La elección de un sistema de gestión adecuado para cada empresa no es fácil. En la actualidad, se pueden encontrar en el mercado diferentes tipos de software, con características muy concretas, desde el ERP sectorial al generalista, pasando por el desarrollado a medida. Conocer sus pros y contras es indispensable para valorar el producto idóneo para cada negocio.
Los distintos enfoques sobre estas soluciones afectan principalmente a:
- El número de necesidades criticas del negocio que cubre cada ERP sin coste adicional.
- El mantenimiento funcional futuro ante nuevos requerimientos de las Administraciones Publicas o de la propia evolución social – tecnológica.
- Tiempo medio de implantación (100% de los procesos críticos del negocio).
- El coste global de la solución para la empresa. Hay que tener en cuenta tanto los costes de licencias del software ERP, como los costes de implantación y desarrollo, así como del entorno de hardware necesario y la dedicación de personal especializado.
ERP sectorial o ERP generalista
El análisis de las características de los ERP sectoriales, conocidos también como verticales, y de los generalistas u horizontales permite conocer los pros y contras de su implantación en cada empresa.
Un ERP generalista está diseñado como un software de gestión de recursos empresariales que puede aplicarse en un gran número de compañías, porque cumple con las funciones básicas que se realizan en cualquier negocio como la contabilidad, el inventario de productos o la facturación. Es el tipo de producto más habitual y, además, uno de los más asequibles gracias a que la gran cantidad de oferta existente ha hecho bajar el precio de las licencias. Además, sus proveedores innovan constantemente, por las grandes inversiones que se realizan.
De todos modos, este producto también tiene sus desventajas. Al ofrecer una visión tan amplia de los procesos que se llevan a cabo en un negocio, lo más habitual es que presente carencias específicas de algunos sectores de actividad que deberán cubrirse con desarrollos personalizados. Esto acaba disparando el coste de la implementación de este software, por lo que muchas de las empresas que optan por adquirir un ERP horizontal acaban realizando algunas tareas al margen de este software. Esto implica que no pueden aprovechar todas las funcionalidades para las que se han adquirido y, en consecuencia, que se merme el retorno de la inversión.
Por otro lado, un ERP vertical o sectorial está diseñado para satisfacer las necesidades concretas de un sector de actividad específico. En otras palabras, ofrece funciones diferenciales que no contemplan los softwares generalistas habituales. Una de las grandes ventajas de esto es que, con este tipo de sistema de gestión de la información, la empresa no necesita desarrollos personalizados para cubrir las necesidades específicas de algunos de sus procesos y mejorar su eficiencia. Por supuesto, este tipo de ERP también contiene las funcionalidades básicas de un software horizontal, por lo que es de los más completos que se pueden encontrar en el mercado.
En cualquier caso, si los responsables de una empresa deciden optar por un ERP sectorial como solución tecnológica para mejorar la gestión de su negocio, deben tener en cuenta que su precio suele ser superior a las versiones generalistas de estos sistemas, y que la oferta que se puede encontrar en el mercado es mucho más reducida. Además, es habitual que los módulos especializados que se incluyen en estos casos no sean muy flexibles en su planteamiento.
Consejos para elegir un ERP vertical u horizontal
El problema al que nos enfrentamos es responder a la pregunta, ¿qué ERP es más adecuado, uno vertical o uno horizontal? La verdad es que la respuesta a esta pregunta es, a priori, imposible. Los responsables de una empresa que se estén planteando la adquisición de uno de estos sistemas de gestión deben estudiar primero todas las necesidades de su empresa, diferenciando aquellas que son críticas, de las que son deseables. Así podrán elegir con buen criterio cuál de estas opciones es la más adecuada para el desarrollo de su negocio.
Para tomar la decisión adecuada es necesario tener en cuenta si la empresa tiene un alto grado de especialización en su actividad o, incluso, si lleva a cabo su gestión siguiendo unos parámetros muy diferentes al resto de las empresas de su sector.
También es importante informarse acerca de si realmente se pueden encontrar soluciones personalizadas para el sector al que pertenece la empresa. Algunas de las más habituales están dedicadas a la alimentación, la fabricación, la gestión de los residuos o gestión de proyectos (obras, instalaciones, etc..). Pero no hay que olvidar que son muy específicas y que pueden perder funcionalidad en otros sectores, si se quiere aprovechas su potencia. En el caso de que existiera un ERP específico, antes de su adquisición, sería necesario conocer también su experiencia en el mercado y recopilar las opiniones de otras empresas sobre su experiencia con esta solución concreta.
Igualmente, debe tomarse en consideración la práctica de la competencia. Es decir, si se conoce el tipo de ERP que usan las empresas del mismo sector es posible analizar sus resultados y comprobar si es adecuado imitarlas o, en cambio, es recomendable diferenciarse optando por un sistema completamente diferente que permita obtener una mejor gestión.
Otro aspecto importante que hay que tener en cuenta son las áreas de gestión más importantes para el negocio, como por ejemplo el diseño de productos o la logística, y cuáles de estos procesos son los que tienen más problemas y carencias en su gestión. Con esta información, se puede valorar si la implementación de un ERP generalista puede solucionar estos aspectos con eficacia o si, por el contrario, un software de este tipo no significa un avance importante en la gestión general de la empresa.
Asimismo, tampoco hay que menospreciar el ritmo de evolución del negocio y de las necesidades de la empresa, ya que la gran inversión que implica un software de este tipo hace indispensable que pueda ser viable durante un largo periodo de tiempo. En consecuencia, el ERP elegido, sea horizontal o vertical, debe poder adaptarse a los cambios con la mayor solvencia posible.
Por supuesto, a estas valoraciones también hay que añadir el coste final y el tiempo necesario para la implementación total de cada tipo de ERP, ya que para muchas empresas puede significar un reto difícil de asumir por sus necesidades tanto a corto como a largo plazo.
En definitiva, la elección de un ERP sectorial, un ERP a medida o un ERP generalista pasa por conocer en detalle el coste total, las necesidades de cada empresa y analizar las posibilidades de adaptación de cada tipo de software a sus requerimientos. De esta manera, se puede garantizar su efectividad y, en consecuencia, que el retorno de la inversión sea posible.
Sin ánimo de hacer un análisis completo, en el siguiente cuadro podrás apreciar las diferencias más importantes que debes tener en cuenta de cada tipo de ERP cuando te enfrentes a la necesidad de seleccionar un nuevo software ERP. No obstante, las valoraciones que presentamos son muy generales y pueden ser diferentes para una empresa en particular.
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