¿También en esto marca una diferencia trabajar con o sin SGA? Desde luego y una diferencia tan poco desdeñable como que supone una de sus principales ventajas.
Un SGA hace mucho menos probable el error o incidencia del tipo que sea (gestión, manipulación, envío, inventario, información…) y en el improbable caso de producirse, acorta notablemente su permanencia en el tiempo. Eso al final supone un gran ahorro en costes de manipulación, almacenaje, obsolescencia, inventario, aprovisionamientos y pérdidas.
Almacén sin SGA:
En un almacén tradicional, sin SGA, es habitual el “baile de referencias”. La falta de memoria o de los empleados adecuados o recién incorporados o la simple similitud física de algunas referencias, provoca en demasiadas ocasiones apariciones, desapariciones o transformaciones misteriosas de referencias. Dicho así puede parecer incluso chistoso, pero cuando tenemos que decirle a un cliente importante con el que hemos comprometido un pedido de cierta entidad, que no va a recibir mañana todo el pedido que le prometimos hace días porque varias referencias de repente se han transformado en otras o simplemente han “desaparecido”, el chiste deja de tener gracia.
Pero esto no es lo peor, lo peor es que estas referencias que hemos dicho que no podemos servir, puede que estén dentro de nuestro almacén quizá mucho más cerca de nosotros de lo que pensamos. Sencillamente, no las localizamos. No encontramos lo que hace falta, en el momento en que hace falta. Por tanto nos veremos obligados a suplicar una vez más a compras, que reponga a toda prisa las referencias que no encontramos. Si conseguimos convencerles y las compran, justo cuando éstas por fin lleguen, alguien encontrará las que efectivamente teníamos en nuestro almacén todo ese tiempo. Además el cliente descubrirá horrorizado al día siguiente, con el pedido en su casa, que varias referencias de las que tiene físicamente delante, no son las que el albarán dice que son. Esto puede ser un error de recepción de mercancía que ha permanecido “vivo” en nuestro almacén hasta más allá del momento de expedir. La peor de las situaciones, nuestro error ha perjudicado al cliente. Esta es una situación bastante típica en un almacén tradicional, ¿les suena?
Almacén con SGA:
Sin embargo esta misma situación en un almacén asistido por un buen SGA es impensable. La trazabilidad, esa gran desconocida para los almacenes tradicionales, es defendida y mantenida a capa y espada por un SGA. Si así lo configuramos, el SGA detendrá un proceso antes que perder la trazabilidad del producto. No importan los pasos, fracciones, uniones, etc. que hagamos, el SGA siempre mantendrá intacta la trazabilidad. De manera que uno de los procesos más importantes del almacén asistido por un SGA es la entrada.
La fase de identificación del producto se hace allí y el SGA dispone de medios y puntos de control que hacen que el proceso puede blindarse sin aumentar los recursos disponibles de forma que sea seguro y eficaz al mismo tiempo. Para aumentar la seguridad en un proceso asistido por un SGA no hace falta amentar el número de personas que intervienen en él.
En la entrada es donde le decimos al SGA qué es lo que está entrando y en qué cantidad, embalaje, estado, lote, etc. Todo este proceso se puede también agilizar con el prealbarán. La trazabilidad por tanto, empieza (o continúa ya que puede haber empezado en el proveedor) en la entrada. Por eso un SGA dispone siempre de múltiples recursos para asegurar la correcta identificación de las referencias en el menor tiempo posible.
Ejemplo:
Podemos verlo en un ejemplo: Un proveedor podría introducir su albarán en nuestro SGA vía web service directamente, el SGA tratará esto como un prealbarán de entrada puesto que la mercancía está en tránsito y no existe físicamente aún en el almacén. Desde ese momento, el SGA espera que lleguen los bultos, referencias, lote(s) o número(s) de serie, cantidad, unidad de embalaje, etc. Lo que agilizará todo el proceso de Recepción. En el momento la mercancía llega a nuestras instalaciones, un simple escaneo del código de barras, por ejemplo del albarán físico, hará que el SGA sepa qué se está dando de alta. Posteriormente el operario hará las comprobaciones físicas acordes al procedimiento para poder hacer la entrada. El operario leerá con su terminal cada código de barras según se lo exija el SGA, es decir, bulto a bulto, palé a palé, paquete a paquete, referencia a referencia, número de serie a número de serie… Lo que decidamos que necesitamos leer y hayamos configurado en el SGA que debe leer. El SGA comparará los datos que recibe de la lectura del terminal con los que ya dispone en su lista y dejará continuar o no el proceso en tiempo real. Un proveedor podrá enviarnos veinte palés de cien impresoras de etiquetas cada uno, que además lleven seguimiento por número de serie y nosotros podremos darle la entrada de forma completamente fiable, en menos de cinco minutos, con un simple escaneo de cada matrícula de cada palé. Impensable en un almacén tradicional.
Podemos decidir que los controles que establezcamos sean diferentes en cada caso, es decir, podemos personalizarlos para cada proveedor, para cada albarán, para cada referencia, en fin, podemos bajar al nivel de detalle que necesitemos sin despilfarrar recursos (sin emplear a más personas). Existen múltiples fórmulas para que nuestro SGA se asegure de que la identificación es la correcta.
Como puede observarse la cantidad de opciones de configuración y sus posibles combinaciones son muy elevadas. Cada una de ellas supone un punto de control que tratará de evitar el error en su origen.
Pero ¿qué pasa si finalmente y pese a nuestros controles el error se introduce en nuestro almacén? El error dentro de un almacén asistido por un SGA tiene una vida muy corta, normalmente se descubre en el siguiente proceso. Por ejemplo, si el error se ha producido a ubicar, se descubrirá en la reposición o en el picking, lo que ocurra inmediatamente después. Esto es así porque los controles en un SGA se configuran a la medida de nuestras necesidades en todos los procesos internos del almacén. De manera que no sólo descubriremos el error inmediatamente, sino que gracias a los datos que el SGA nos proporciona, podemos analizar sus causas y actuar para solucionarlo de forma definitiva. Por supuesto, y esto es muy importante, antes de que las consecuencias repercutan en un cliente interno o externo.
J. Cisneros
Equipo Datadec