CÓMO IMPLANTAR UN SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL CON ÉXITO

Si estás buscando implantar un software de gestión empresarial ERP en tu empresa, una de las primeras preguntas que debes hacerte después de determinar cuál será la solución elegida, es qué metodología se utilizará para implantar el ERP que te dé mayor garantía de éxito.

Los problemas que pueden derivarse de un enfoque equivocado pueden significar el fracaso de la implantación del ERP, por lo que hay que conocer qué metodología se adapta mejor para prevenir futuros desastres.

Las empresas proveedoras de software de gestión empresarial ERP apuestan por una metodología concreta, por eso, debes seleccionar aquel proveedor que realice la implantación del ERP con la metodología más adecuada a tus necesidades, tanto actuales, como futuras.

Existen distintas metodologías para implantar un software de gestión empresarial, y en este artículo vamos a centrarnos en las dos más utilizadas.

La primera de ella es la que se basa en un enfoque tradicional, llamado Waterfall, o implantación por fases en cascada y la segunda se basa en el enfoque Agile, que apuesta por cumplimentar requerimientos en plazos cortos de tiempo, consiguiendo así un time-to-market mucho menor.

Vamos a ver las principales características de cada una así como las ventajas e inconvenientes, pero antes veamos un caso práctico que muestra muy bien ambos enfoques:

Imagina que haces reformas en casa. Al principio del proyecto te reunes con el arquitecto y los decoradores para diseñar la casa que deseas y no volvéis a veros hasta que la reforma está finalizada. El trabajo comienza, el tiempo pasa y finalmente llega el día en el que te llaman para que veas la casa, que aunque no está del todo terminada, ya está muy avanzada la reforma.

Si al llegar ves que han pintado una pared de un color que no era, puede molestarte, pero es fácil de arreglar, aunque ¿qué pasa si el color del parquet que ya está instalado no es el que seleccionaste en la muestra? ¿y si algún ladrillo del baño no está bien colocado o no han puesto suficientes enchufes en la cocina?

Paralelamente, un amigo tuyo también está haciendo reformas en casa, pero al contrario que tú, él se pasa por la obra todas las mañanas para revisar lo que se va haciendo. En ocasiones, ve cosas que no le gustan o no es lo que esperaba, así que habla con el responsable, rediseñan y continúan. En varias ocasiones su amigo de repente plantea nuevas ideas o deseos que no comentó en la fase inicial, y son escuchadas y puestas en marcha en el proyecto.

¿Cuál de las dos casas cumplirá las expectativas del cliente?

¿Crees que la tuya estará dentro del presupuesto inicial?

¿Se mudará tu amigo antes que tú?

En este ejemplo, tú has elegido la metodología tradicional en cascada mientras que tu amigo ha elegido la metodología agile.

Metodología Waterfall

El enfoque de Waterfall se llama así porque bajo este enfoque, se supone que cada paso fluye sin problemas al siguiente, como el agua que cae en cascada sobre un río.

Esta técnica de implantación de ERP es la más tradicional y sigue los siguientes pasos:

1. Recopilación de los requerimientos: descubrimiento de las necesidades que el ERP deberá abordar y lo que espera lograr a través de su implantación.
2. Planificación: implica la identificación de un equipo de proyecto, reuniones con partes interesadas clave en el proyecto y documentación que describe los problemas actuales y las posibles soluciones. Se crea un plan de implantación que guiará el proyecto hasta que esté completo.
3. Diseño: en esta fase se desarrollarán las soluciones propuestas en la fase de Planificación determinando la configuración de los procesos, los roles de los usuarios, etc.
4. Desarrollo: se desarrollan las personalizaciones necesarias para garantizar que las aplicaciones funcionen según sea necesario cuando llegue el día de la puesta en marcha, se realiza la formación a los usuarios principales que forman parte del equipo de proyecto y se migran los datos.
5. Pruebas: todo el trabajo de desarrollo debe probarse para asegurarse de que funciona correctamente y se realizan los ajustes necesarios. Es en esta fase cuando los usuarios del equipo de proyecto ven cómo funciona el nuevo sistema.
6. Arranque: tras la fase de prueba, cuando todo está correcto, se cargan los datos finales y se continúa la capacitación del resto de los usuarios para trabajar con el nuevo ERP.
7. Soporte: una vez trabajando con el sistema, hay que garantizar su continuidad con actualizaciones y mantenimiento del software de forma continua.

En esta metodología de implantación, el cliente no vuelve a entrar en escena hasta las últimas etapas del proyecto. Si hay un problema, si han cambiando algunos requisitos o se han añadido nuevos, por lo general es demasiado tarde para introducir cambios significativos en el diseño y el cliente debe esperar a una nueva versión o bien aplazar la entrega del proyecto para que se rediseñe.

La implantación de un software de gestión empresarial ERP es un proyecto complejo que no siempre sigue una progresión lineal, y de ahí que surjan nuevas metodologías ágiles que desafíen las tradicionales.

Metodología Agile

Cuando se requiere rapidez, reducción de costes y al mismo tiempo se valora muy positivamente la agilidad y flexibilidad en la toma de decisiones, las metodologías ágiles son las más adecuadas.

Estas metodologías ágiles aplican conceptos "Lean" en el entorno de la tecnología de la información y surgen como consecuencia de la dificultad de gestionar proyectos tecnológicos durante largos periodos de tiempo en entornos que no son estáticos.

En lugar de completar todo el trabajo en una progresión lineal antes de la prueba, estas metodologías Agile dividen el plan del proyecto en intervalos cortos llamados sprints. Las pruebas se realizan al final de cada sprint, y los ajustes se realizan en ese momento. De este modo se evita invertir mucho tiempo en el desarrollo de todo el proyecto y solo descubrir y abordar los problemas al final del desarrollo.

Metodologías ágiles hay muchas, una de las más conocidas debido a la facilidad de implantación y la agilidad en cuanto a los cambios es la metodología SCRUM.

Waterfall vs Agile

Hay beneficios y problemas con ambos enfoques.

Los proyectos de implantación de un software de gestión empresarial con un enfoque en cascada pueden funcionar bien en entornos empresariales estáticos, pero en un entorno más dinámico, como una empresa que esté creciendo rápidamente o cambiando su modelo de negocio, la implantación con la metodología Waterfall puede tender a ser bastante costosa si las cosas van mal o si cambian los requisitos.

Con Waterfall, los problemas pueden no descubrirse o abordarse hasta que sea muy costoso solucionarlos.

Por otro lado, los proyectos de implantación de un software de gestión empresarial con un enfoque ágil, podrían funcionar mejor en un entorno empresarial más dinámico o complejo, pero pueden tender a tener problemas relacionados con la planificación y la disponibilidad de recursos, ya que ese trabajo no se realiza de manera anticipada como sí ocurre con la metodología Waterfall.

Esto puede ocasionar retrasos e hitos perdidos.

Estos proyectos de implantación requieren de una alta implicación del equipo de implantación de la organización desde la fase inicial para tener éxito.

Cuando una empresa se enfrenta a la decisión de seleccionar qué metodología de proyecto es la mejor para usar en la implantación de su software de gestión empresarial con mayor éxito, hay áreas clave que deben evaluarse y algunas preguntas que deberían formularse son:

En cuanto a las características del Proyecto:

¿Cómo de rígidos y definidos son los requisitos?

¿Cuál es la duración planificada del proyecto?¿más de 6 meses, más de 12 meses, más de 18 meses?

¿Cuántos proyectos se están ejecutando al mismo tiempo? ¿Se superponen los recursos de los proyecto?

En cuanto a las características del equipo del Proyecto:

¿Está el equipo responsable de la implantación comprometido con la misión del proyecto?

¿Está dispuesto el equipo a apoyar el proyecto según sea necesario?

¿Los recursos clave están dedicados al proyecto?

¿Tienen disponibilidad para participar en las sesiones de validación clave?

Y en el caso de plantearse una metodología ágil:

¿La organización se ha comprometido a capacitar al equipo de proyecto en agilidad?

¿Conocen las técnicas que se utilizan?

En este cuadro vemos un resumen de las características de cada metodología en base a determinados parámetros:

Ahora ya tienes criterios para evaluar ambos enfoques y tomar una decisión basada en lo que funciona mejor en el entorno de tu organización.

Recuerda que un enfoque ágil para implantar un software de gestión empresarial elimina trabajo innecesario y se adapta mejor a los cambios, pero en contra, necesita de una alta involucración por parte de la empresa y no todas las organizaciones están dispuestas a ello. Un enfoque en cascada cuenta con la ventaja de ser más conocido, está mejor planificado y documentado, pero el cliente no puede ir viendo los avances del proyecto durante su desarrollo y cualquier cambio al final tendrá mayores costes.

Por lo tanto, la elección final dependerá de lo que se busque en cada proyecto en concreto.

¿Tienes claro cuál vas a elegir tú?

Equipo DATADEC