¿CÓMO ENVIAR FACTURA ELECTRÓNICA A TUS CLIENTES?

El mundo está entrando en la era de la informatización de los negocios. El sistema tradicional del siglo XX, de la factura en papel que se remitía por correo postal o se entregaba en el establecimiento al cliente, está desapareciendo.

Las empresas que mantienen estos procesos anticuados y prácticamente obsoletos quedan atrasadas y pierden competitividad, productividad e imagen tecnológica. En la última década las empresas han sido bombardeadas por facturas hechas en word o excel y muchas veces en formato PDF enviadas por email. Por ende, era necesario crear un formato normalizado que facilite a las empresas la gestión de las mismas.

La factura electrónica es una copia fiel de su versión en papel. La diferencia únicamente reside en que la transmisión se realiza por medios electrónicos y telemáticos. Aunque más y más empresas utilizan este tipo de facturas, aún nos queda un camino largo por recorrer. Actualmente, para poder enviar facturas electrónicas a un cliente, es necesario contar con autorización por su parte. Esta autorización puede obtenerse de forma verbal o por escrito. Una vez obtenida la autorización hay ciertos requisitos que se deben cumplir para enviar una factura electrónica.

OBLIGACIONES DEL EMISOR DE LA FACTURA

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel. El emisor de la factura debe cumplir con los siguientes requisitos para poder enviar una factura electrónica legalmente aceptada :

• • El emisor debe transmitirla de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
  • Debe garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
  • Debe conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
  • Debe Contabilizar la factura.
  • Debe utilizar alguno de los formatos reconocidos y aceptados: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. Los formatos más utilizados son:
    • PDF:  se suele usar cuando el destinatario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
    • XML: se suele usar cuando el destinatario es una administración pública, facturae (formato de la Agencia Tributaria).
    • EDIFACT: se suele usar cuando el destinatario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.
  • Es aconsejable que el emisor acompañe la factura electrónica con una firma electrónica avanzada. Aunque desde la aprobación del reglamento de facturación de 2013, ya no es obligatorio. También se puede utilizar un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o otros medios aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
  • Debe garantizar su legibilidad (que pueda ser leída por humanos) a través de programas informáticos de facturación electrónica, programas ofimáticos (como los procesadores de texto) o servicios en línea.
  • Debe garantizar la Autenticidad del origen de la factura (la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados) y la integridad de sus contenido (que no haya sido modificado). Estos dos últimos requisitos están garantizados a través del Certificado Digital Legalizado.
  • Debe asegurarse que la factura contenga los campos obligatorios exigibles a toda factura.
    • Número y serie.
      • serie = secciones: diferentes establecimientos, naturaleza de las operaciones o facturas rectificativas.
      • número = numeración de las facturas dentro de cada serie.z
    • Fecha de su expedición.
    • Nombre y apellidos, razón social, tanto del emisor como del destinatario.
    • Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o por otro Estado miembro de la Unión Europea (cliente).
    • Domicilio, tanto del emisor como del destinatario.
    • Descripción de las operaciones, que incluye todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
    • Tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF si procede.
    • Cuota tributaria (se repercute), que deberá consignarse por separado.
    • Importe total a pagar.
    • Fecha en que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea una fecha distinta a la de expedición.

SOLUCIÓN INFORMÁTICA

La factura electrónica se realiza en tres fases:

1. Se crea la factura, rellenando los campos obligatorios digitalmente y se almacena en un fichero de datos.
2. Después de crear la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital legalizado propiedad del emisor de la factura, si se desea, ya que no es obligatorio.
3. Una vez se tiene una factura con plena validez legal, se envía la factura electrónica al cliente:
   • Mediante un programa informático: la mejor opción para empresas con niveles altos de facturación. La creación y el envío pasan por un proceso automatizado.
   • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero): es una buena opción pero con el inconveniente de que se deberá ceder algunos datos personales de la empresa a terceros.
   • Scan o fotografia: opción informal, es una imagen, no permite la gestión a través de filtros o la modificación de sus datos.
   • Servicios online: Creadas y enviadas manualmente por el emisor de la factura electrónica.

La forma más rápida, automática y simple de crear, firmar y enviar las facturas electrónicas es a través de las soluciones informáticas de facturación electrónica. Estos programas han avanzado a tal nivel, que aunque la mayoría de ellos ofrecen la opción de rellenar manualmente los datos de las facturas o la opción de gestionar facturas escaneadas, muchos recogen directamente los datos de los sistemas internos de las empresas, para luego convertirlos al formato deseado, firmarlos y enviarlos al cliente. Todo mediante un proceso automatizado y completamente desatendido. Estos programas se adaptan a las necesidades de cada empresa, ya sea que nuestro cliente sea una administración pública y estemos obligados a enviar la factura electrónica a través del portal FACe con el formato facturae o sea una empresa privada a la que se puede sin problema enviar una factura en formato PDF.

El objetivo principal de dichos programas es que la empresa pueda ahorrar costes, tiempo y espacio de almacenamiento, ya que al reducir el tiempo dedicado a la gestión de las facturas, los trabajadores pueden distribuir sus energías a tareas más productivas. Estas soluciones también tienden a ofrecer filtros muy potentes que facilitan la búsqueda de las facturas para una gestión más rápida y eficiente, y centralizan toda la información en un solo lugar a donde pueden acceder simultáneamente varios usuarios, aumentando, de esta manera, la productividad en entornos colaborativos.

Estamos en un mundo de negocios eficientes, la única forma de adaptarse es a través de procesos productivos y herramientas intuitivas, automatizadas y fáciles de utilizar. Es cuestión de probar estos programas y comprobar lo simple que será cumplir con los plazos exigidos y la ley impuesta.

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