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Cuando nos informamos sobre los diferentes programas de contabilidad que hay en el mercado, nos encontrados con soluciones muy distintas con precios muy dispares. Para poder hacer una correcta valoración de las distintas alternativas, es importante analizar sus diferencias de forma que podamos identificar aquellas funcionalidades que mejor se adaptan a nuestro caso concreto, ya que en general  nos atrevemos a decir que no existen mejores programas, si no programas que mejor se adaptan a los requerimientos específicos de cada empresa. Como veremos más tarde, algunas veces nos encontramos que la funcionalidad contable se encuentra integrada dentro de un sistema de gestión ERP y, otras veces, se encuentran en aplicaciones específicas para su gestión. 

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Complementando la información de otros post con relación a la reducción de las inversiones en NOF, nos vamos a centrar en este caso en mejorar el control de las actividades que nos permitan reducir la inversión en el almacén y en las cuentas a pagar.

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Aunque ya hemos hecho mención de este tema en otros artículos, queremos proponer un planteamiento complementario que consideramos que puede aportar valor al partir de un enfoque más completo, y que permita despertar el interés por mejorar el control de algunas actividades que nos permita reducir la inversión en estos activos.

Recordando el post sobre las necesidades operativas de fondos, las distintas posibilidades que teníamos para influir en el tamaño de las NOF eran principalmente:

• Actuar sobre la inversión en el almacén.
• Actuar sobre la inversión en las cuentas a cobrar.
• Actuar sobre la inversión en las cuentas a pagar.

En este post vamos a centrarnos únicamente en las actuaciones que hacen referencia a la inversión en las cuentas a cobrar, y en particular en la cuenta de clientes, de forma que vamos a analizar lo que podemos hacer para reducir la inversión en las cuentas a cobrar (clientes) con independencia al nivel de actividad de la empresa.

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Antes de definir qué son las NOF es importante contextualizar este concepto en el marco de la gestión de una empresa. En este sentido, es fácil comprender, que cuando una persona quiere acometer un nuevo negocio, es muy posible que tenga que realizar algunos pagos antes de obtener el cobro por sus servicios (ya sea por venta de productos o prestación de servicios). Esta diferencia entre cuando se produzca el pago (que suele ser anterior) y cuando se produzca el cobro (que suele ser posterior) deberá ser financiado por la persona que acomete este proyecto, ya sea con capital propio o ajeno. Cuando este proceso es repetitivo, siempre tendré que mantener esta financiación de forma constante en el tiempo, por lo que podemos considerarla como una inversión para mantener la actividad del negocio.

Dicho esto, en un lenguaje financiero más técnico, podemos asimilar lo indicado a lo que llamamos las “necesidades operativas de fondos”, que son las inversiones que una empresa tiene que hacer en circulante necesarias para el funcionamiento de su negocio, una vez deducida la financiación espontánea (proveedores, etc..) que generan las propias operaciones habituales en la dinámica del negocio.

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El Gobierno esta trabajando en el Anteproyecto de Ley Crea y Crece, con el objeto de impulsar la recuperación de las empresas tras la pandemia. Este anteproyecto incluye además la propuesta de implantar la factura electrónica obligatoria para todas las empresas y autónomos, independientemente de su tamaño, con el objetivo de acortar plazos de pago y garantizar una mayor trazabilidad contra el fraude.

A lo largo de estos últimos años, y en el marco del proceso de transformación digital que está experimentando nuestro entorno económico, se están produciendo cambios legislativos con relación al intercambio electrónico de datos y documentos entre empresas y autónomos en el ejercicio de su actividad profesional. 

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Sabemos la dificultad que tiene el departamento administrativo-financiero para gestionar y ejercer el control de las actividades económicas y financieras que se derivan de la actividad general de toda la empresa. Por este motivo nuestra solución expert Finanzas está diseñada con el objetivo de:

• Automatizar al máximo todas las operaciones de la empresa que requieren ser registradas contablemente.
• Convertir los datos de la empresa en la verdadera fuente para la toma de decisiones a través de una potente clasificación analítica.
• Mejorar el control a través de herramientas eficaces tanto en el terreno económico como financiero.
• Cumplir con las obligaciones legales en materia fiscal.

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A raíz de la importante crisis provocada por la pandemia del COVID-19 (con una triple dimensión: sanitaria, social y económica), para movilizar las inversiones necesarias, la Comisión Europea presenta una doble propuesta dentro de lo que se enmarca como el “Plan de Recuperación para Europa” (con 1,8 billones de euros).

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Con la finalidad de mejorar el control tributario y luchar contra el fraude fiscal, a partir del año 2017, se modificó el procedimiento de gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que hasta el momento se venía aplicando, con la aparición de un nuevo modelo llamado “Suministro Inmediato de Información (SII)”, que suponía a transmisión telemática de los registros de facturación, integrantes de los Libros Registro del IVA/IGIC a la Agencia Tributaria competente por razones de territorio en un plazo máximo general de 4 días naturales. En concreto, la entrada en vigor de este nuevo modelo de gestión tributaria fue:

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Algunas empresas, ya sea por requerimientos legales o por voluntad propia, deberán modificar sus obligaciones tributarias y deberán acogerse al modelo de gestión tributaría del IVA a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), que supone la transmisión telemática a la Agencia Tributaria competente de los libros de IVA/IGIC en un plazo máximo de 4 días naturales.

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Cómo ya ha sucedido en al menos en 10 ocasiones, la Agencia Tributaría publicó en la sección de información técnica del portal  “SII - Suministro Inmediato de Información del IVA” , el nuevo documento que recoge las modificaciones que se exigirán a partir del 1 de octubre de 2019, aunque desde el 1 de julio se tendrá acceso a un entorno de pruebas para validar los cambios.

Estas modificaciones no afectarán al funcionamiento interno de las empresas, ya que sólo son cambios relativos a nuevas validaciones sobre los registros para evitar errores en sus datos.

Por tanto, este post no va a ser de interés para aquellas empresas que tengan cubierto el mantenimiento del software relacionado con el SII con algún proveedor de servicios especializado, pero puede ser de ayuda para aquellas empresas que tienen su propia solución desarrollada por ellos mismos.

Para analizar el alcance de las modificaciones vamos a exponer un breve resumen con los principales cambios, que versaran sobre el análisis de validaciones y la gestión de errores.

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