El nacimiento y desarrollo de una empresa esta muy determinada por su cultura organizacional, que es un pilar esencial en la consolidación de un negocio.
La implantación de un ERP, por primera vez, puede afectar a la organización de la empresa al incorporar un factor tecnológico que produce cambios en la forma de hacer las cosas. Estos cambios pueden tener efectos positivos, si se perciben como oportunidades, o efectos negativos, si se perciben como elementos destructivos de nuestra zona de confort. En todo caso, siempre va a tener una interacción con la cultura de la empresa que debemos aprovechar para fortalecer los valores representativos de la mejora continua, la superación personal, y todos aquellos que supongan una mejora en la gestión integral de la empresa como objetivo final.
Merece la pena, antes de abordar la implantación de un software de este tipo, que tengamos en cuenta las posibles consecuencias que puede entrañar para la organización.
Los cambios que produce un ERP en la empresa
Aunque los sistemas de ERP destacan por su flexibilidad, es difícil que se adapten por completo a todos los procesos que forman parte de la gestión de una empresa. Y lo mismo sucede con las características específicas de la compañía.
Lo más habitual es que las empresas tengan que llevar a cabo procesos de reorganización para consolidar el cambio organizativo que conlleva la implementación de un ERP.
Los proveedores de ERP podemos ofrecer un sistema estándar, con lo que la adaptación será todavía más complicada, o podemos optar por un programa personalizado. En ambos casos, los cambios organizativos serán significativos.
Las transformaciones que pueden producirse como consecuencia de la implementación de un ERP pueden ser de tres tipos:
- Aquellos que presuponemos indispensables antes de empezar a trabajar con el nuevo ERP.
- Los que aparecen de forma imprevista durante el proceso de implementación.
- Los que llevaremos a cabo cuando, durante la implementación, nos demos cuenta de que existen nuevas posibilidades que constituyen una oportunidad de mejora.
Hay que tener presente que las modificaciones iniciales se planifican cuidadosamente para conocer las debilidades y fortalezas a potenciar ante la necesidad de cambio. También resulta indispensable el rediseño de los procesos organizativos para evitar problemas de descoordinación en cuanto se ponga en marcha el nuevo proceso.
Uno de los perfiles de la empresa que se suele ver más afectado es el contable, ya que la introducción de un nuevo sistema ERP implica cambios significativos en la función de este departamento. Hay que tener en cuenta que este tipo de software pone especial énfasis en los procesos de negocio, en lugar de en las funciones empresariales de toda la vida.
Esto implica que las tareas habituales del departamento de administración de identificación, registro y comunicación de informaciones económicas y financieras dentro de la empresa, se vean modificadas por las automatizaciones contables de muchos de los procesos que hasta el momento eran independientes al departamento. Esto supone la oportunidad de destinar una parte importante del tiempo a otras tareas que hasta el momento no se hacían y que normalmente van a suponer una mejora en el sistema de control, mejorando tanto la calidad de los datos, como la reducción de los errores, lo que suponen nuevas actividades que aportan un mayor valor a la empresa.
Merece la pena destacar que, en la mayoría de los casos, los cambios producidos por la implementación de un ERP acaban provocando cambios en los requerimientos de algunos puestos de trabajo. Esto responde precisamente a lo que se ha comentado en el párrafo anterior. La creación de nuevas actividades, en respuesta a la automatización de algunas tareas tradicionales, que permiten destinar mayor tiempo al desarrollo de acciones de mayor valor para la empresa. Normalmente, este tipo de actividades, también supone la mejora en las condiciones de trabajo, si bien, se requiere el desarrollo de nuevas habilidades profesionales, que suele ser el objetivo de los nuevos planes formativos de las empresas.
El impacto del sistema ERP en la cultura empresarial
Este tipo de software de gestión empresarial puede considerarse un agente del cambio organizacional. Es decir, su implantación permite cambiar la manera en la que las empresas abordan sus procesos de negocios, su forma de trabajar y, por tanto, los perfiles de los puestos de trabajo afectados por el aprovechamiento de nueva tecnología.
Manejar todos estos cambios con solvencia no es fácil. Sin embargo, resulta determinante para que al final el proceso de implantación pueda ser un éxito. Uno de los principales retos a los que nos enfrentamos en este sentido es la necesidad de fortalecer los valores y principios organizacionales con los cambios que la evolución tecnológica nos permite.
De la cultura empresarial que tenga una determinada organización, y de la resistencia al cambio de sus trabajadores, dependerá de manera esencial el éxito de la implementación de este tipo de software.
La implantación por primera vez de un software de este tipo causa, en la mayoría de ocasiones, un cambio en las relaciones de poder de los trabajadores y los responsables de la empresa. Esta situación acaba originando que en algunas personas se desarrolle una resistencia al cambio, que deberá gestionarse adecuadamente para conseguir que se puedan llevar a cabo las modificaciones más complejas en las condiciones más adecuadas.
Luchar contra todos los obstáculos que puedan evidenciarse en la empresa para lograr sacar el máximo partido posible a la implementación de un ERP implica:
- El establecimiento de estructuras flexibles.
- Una buena dirección de los trabajadores.
- Desarrollo y aplicación de habilidades de comunicación.
- Capacitación de los empleados para lograr que tengan una buena actitud hacia las soluciones tecnológicas.
- Obtención de la cooperación de todos los departamentos del negocio.
La gestión de la resistencia al cambio
El cambio organizacional es un concepto muy delicado, cuya gestión puede suponer que los empleados puedan sentir un profundo malestar en caso de que no se lleve a cabo de manera correcta.
Los conflictos de intereses, la falta de compromiso y los fallos en los procesos de reestructuración pueden crear una tensión excesiva que perjudique la percepción de valores de la cultura empresarial. Como consecuencia, las empresas pueden toparse con muchos problemas en la adaptación del ERP a su funcionamiento diario.
Una de las principales recomendaciones que hacen los expertos en cuanto a la implementación de este software es buscar la involucración de todos los empleados en el proyecto para conseguir la mayor efectividad. De hecho, consideran que el éxito de la integración radica más en el trato con el personal que con temas tecnológicos específicos. Por ello, es importante que:
- Unamos la dirección del proyecto y del cambio.
- Nos concienciemos de las competencias a potenciar para gestionar el cambio.
- Integremos actividades en los planes diarios para ayudar a los empleados a adaptarse en el proceso del cambio.
En definitiva, debemos ser conscientes de que la decisión de implementar un ERP en una empresa puede afectar de manera directa a las relaciones entre sus trabajadores (a todos los niveles) y, por tanto, puede suponer situaciones de tensión con relación a su cultura organizacional, tanto de índole positivo como negativo. Por tanto, resulta necesario que preparemos detalladamente el proceso de implantación de este tipo de software en la empresa como una manera de esquivar contratiempos y garantizar su éxito.
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