¿CUÁL ES EL ROI DE UNA IMPLANTACIÓN ERP?

Cada esfuerzo realizado por una compañía en una implantación ERP debe ser medido en términos de mejora de la productividad y resultados obtenidos a partir de la cantidad invertida en ello y justo eso es lo que hace el ROI. 

El ROI (Return On Investment) o retorno de inversión es el valor económico generado como resultado de la implementación de diferentes acciones. Por tanto, este indicador nos permite medir el rendimiento que hemos obtenido de una inversión, en este caso, en un ERP.

Por definición, el ROI es una razón financiera que compara el beneficio o la utilidad obtenida en relación a la inversión realizada:

ROI = [(Beneficio - Inversión total) / Inversión total ] * 100

Las fórmulas de retorno de la inversión contienen dos expresiones fundamentales: beneficios y la inversión realizada para obtenerlos en un periodo dado.

El cálculo del ROI puede realizarse antes, durante o al finalizar la implantación del ERP. Nosotros aconsejamos que siempre se haga antes y al final, como mínimo, para comparar ambos indicadores. Según Aberdeen Group, si el ROI se identifica antes del inicio del proyecto y se evalúa de forma continuada durante todo el proceso de implantación, se obtienen mayor cantidad de beneficios.

La consultora Panorama Consulting Solutions ha realizado un estudio “2016 Report on ERP Systems and Enterprise Software” en el que indica que casi el 60% de las empresas consiguen recuperar su inversión en 3 o menos años, y un 26% en 1 año o menos.

¿Es posible calcular el ROI de implantar un ERP?

Para calcular el ROI de una implantación ERP tenemos que responder a las siguientes preguntas: 

• ¿Qué beneficios “diferenciales” se han generado (o se prevén generar) en tu empresa como consecuencia de la implantación de un ERP?
• ¿Cual es la inversión “diferencial” realizada para la obtención de los beneficios del proyecto? 

Cuando hablamos de “diferencial” nos estamos refiriendo:

• a aquellos nuevos beneficios que se han generado como consecuencia de la inversión en el ERP y que no hubieran sido posible sin esta.
• a los recursos invertidos necesarios para obtener el beneficio descrito anteriormente. Es un error habitual, incluir como inversión realizada parte del sueldo del Director Financiero por la supervisión del proyecto, cuando en realidad, aunque este es un recurso empleado, no es un recurso diferencial.

Dicho esto, si bien es relativamente sencillo determinar los costes de la implementación de un ERP, es más difícil cuantificar las eficiencias y las mejoras en los procesos de gestión. Por tanto, la mayor complejidad la solemos tener en la valoración de los beneficios obtenidos.

Los costes de inversión en un ERP suelen ser:

• Importe de las nuevas licencias menos las antiguas.
• horas de consultoría e implantación consumidas para la obtención de los resultados.
• costes referentes al nuevo hardware, siempre y cuando sea necesario por los requerimientos de la nueva inversión. En el caso de que la empresa tuviera que cambiar sus equipos, con independencia a la inversión en un nuevo ERP, esta inversión no sería de aplicación o debería calcularse en su justa medida.

Así pues, los costes de inversión en una implantación ERP son conocidos y la única dificultad estriba en determinar si son “diferenciales” con relación a la implantación del proyecto.

 Si quieres conocer realmente cuales son los costes de implantación de un ERP no dejes de no dejes de leer nuestro Post “¿Cuánto cuesta un ERP?” 

Los beneficios son un poco más difíciles de calcular, sobre todo porque en muchos casos no es habitual que se mida la productividad de un proceso y, por tanto, es difícil medir la mejora. No obstante, existen otras técnicas indirectas para realizar una estimación, midiendo la variación de las consecuencias que ha producido una mejora de los procesos. 

A estos efectos, vamos a ver cuáles son algunas de las mejoras en los procesos, es decir, los beneficios de implantar un ERP, distinguiendo entre beneficios tangibles e intangibles.

Beneficios de implantar un ERP

Los beneficios tangibles y más típicos que se obtienen por implantar un ERP incluyen:

• Mayores eficiencias en la producción debido a una administración más precisa de los equipos y la maquinaria.
• Reducción de los costes laborales debido a una mejor asignación de recursos (mejora de productividad).
• Disminución del tiempo y de las imprecisiones debido a la administración de datos en un sistema unificado.
• Eliminación de la doble entrada al trabajar con dato único.
• Menos desperdicio y, por lo tanto, menor costo de materiales a través de procesos de adquisición mejorados.
• Reducción del trabajo en curso y mejora de los niveles de stock como resultado de una mejor planificación y control.

Los beneficios que son más difíciles de cuantificar, llamados beneficios intangibles incluyen:

• Mejora de la imagen corporativa de empresa, y por consiguiente… más clientes, más ventas, mayor fidelización, etc.
• Fiabilidad y seguridad de la información
• Mejoras en el servicio y atención al cliente.
• Mejor control contable y ciclo de ventas más ajustado.
• Formación de procedimientos estandarizados.
• Disminución de la complejidad de los procesos.
• Reducción de errores potenciales.
• Precisión mejorada de los datos de inventario.
• Reducción y mejora de los envíos.
• Integración de múltiples sistemas, lo que dará como resultado transparencia y eficiencia.

En resumen, para medir los beneficios, suele ser más sencillo medir los efectos que la mejora de todas las cuestiones planteadas hayan podido tener sobre la empresa. Dichos efectos suelen traducirse en variaciones en los resultados de la empresa, o en el estado de liquidez como consecuencia de las operaciones de explotación habituales.

Una vez tenemos los costes y beneficios, ya sólo nos queda realizar el cálculo del ROI.

Cálculo del ROI en un ERP

El cálculo del ROI debe hacerse en dos momentos distintos:

1. a priori, para determinar qué ERP seleccionar.
2. a posteriori, una vez realizada la implantación, para comparar y ver la desviación entre el cálculo inicial y el final.

Para conseguir el mejor ROI debemos esforzarnos en obtener los mejores beneficios de nuestro sistema ERP,  tanto en reducir costos, como en encontrar formas de reducir el inventario y mejorar el servicio ofrecido.

Como vimos anteriormente, la forma de calcular el ROI es resolviendo la siguiente fórmula:

ROI = [(Beneficio - Inversión total) / Inversión total ] * 100

La pregunta es: ¿qué me indica el resultado del ROI?:

• Un ROI negativo, supone que el rendimiento generado como consecuencia de la inversión no se ha recuperado en el periodo que se ha considerado en el cálculo.
• Un ROI a cero, supone que el rendimiento generado como consecuencia de la inversión se ha recuperado en el mismo periodo que se ha considerado en el cálculo.
• Un ROI positivo, supone que el rendimiento generado excede a la inversión realizada para su obtención en el periodo que se ha considerado en el cálculo. Por tanto, es una situación muy deseada pero pocas veces posible en un periodo corto de tiempo.

En muchas ocasiones, cuando no se obtienen resultados espectaculares, tendemos a pensar que la inversión en el proyecto no ha sido totalmente satisfactoria. Además, somos muy dados a acostumbrarnos rápidamente a las ventajas y mejoras que nos ofrece el ERP como si las hubiésemos tenido desde siempre, y esto ocasiona que nuestra percepción no sea del todo realista. 

Nuestro consejo es que se establezcan unas métricas y se realicen los cálculos antes, durante y tras la implantación para que conozcamos los resultados en cada momento y así no caigamos presos de una subjetividad personal.