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CÓMO UN ERP TE AYUDA AL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

28 jun 2022 | autor: un Consultor Especializado (lp)

erp ayuda toma decisiones  - Created by Freepik

El proceso de toma de decisiones es fundamental en cualquier empresa. Podríamos decir que el 90% del tiempo que pasamos en una empresa lo hacemos tomando decisiones, de mayor o menor envergadura. Además del tiempo que pasamos en este proceso, su importancia radica en que una buena o mala decisión puede marcar el porvenir de la empresa de forma positiva o negativa, así como su posición respecto a la competencia.

Sin embargo, ya te habrás imaginado que tomar una buena decisión no es fácil, y por ello, se hace necesario contar con un sistema de información eficiente. Para ello es importante contar con datos de calidad, a partir de los cuales podamos elaborar información de valor que permita a las personas mejorar su conocimiento sobre algo con la finalidad de aplicarlo en beneficio de la empresa.

Hay líderes que toman decisiones basándose únicamente en su intuición, sus ideas, etc…, y aunque esto ha podido dar, algunas veces, buenos resultados en un entorno estable en el que hemos vivido hace algunas décadas, en la actualidad no es la opción más recomendable. No hay que olvidar que las recetas que apenas hace unos años daban buenos resultados, hoy en día, en un entorno convulso y cambiante, ya no son eficaces. Lo mejor es basar nuestro sistema toma de decisiones orientado a los datos y a los hechos, lo que se ha venido en llamar una orientación analítica. Analizar, decidir, actuar e implementar constituyen, a grandes rasgos, el proceso que debes seguir en su lugar.

Al fin y al cabo, se trata de estudiar las alternativas que se te presentan y elegir la que consideres más adecuada. Por supuesto, un buen sistema ERP aporta mucho valor a esta toma de decisiones, ya que contiene datos de gran valor sobre todos los procesos de gestión de la empresa. Vamos a ver cuál es su papel.
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El proceso de toma de decisiones y sus fases

Lo primero es definir cuál es la situación que requiere que tomemos una decisión. Has de saber qué clase de problema es y cómo afecta a tu empresa exactamente. Después, deberás tener claro a dónde quieres llegar, cuáles son tus objetivos.

Una vez pasada esta primera fase llega el momento de decidir qué criterios se van a seguir. En la mayoría de las organizaciones hay varias personas en puestos directivos y, mayoritariamente, no coinciden punto por punto en cómo ven las cosas. La diversidad de opiniones es positiva. Sin embargo, comprenderás que no es viable tomar una decisión si nadie se pone de acuerdo.

Por eso, lo primero que tendrás que hacer junto a tu equipo es pensar qué métodos se van a implementar y qué puntos se priorizarán. Un software de ERP te ayudará en esta etapa del proceso, pero permítenos que volvamos sobre esto un poco más tarde.

Ya tienes el problema y los criterios que quieres aplicar para resolverlo. Ahora ha llegado el momento de que pongas sobre la mesa el análisis de las diferentes alternativas que se te presentan. Rara vez hay una única solución posible, por lo que conviene que varias personas debatáis sobre el tema para que las ideas vayan saliendo. Cuando ya tengáis suficientes opciones habrá llegado el momento de decir con cuál os quedáis.

Es muy importante que no lo veas como algo infalible. Aunque tomes la que piensas que es la mejor decisión, siempre va a haber una posibilidad de error. No obstante, es cierto que basarte en un sistema de información eficaz como el que te ofrece un programa de gestión ERP contribuye a reducir ese margen de equivocaciones.

El siguiente paso ya será implementar la decisión y esperar sus efectos. Por último, nunca olvides evaluar los resultados. Este aspecto te facilitará ver hasta qué punto ha sido adecuado seleccionar esa alternativa y, en cualquier caso, podrás ver en qué puedes mejorar de cara al futuro.

El ERP y el proceso de toma de decisiones

Ya hemos dicho que un programa de ERP favorece la toma de mejores decisiones, y esto es porque te permite aplicar un sistema de información mucho más eficiente, que llegue a todas las áreas de la empresa. Vamos a ver cuál es el valor que este tipo de software aporta a la compañía.

 

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Indicadores y datos fiables

Lo primero que has de contemplar es que una aplicacion de ERP es una herramienta colaborativa. Es decir, todos los empleados pueden compartir información relevante a través de este sistema.

Vamos a verlo con un ejemplo práctico. Imagina que hoy uno de tus trabajadores ha atendido a un cliente y ha cerrado un trato con él. Hasta aquí está todo bien, pero podría suceder que dentro de dos días este consumidor quiera presentar una incidencia o hacer una consulta y la persona que lo ha atendido esté de baja o de vacaciones.

A priori podría suponer un problema, pero un sistema de información eficiente permitiría que otro trabajador pudiera consultar los datos sobre la venta que ha hecho su compañero y tomar decisiones en consecuencia. Simplemente, habría que emplear un momento en consultar los datos guardados en el programa de ERP, relacionándolos con el proceso a tiempo real.

Ahora imagina que hubiera pasado si estos datos estuvieran guardados solo en el ordenador del primer empleado y el segundo no hubiera tenido acceso a los mismos. Probablemente hubiera tomado una decisión incorrecta y con ello, hubiera empeorado la experiencia del cliente. Potencialmente incluso lo hubiera perdido, algo que ya ves que es evitable.

Por otro lado, un software de ERP te proporciona indicadores fiables sobre tu empresa. Por ejemplo, puedes ver qué productos se venden más, así como otros indicadores de tu negocio. De esta manera, constatarás qué áreas merece la pena potenciar, en cuáles hay que acometer mejoras e, incluso, si existe algún producto o servicio que no merece la pena mantener.

En definitiva, un programa de gestión ERP te brinda una visión global de tu negocio. De este modo, te será más fácil marcar unos criterios a utilizar y definir los objetivos que persigues.

Un único registro

Una gran ventaja de los sistemas ERP es que todo el mundo puede acceder a la misma información, de modo que se optimiza la comunicación entre los departamentos. Así, es mucho más sencillo que una decisión sea consistente, ya que la información y los criterios a seguir están unificados en toda la empresa.

Además, has de tener en cuenta que este tipo de programa no sirve solo en la oficina. Si eliges un sistema en la nube, los empleados podrán consultar la información desde cualquier parte. Esto puede ser muy útil, por ejemplo, para un comercial. Podrá consultar datos que le sean útiles para la venta en todo momento, incluso mientras visita a un cliente.

Un sistema fácil e intuitivo

Seamos realistas: los sistemas de ERP atesoran un sinfín de ventajas como, por ejemplo, la posibilidad de obtener información valiosa a tiempo real y que todos los departamentos puedan estar interconectados. No obstante, también es cierto que los trabajadores no les sacarán partido si son demasiado complicados de gestionar.

Siguiendo los dos ejemplos que hemos dado antes, en los que un empleado atiende a un cliente y tiene que consultar información a tiempo real, no es viable que dedique demasiado tiempo a acceder a dichos datos. Si esto pasara restaría puntos a la experiencia del usuario, porque la atención no sería suficientemente rápida.

No obstante, hoy en día los sistemas de ERP han avanzado mucho. Los hay más complejos, si necesitas funciones muy específicas, pero también existen programas sencillos, intuitivos y fáciles de utilizar. Incluso, los hay que se pueden personalizar para adaptarlos a tus necesidades.

Lo que queremos decirte con esto es que te olvides de escoger una aplicación sofisticada cuyas funciones no necesitas. Procura elegir mejor una que tenga justo lo que requieres, sin mayor complicación, y dedica el tiempo que haga falta para explicar los detalles de su uso a tus empleados

Si no lo haces, los trabajadores no emplearán los datos disponibles, pero tampoco aportarán información valiosa sobre su departamento, de modo que esto afectará a toda la empresa. Si deseas rentabilizar las ventajas que te ofrece un programa de ERP para la toma de decisiones, decántate por uno fácil de usar e idea una estrategia para su implementación en la compañía.

Conclusión: un elemento clave en la toma de decisiones

Las decisiones tomadas por los responsables de una empresa nunca pueden basarse en las emociones ni en la intuición. En su lugar, debes analizar los datos disponibles para hacerte una idea panorámica de la situación de la organización.

Sucede, sin embargo, que no es tarea fácil coordinar la información de todas las secciones para que resulte accesible a la totalidad de la plantilla. Aquí es donde entran en juego los sistemas ERP, puesto que posibilitan que todos los empleados compartan datos referentes a su trabajo y que el resto pueda consultarlos a tiempo real. Si se trata de un sistema de información en nube, se podrá acceder a ellos incluso estando de viaje o mientras se visita a los clientes.

Disponiendo de los indicadores oportunos, las decisiones partirán de un análisis mucho más elaborado y los criterios estarán unificados ante la evidencia de indicadores fiables y concretos. De esta manera, los responsables del proceso de toma de decisiones podrán seleccionar las mejores alternativas basándose en la racionalidad y en información fiable. No obstante, no olvides que solo obtendrás el máximo rendimiento de tu programa ERP si lo implantas con éxito y mantiene el apoyo de toda la organización.

 

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Equipo DATADEC

Contenido publicado el 19 Oct 2018, actualizado por última vez el 28 jun 2022

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