CÓMO UN ERP DE GESTIÓN DE OBRAS PERMITE MEJORAR EL CONTROL A TIEMPO

Necesito tener visibilidad, control total, orden y certeza de las operaciones y resultados de mis obras y proyectos.

Necesito una herramienta que me ayude a controlar mi gestión de obras.

¿Se ha escuchado alguna vez diciendo esto?

Desde el inicio y planteamiento de cada proyecto, hasta la etapa de entrega y facturación, ocurren multitud de procesos internos dentro de la estructura empresarial que requieren de una especial atención.

Los procesos específicos de una gestión de obras implican la participación de diferentes departamentos de una empresa y de una gran cantidad de recursos.

Son necesarios análisis y estudios de costes para evitar escenarios no deseados que podrían ser el inicio del caos, y lo mejor para evitar estos escenarios es contar con un ERP especializado en gestión de obras.

Es necesaria una solución integral que permita optimizar la gestión de cada una de las obras, y saber en todo momento el estado de ejecución de los proyectos y su rentabilidad en tiempo real.

Las soluciones ERP son, como su definición dice, sistemas de planificación de recursos empresariales que permiten mejorar los procesos de gestión y optimizar el uso de recursos.

Un ERP de gestión de obras te permite gestionar y optimizar cada uno de tus proyectos, incluyendo la etapa de estudio del proyecto, la dirección del mismo, su ejecución y el control de todas sus etapas.

¿Qué se consigue implantando un ERP de gestión de obras? 

Por definición, el objetivo de un ERP es la integración de la información de las distintas áreas de la empresa para controlar los procesos y las actividades y proporcionar información de utilidad para realizar una eficiente toma de decisiones.

Por lo tanto, implantar un ERP de gestión de obras te permitirá:

• Aumentar la productividad: gracias a una solución de gestión centralizada conseguirá aumentar la productividad de los responsables asignados a la gestión de sus proyectos. Conseguirá agilizar la gestión de descarga de licitaciones y el estudio y presentación de sus propuestas, así como la ejecución de los proyectos, su posterior facturación y cobro.

• Optimizar la cadena de suministro y subcontratas: solicite las ofertas a sus proveedores, compare las propuestas y agilice el lanzamiento de las órdenes de compra al proveedor seleccionado. Controle esos pedidos y garantice que se cumplen las condiciones de calidad y plazos pactados.

• Controlar la rentabilidad de sus proyectos: disponer de una analítica de costes por proyecto le ayudará a detectar cualquier problema que afecte a la rentabilidad del mismo y le ayudará a tomar la decisión más acertada que consiga aumentar su margen de beneficio.

• Control de desviaciones: al tener la información grabada sobre todos los actores que participan en la ejecución del proyecto, se tiene un conocimiento en directo sobre el estado del mismo y el cumplimiento o no de lo que se había presupuestado. De este modo, si hay alguna desviación, se controla en el momento y se toman las decisiones oportunas.

¿Qué debemos pedirle a un ERP de gestión de obras? 

Presupuestos, proyectos, partidas, costes, licitaciones, mediciones, certificaciones, compras a proveedores, subcontratas, partes de personal, gestión de maquinaria, vehículos, etc., son muchos de los factores que debe controlar un ERP de gestión de obras, además por supuesto, de realizar la contabilidad, la gestión de tesorería, el cálculo de impuestos...

• Gestión de proyectos: se deben poder analizar todos los datos del proyecto. Los recursos utilizados, las desviaciones de costes, las certificaciones y retenciones, la gestión documental asociada al proyecto, etc.

• Formulación de presupuestos: el ERP debe permitir formular presupuestos definiendo en ellos capítulos y partidas con facilidad. Además, se podrán indicar las mediciones y las descomposiciones, realizar cambios de precios (de venta o coste) o margen de beneficio.

• Importación y exportación de presupuestos: multitud de presupuestos son realizados en herramientas de software específicas que utilizan los arquitectos e ingenieros. Estos presupuestos deben poder volcarse al ERP con toda la información que contienen: capítulos, partidas, materiales y recursos previstos. En otras ocasiones, presupuestos que se realizan en el ERP deben poder exportarse en estos formatos a otras aplicaciones de terceros que colaboran en el proyecto. Esta importación y exportación de presupuestos le permite crear presupuestos de forma automática.

• Usabilidad: el hecho de gestionar grandes presupuestos con multitud de capítulos y partidas es un trabajo cuanto menos tedioso. Un buen ERP debe permitir la copia y duplicación de presupuestos, de capítulos o partidas, e incluso obras completas para rentabilizar el tiempo y conseguir mayor productividad.

• Posibilidad de trabajar por administración o medición: el ERP debe poder diferenciar distintos proyectos y obras que trabajen por administración o bien por medición y que su ejecución y facturación se adapte a las condiciones.

• Posibilidad de trabajar con certificaciones a origen o parciales: a la hora de realizar las distintas certificaciones debe permitir que sean a origen o bien parciales. Además, estas facturas deben poder emitirse en formato electrónico y ser enviadas a los clientes.

• Gestión de licitaciones: muchas empresas trabajan con gestión de licitaciones y concursos, luego el sistema debe permitir gestionarlas y generar los proyectos de estudio.

• Permitir la administración de UTES: Para el caso de Unión Temporal de Empresas, el ERP dará soporte a las gestiones realizadas parcial o totalmente por cada una de ellas.

• Vincular las ofertas de proveedores a la obra: el hecho de vincular las distintas ofertas de proveedores a una obra te permite tener un control del gasto en compra previsto. Del mismo modo, realizar los pedidos a cada proveedor y los contratos a las subcontratas es básico para tener todo el control.

• Imputación de los costes de producción: todos los costes que se van produciendo en la ejecución de la obra deben ir vinculados al proyecto y al presupuesto, para poder ir revisando a medida que se producen.

• Imputación de consumos teóricos y reales: los consumos teóricos son aquellos que se prevé que van a producirse, los reales son los que realmente se producen. El hecho de poder imputar ambos nos ayuda a realizar comparaciones entre lo estimado y lo real.

• Partes de personal: el personal que trabaja en la obra realiza unos trabajos determinados que se imputan a partidas determinadas. Los partes de mano de obra de cada operario deben poder hacerse desde el ERP y se deben vincular a esa obra en concreto.

• Partes de maquinaria: del mismo modo, si se trabaja con una máquina en concreto, el trabajo realizado se imputa sobre esa máquina y sobre la obra y proyecto en la que trabaja.

• Control sobre el alquiler de maquinaria, para las máquinas que se alquilan durante la ejecución de la obra.

• Gestión de almacén: gestionar los almacenes de materias primas, almacenes de repuestos, almacenes de depósito de combustibles, etc.

• Mantenimientos de las máquinas y vehículos, en el caso de que sean propias, y control de taller propio y externo para las propias y las alquiladas.

• Formatos de impresión: una vez configurados los presupuesto, imprimirlos en distintos formatos es algo fundamental en este tipo de empresas. Poder adaptarse a las exigencias de los clientes a la hora de enviarles los presupuestos es algo fundamental que el ERP debe permitir.

• Control analítico: realizar el control analítico de los costes de las obras y controlar las posibles desviaciones.

• Verificación del cumplimiento de las normativas vigentes: tanto de riesgos laborales como con la Seguridad Social, como de tipo urbanístico: licencias…..

¿Cómo puedo comprobar si ha mejorado el control de mi gestión de obras con el ERP? 

Ha llegado el momento de analizar la información y comprobar si se están consiguiendo los objetivos que se planificaron antes de la implantación del ERP.

Para ello, se utilizan las herramientas de Business Intelligence que analizan los datos obtenidos del ERP y los presentan en formatos fáciles de manejar y de interpretar por la empresa.

Tras leer este artículo no nos cabe duda en concluir que un software ERP para la planificación de una empresa de gestión de obras es la herramienta con la que podrás alcanzar un nuevo nivel en el sector de la construcción, potenciando tus resultados y cumpliendo tus objetivos.

Al mejorar la coordinación entre departamentos y automatizar procesos, un ERP de gestión de obras te permite reducir el timming de todos los procesos. Al ofrecerte la posibilidad de llevar un estricto control de los costes de las obras, optimizas tus recursos con mayor eficiencia.

Si tu objetivo es tomar el control total de tus obras, un ERP es la herramienta que te ayudará a lograrlo.