantación de un ERP.

Antes de iniciar un proceso de implantación de un ERP, prepararlo minuciosamente, no sólo te ofrece mayores garantías de éxito, sino también, la oportunidad de ahorrar tiempo y dinero.

Si prestas una cuidada atención a los factores clave desde el principio, podrás controlar mejor los costes de tu proyecto, administrar tus recursos de manera más efectiva y aumentar el retorno de la inversión a largo plazo. Además, es muy importante en la gestión de un proyecto, conocer cuales son los riesgos de que fracase un proceso de este tipo, de forma que nos podamos anticipar a un desenlace no deseado.

En este artículo te mostramos algunos consejos para ayudarte a mantener bajos los costes y así ahorrar dinero en la implantación de tu ERP, desde el comienzo del proyecto.

Si además deseas conocer una serie de consejos que debes saber antes de la implantación de un ERP, en este otro artículo, te mostramos los Consejos a seguir para elegir un ERP.

Puntos a seguir para ahorrar dinero en la implantación de un ERP

1.- Tómate tiempo para analizar y comparar

Tómate el tiempo necesario para analizar tus necesidades tanto actuales como futuras. No se trata de considerar el mayor número de funcionalidades posibles, como piensa mucha gente, ya que de este modo puedes llegar a un grado de complejidad innecesario que ponga en riesgo el éxito de un proceso de este tipo.

Compara distintas soluciones así como distintos proveedores del sistema ERP.

No todos los sistemas ERP son igual de válidos para todas las empresas, ya que cada empresa tiene unas necesidades que pueden ser distintas a las que tengan otras. Por ejemplo, dependiendo de su tamaño, del sector en el que trabaje o la necesidad de tener un sistema multi moneda o multi idioma las empresas seleccionarán una u otra solución.

Invertir tiempo en realizar este análisis y comparar distintas soluciones te permitirá seleccionar la mejor en tu caso y evitar tener que cambiarla antes de lo previsto, evitando así nuevos costes.

2.- Establece un presupuesto

Siempre que sea posible, empieza implantando lo más básico, es decir, el mínimo necesario con el que tu empresa puede funcionar.

Ya habrá tiempo para ir añadiendo módulos o funcionalidades una vez esté todo el sistema funcionando.

Si cuentas con un presupuesto establecido y no puedes excederte, prescindir de lo que no necesitas te permitirá ahorrar dinero en la implantación de tu ERP.

Elige una aplicación modular y flexible que te permita ir implantando las funcionalidades a lo largo del tiempo a medida que las necesites.

3.- Selecciona un proveedor adecuado y solvente

Una vez que el proyecto está definido y la empresa se ha decidido a implantar un ERP llega la hora de elegir proveedor. Tener claros los criterios de elección desde el principio te hará ahorrar mucho tiempo y dinero.

Un buen proveedor se convierte en tu socio tecnológico, y como socio, debe aconsejarte sobre las mejores opciones para tu empresa. Elige una empresa solvente y con experiencia en implantaciones similares a la tuya, del mismo sector, del mismo tamaño, etc.

Seleccionar un proveedor que tenga una solución ERP de tu sector te hará ahorrar horas de desarrollo o configuración al tener ya las personalizaciones necesarias desarrolladas.

4.- Compra sólo aquello que vayas a utilizar, lo que sea necesario

Cuando se realiza la compra de un ERP, aparece el concepto de licencias de usuario. Estas licencias se compran para los usuarios que vayan a utilizar la aplicación, por eso, compra sólo las necesarias. Si la empresa crece podrás ampliar el número de licencias de usuarios sin ningún problema.

5.- Elegir un ERP en la nube

Los sistemas ERP en la nube son soluciones atractivas para las Pymes, ya se trata de un sistema que no está instalado en una computadora específica dentro de la empresa, sino que está disponible en un servidor web, lo que significa que puede ser utilizado en cualquier momento, desde cualquier dispositivo.

Además, al estar instalado habitualmente en las instalaciones de un proveedor, la empresa no tiene que encargarse de invertir en hardware, por lo que se ahorra esa inversión. Tampoco tiene que preocuparse del mantenimiento del sistema ERP, ya que es el proveedor el que se encarga de los detalles técnicos, así la empresa usuaria no tiene que cuidar infraestructura de software ni de hardware.

Puedes aprovechar este ahorro de dinero para invertirlo en otros conceptos como, por ejemplo, invertir más recursos económicos en la capacitación de tu personal.

Por lo tanto, elegir un soporte en la nube te puede ayudar a ahorrar dinero en tu implantación ERP.

6.- Elige una modalidad de pago cómoda y flexible

A la hora de adquirir un ERP existen dos modalidades de pago: comprar el software mediante la compra de licencias o la modalidad Saas (traducido del inglés Software as a Service, software como servicio).

Si se elige la modalidad de pago Saas no se debe realizar un desembolso inicial por la adquisición de las licencias de uso, sino que se realiza una suscripción a un servicio periódico, que suele tener un coste mensual. Normalmente, este coste tiene en cuenta el grado de uso de los servicios contratados, por lo que sólo se paga por su uso, beneficiando a muchas empresas que no tienen un grado de uso elevada.

7.- Mantenimiento y soporte

Contratar el mantenimiento del ERP te permite estar actualizado con cualquier mejora del software, mantener el cumplimiento de la normativa legal en el tiempo, corrección de fallos y actualización de versiones. El soporte a usuarios te ofrece la posibilidad de poder hablar con los técnicos que te ayudan o te solucionan problemas.

No mantener tu software actualizado o tener problemas de software que no se resuelven lo suficientemente rápido puede ser muy costoso.

Por lo tanto, contratar los niveles de mantenimiento y soporte adecuados te ahorrará tiempo y dinero en la implantación de tu ERP. Este debe ser un coste a valorar antes de seleccionar una solución ERP.

8.- No permitas desvíos durante la implantación

Indica a todo el equipo responsable de la implantación del ERP que se ciñan al Plan de Implantación. Durante el proceso de implantación del ERP surgirán dudas, problemas y posibles personalizaciones adicionales del sistema, pero si no se ha contemplado desde un principio y no supone requerimiento crítico en los procesos de la empresa, quizás no es imprescindible. Hay que separar lo que es necesario de lo que es deseable.

Debes tener en cuenta que existen determinados cambios en el sistema que podrían suponer la paralización total de la implantación con el consiguiente gasto económico y de tiempo. Volvemos a recalcar en este punto la importancia de realizar un análisis exhaustivo previo de todos y cada uno de los procesos de la empresa para que no se pase nada por alto.

CONCLUSIÓN

Existen muchas formas de ahorrar dinero en la implantación de un ERP y en este artículo te hemos enseñado una muestra de ellas.

Preparar una implantación ERP a la ligera, o no hacerla, es uno de los principales factores de fracaso de una implantación ERP.

Las consecuencias de una mala planificación son pérdida de tiempo, malgasto de dinero y desmotivación del equipo. No permitas que esto pase en el proceso de implantación de tu sistema.

Realizar este análisis previo te ayudará a ahorrar dinero en la implantación de tu ERP, a tener los costes de mantenimiento más bajo posibles, y a reducir el tiempo de implantación.