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    07 Feb 2019

    EL ERP Y LA TOMA DE DECISIONES ÁGILES

    erp deciones agiles

    En los mercados empresariales de cualquier sector encontramos que la toma de decisiones ágiles se está volviendo un requerimiento crítico a la hora de desarrollar estrategias realmente competitivas y de éxito. Los directivos y empleados de cualquier empresa pasan la mayor parte del tiempo en el proceso de la toma de decisiones a distintos niveles. La importancia de una buena o mala decisión estratégica decide en gran medida el porvenir de la empresa de una manera positiva o negativa, y, por tanto, la posición respecto a competidores. 

    Lo más importante a la hora de tomar cualquier decisión es contar con la mejor información en el momento oportuno. Dicha información se elabora a partir de datos de calidad, que sirven para elaborar informes con los que mejorar el conocimiento sobre cualquier aspecto del negocio. Con este conocimiento es como los directivos o los empleados de una empresa pueden aplicar acciones en beneficio de su organización. 

    Tradicionalmente, los responsables de cualquier toma de decisiones basaban sus acciones en sus ideas, en su intuición, o en base a aquello que suponían que necesitaba el mercado. Es cierto que puede dar en ocasiones un resultado de éxito, especialmente a la hora de poner en práctica ideas innovadoras. Pero para un mercado estabilizado, las decisiones necesitan basarse en datos y en hechos contrastados.

    El problema de afrontar la toma de decisiones para una empresa

    A la hora de tomar cualquier decisión los responsables de las empresas necesitan saber cuáles son sus posibilidades y alternativas al respecto. La información, recopilada y tratada de la manera correcta, es la base de cualquier proceso de gestión eficaz.

    La identificación de las alternativas a la hora de tomar una decisión para una empresa viene definida como el resultado de un proceso que consta de las siguientes etapas.

    • Identificación de un problema: el primer paso para los responsables de la empresa es detectar las diferencias fundamentales entre la situación actual de su organización y aquella que se desea alcanzar. Dichas diferencias podemos considerarlas como los problemas que motivan las acciones.
    • Los criterios necesarios para la toma de decisiones: a la hora de desempeñar un cometido, cada responsable de tomar una decisión determinada dentro de la organización dispone de sus propios criterios, los cuales son su guía en sus labores.
    • Ordenar la prioridad de los criterios: una vez identificados, los criterios deben ponderarse en virtud de una decisión final. Lo más habitual es que una empresa tome por preferente un criterio y los demás se comparen entre sí para secuenciarlos respecto al que es prioritario.
    • Desarrollo de las alternativas: elaborar y hacer una presentación de las acciones que son factibles a la hora de resolver el problema exitosamente. 
    • Análisis de las alternativas: todo aquel que sea el responsable de tomar las decisiones en la organización deberá estudiar al detalle cada una de las propuestas elaboradas en el paso anterior. Para compararlas de manera efectiva es necesario manifestar las debilidades y las fortalezas de cada una, y enfrentarlas a los criterios identificados y priorizados. 
    • La selección de alternativa: tras evaluarlas por la persona o el equipo responsable de la toma de decisiones, según los criterios establecidos, llega el momento de seleccionar aquella que es la mejor de todas, al final de todo el proceso. 
    • Implantar dicha alternativa: a la hora de poner en práctica la decisión, lo primero es ponerla en conocimiento de todas aquellas personas que se van a ver implicadas en su implantación o afectadas por ella. Para favorecer su compromiso, es importante que dichas personas puedan haberse visto implicadas en el proceso anterior. 
    • Evaluar la efectividad de la decisión: al final, es hora de valorar el resultado que está dando la decisión que se ha tomado, y discernir si las soluciones adoptadas han servido para corregir los problemas. 

    5 errores relacionados con un ERP

    Los problemas que soluciona un ERP en el proceso de toma de decisiones

    Una herramienta de gestión eficaz que permite la coordinación de información de una organización entre sus responsables a cualquier nivel de decisión es el ERP. Un proceso de toma de decisiones en el ERP posibilita que los implicados puedan utilizar y compartir los datos referentes a su puesto de trabajo, facilitando su consulta incluso en tiempo real para culminar un proceso de identificación de soluciones. 

    Además de un ERP, la empresa puede encontrar muy necesaria la implantación de un sistema de Business Intelligence (BI). Esta solución digital está destinada a funcionar como analista de los datos recopilados para determinar aquellos que son fiables y útiles, y convertirlos en información de verdadera utilidad a la hora de desarrollar estrategias de negocio que resulten efectivas. 

    Con la implantación conjunta de los sistemas ERP y de BI, una empresa se beneficiará de las siguientes funciones: 

    • La gestión de tiempo y de proyectos: los ERP suelen contar con módulos de gestión de los proyectos, donde se registran las horas que se le dedican y otros datos que tienen que ver con el rendimiento de todos los recursos. Los indicadores de rendimiento o KPI permiten detectar de manera rápida e intuitiva los proyectos más rentables.
    • Gestión de ventas y de inventarios: comparar los datos que se crean desde la gestión de inventarios y por el Departamento de Ventas sirve para conocer los beneficios que ofrece al negocio cada tipo de producto. Y para decidir mejor el objetivo de las inversiones.
    • La gestión de relaciones con clientes: un ERP que disponga de un módulo de CRM o de gestión de relaciones con clientes ayuda a organizar las agendas y crea un registro de las relaciones comerciales.
    • Visualización de datos y generación de informes: tanto el ERP como el sistema de BI ofrecen herramientas de creación de informes, de visualización de datos personalizada y soluciones de análisis predictivo. Entre todos los problemas que soluciona un ERP, uno de los más importantes tiene que ver con la creación de un proceso de toma de decisiones ágiles, algo que se hace de manera mucho más sencilla cuando se tiene toda la información en un mismo lugar, diseñada para ser consultada de forma generalizada o pormenorizada, según los criterios necesarios para cada situación. 

     

    Conclusiones

    En un entorno empresarial en el que compiten la mayoría de las empresas, desarrollar procesos de toma de decisiones ágiles puede ser la base de una diferencia competitiva importante, ya que las condiciones de mercado de las empresas han pasado de la posibilidad de obtener ventajas competitivas sostenibles en el tiempo, a las actuales ventajas competitivas temporales que debemos renovar de forma reiterativa.

    Si no apoyamos nuestras decisiones en datos y hechos reales de alto valor, no es posible competir con éxito. Será posible alcanzar algún éxito puntual, pero a largo plazo, la derrota está servida.

    El ERP juega un papel importante con relación a los datos internos de la compañía, ya que constituye el software de gestión integral de cualquier empresa y, por tanto, aglutina la información completa de todos los procesos, y asegura su consistencia y calidad. Si, además, se integra con cualquier herramienta de BI, se multiplica la potencia de análisis a través de sistemas de visualización muy potentes que permiten la navegación a través de dimensiones y la personalización de los mismos al problema que requiera nuestra atención.

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