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Como definió Forrester, la toma de decisiones es un proceso de transformación de la información en acción.
El proceso de toma de decisiones es fundamental en cualquier empresa. Podríamos decir que el 90% del tiempo que pasamos en una empresa lo hacemos tomando decisiones, de mayor o menor envergadura. Además del tiempo que pasamos en este proceso, su importancia radica en que una buena o mala decisión puede marcar el porvenir de la empresa de forma positiva o negativa, así como su posición respecto a la competencia.
Sin embargo, tomar una buena decisión no es fácil, por lo que se hace necesario contar con un sistema de información eficiente. Para ello es importante contar con datos de calidad, a partir de los cuales podamos elaborar información de valor que permita a las personas mejorar su conocimiento sobre algo con la finalidad de aplicarlo en beneficio de la empresa.
Hay líderes que toman decisiones basándose únicamente en su intuición, sus ideas, etc…, y aunque en ocasiones esto ha podido dar buenos resultados en un entorno estable en el que hemos vivido durante algunas décadas, en el entorno actual convulso y cambiante ya no son eficaces.
Lo mejor es adoptar un sistema para la toma de decisiones ágiles, orientado a los datos y a los hechos, lo que se ha venido en llamar una orientación analítica al dato. Esto se está volviendo un requerimiento crítico a la hora de desarrollar estrategias realmente competitivas y de éxito.
Por supuesto, un buen sistemas ERP junto con las aplicaciones BI (inteligencia de negocios) aportan mucho valor a la toma de decisiones, ya que contiene datos valiosos sobre todos los procesos de gestión interna de la empresa. Vamos a ver cuál es su papel.
Tabla de contenidos:
El proceso de toma de decisiones y sus fases
1.- Definir la situación
Como siempre que tenemos que dar respuesta a un problema, lo primero es definir con detalle la situación y para ello es necesario determinar qué clase de problema tenemos y cómo afecta exactamente a la empresa, y establecer a dónde queremos llegar, cuáles son los objetivos. Por tanto, el primer paso para los responsables de la empresa es detectar las diferencias fundamentales entre la situación actual de su organización y aquella que se desea alcanzar.
2.- Establecer criterios de partida, a partir de un sistema objetivo.
Una vez pasada esta primera fase llega el momento de decidir qué criterios se van a seguir. En la mayoría de las organizaciones las personas en puestos directivos no coinciden punto por punto en cómo ven las cosas. Aunque la diversidad de opiniones es positiva, no sería viable tomar una decisión si nadie se pone de acuerdo.
Por eso, lo primero que se debe hacer es definir un sistema que objetivice el proceso para encontrar con facilidad los consensos necesarios. Se trata de establecer qué métodos se van a implementar y qué puntos se priorizarán. Un software de ERP te ayudará en esta etapa del proceso, pero permítenos que volvamos sobre esto un poco más tarde.
3.- Análisis de alternativas y selección.
Ya tienes el problema y los criterios que quieres aplicar para resolverlo. Ahora ha llegado el momento de que pongas sobre la mesa el análisis de las diferentes alternativas que se te presentan. Rara vez hay una única solución posible, por lo que conviene que varias personas debatáis sobre el tema para que las ideas vayan saliendo. Cuando ya se tengan suficientes opciones habrá llegado el momento de decir cuál se elige.
Es muy importante que no lo veas como algo infalible. Aunque tomes la que piensas que es la mejor decisión, siempre va a haber una posibilidad de error. No obstante, es cierto que basarse en un sistema de información eficaz como el que te ofrece un programa de gestión ERP contribuye a reducir ese margen de errores.
4.- Implementación y control de resultados
El siguiente paso ya será implementar la decisión y esperar sus efectos. Por último, nunca olvides evaluar los resultados. Este aspecto te facilitará ver hasta qué punto ha sido adecuado seleccionar esa alternativa y, en cualquier caso, podrás ver en qué puedes mejorar de cara al futuro.
Cómo el ERP ayuda al proceso de toma de decisiones
Ya hemos dicho que un programa de ERP favorece la toma de mejores decisiones, y esto es porque te permite aplicar un sistema de información mucho más eficiente, que llega a todas las áreas de la empresa. Podemos decir que se trata de un repositorio de gran valor para articular un reporting que favorece una mejor toma de decisiones.
Vamos a ver cuál es el valor que este tipo de software aporta a la toma de decisiones.
A.- Filosofía de registro único
Que todos los datos se almacenen en un solo lugar se convierte en una ventaja para la calidad del dato, ya que garantiza la consistencia de los mismos.
El ERP es una herramienta colaborativa. Es decir, todos los empleados pueden compartir información relevante a través de este sistema, y todo el mundo puede acceder a la misma información, de modo que se optimiza la comunicación entre los departamentos. Además, el ERP también tiene como característica funcional la integración, hace que todos los sistemas hablen entre sí.
Así, es mucho más sencillo que una decisión sea adecuada sí parte de datos consistentes, ya que la información y los criterios a seguir están unificados en toda la empresa.
B.- Indicadores y datos fiables
Un software de ERP te proporciona indicadores fiables sobre tu empresa, ya que es la fuente de información más eficaz sobre los datos internos referidos a los procesos de gestión de una empresa. En este sentido, un programa de gestión ERP te brinda una visión global de tu negocio y de forma actualizada. De este modo, te será más fácil marcar los criterios a utilizar y medir los objetivos que persigues.
Además, la capacidad de acceso a todos los datos de una forma estructurada permite la elaboración rápida de informes de apoyo a la gestion muy adaptados a las necesidades especificas de cada situación, lo que facilita y permite reducir mucho los tiempos dedicados a la toma de decisiones.
Un sistema ERP puede ayudar a mejorar el acceso a los datos a través de:
- Integración: Al hacer que todos los sistemas hablen entre sí (y con todo el personal), los datos se pueden compartir y comunicar fácilmente.
- Automatización: Las capacidades de automatización de un ERP permiten que los datos se puedan recopilar y cotejar automáticamente, eliminando el error humano.
Estas dos características funcionales de los ERP ayudan a convertir datos confusos en información útil aprovechable para mejorar y transformar el negocio:
- Un gran volumen de datos puede ser abrumador, pero cuando se dispone de una manera de organizarlos en información jerarquizada, se pueden usar de forma eficaz.
- Un sistema ERP no solo permite acceder a los datos con facilidad, sino que también los hace significativos, lo que favorece la obtención de nuevos conocimientos sobre la empresa, el inventario, o los clientes.
- El software integra todos los sistemas y automatiza los procesos de registro.
C.- Un sistema fácil e intuitivo
Para conseguir la agilidad que requiere un sistema de toma de decisiones, se necesita un sistema fácil e intuitivo que permita a los empleados un uso eficiente.
Los sistemas de ERP atesoran un sinfín de ventajas, pero no serán eficaces si son demasiado complicados de gestionar. Existen hoy en día, sistemas ERP que se personalizan mucho incluso a nivel de usuario, lo que permite alcanzar un uso sencillo, intuitivo y fáciles. Para ello, es importante elegir una aplicación ERP que tenga justo lo que se requiera, sin mayor complicación, y dedica el tiempo que haga falta para explicar los detalles de su uso a tus empleados.
D.- Visualización de los datos - Integración con el BI
Al final, la capacidad que tenemos las personas para comprender los datos es lo que nos permite mejorar nuestro conocimiento sobre algo. En este proceso de aprendizaje, es muy importante cómo percibimos la información calculada a parir de los datos, ya que nuestra comprensión de los hecho se multiplica cuando la percibimos de una forma visualmente eficaz.
El ERP ofrece herramientas de creación de informes, de visualización de datos personalizada y soluciones de análisis predictivo. Tiene la opción de incluir un módulo que le permite generar estadísticas, tablas, gráficos, etc.
Si, además, el ERP se integra con cualquier herramienta de BI, se multiplica la potencia de análisis a través de sistemas de visualización muy potentes que permiten la navegación a través de dimensiones y la personalización de los mismos al problema que requiera nuestra atención.
E.- Gestión de riesgo inherente en cualquier decisión.
Por ultimo, este tipo de soluciones ayudan a gestionar la incertidumbre y a minimizar los riesgos mediante su suite de funciones que facilitan su control. A continuación se muestran algunos ejemplos:
- Uso de MRP basado en la demanda para evitar errores humanos en la cadena de suministro: Cuando se trata de la cadena de suministro, las malas decisiones pueden poner en riesgo toda la capacidad operativa de la empresa. Para decidir mejor en este entorno, la planificación de requisitos de material (MRP) basada en la demanda puede rastrear las necesidades de materiales de la empresa y sugerir ajustes en tiempo real.
- Uso del SRM para una mejor monitorización de la relación con los proveedores y una trazabilidad total de las operaciones: El SRM (Supplier Relationship Management) es un componente que:
- Brinda una mejor perspectiva de las posibles interrupciones en la cadena de suministro para que el responsable pueda decidir en consecuencia.
- Minimiza el riesgo de infracobertura al proporcionar una forma fluida de interactuar y negociar con los proveedores.
- Ofrece un análisis exhaustivo del rendimiento de los proveedores.
- Uso de análisis predictivos para impulsar la gestión de riesgos en la toma de decisiones: Con todos los datos agrupados en un solo lugar, la organización puede aprovechar las aplicaciones de análisis predictivo e inteligencia empresarial para mejorar la previsión y la gestión de riesgos. También utilizar herramientas de BI (Business Intelligence) para realizar análisis predictivos que se incorporarán a la toma de decisiones, respaldando o no las líneas de actuación previstas.
Conclusión: un elemento clave en la toma de decisiones
En un entorno empresarial en el que compiten la mayoría de las empresas, desarrollar procesos de toma de decisiones ágiles puede ser la base de una diferencia competitiva importante.
Las decisiones tomadas por los responsables de una empresa nunca pueden basarse en las emociones ni en la intuición. En su lugar, se deben analizar los datos disponibles para hacerse una idea panorámica de la situación de la organización. Aquí es donde entran en juego los sistemas ERP, ayudando a convertir datos en información útil y eficaz para mejorar y transformar el negocio.
Cada sistema ERP aporta sus propias funciones y soluciones analíticas para facilitarte la toma de decisiones. Además, cada ámbito de gestión cuenta con aplicaciones específicas destinadas a ofrecer una visión panorámica del estado de las operaciones, los registros o una combinación de dimensiones de análisis seleccionada por el usuario.
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