6 FASES PARA IMPLANTAR UN ERP Y ERRORES A EVITAR

  • Actualizado: 5 septiembre 2023
  • Publicado por primera vez: 17 mayo 2023

6 FASES PARA IMPLANTAR UN ERP Y ERRORES A EVITAR*

El éxito o fracaso de un proyecto de implantación de un ERP no depende tanto del software en sí mismo, como de la planificación del trabajo y la selección de un proveedor adecuado.

Un proyecto de este tipo necesita tiene un alto valor estratégico, por lo debe estar debidamente planificando y coordinado para el despliegue efectivo de la implantación, abordando de manera organizada y definida cada una de las fases que son fundamentales para alcanzar el éxito.

Además, debido a la gran cantidad de recursos económicos y de tiempo que conlleva un proyecto de este tipo, es necesario que se gestionen los riesgos no deseados para reducirlos. Y para ello, definir un proceso bien estructurado a lo largo del tiempo es fundamental.

La definición y planificación del proceso de implantación de un ERP se pueden realizar mediante diversos enfoques, según la metodología de gestión de proyectos que se emplee (cascada, ágil, Scrum…). En este post nos centraremos en la metodología cascada, en consecuencia analizaremos:

  • El proceso secuencial para implantar un ERP y cada una de sus etapas: planificación, diseño, desarrollo, comprobación y puesta en marcha.
  • El proceso transversal en la implementación del ERP, que se alinea con las etapas del proceso secuencial.
  • Los errores más habituales al implantar un ERP.

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Proceso de tipo secuencial para implantar un ERP, la metodología en cascada.

Un proceso de este tipo, refleja la ruta a seguir, señalando las fases que deberán ejecutarse en estricto orden, una tras otra, siempre que se haya completado la fase anterior. Podrá requerir pequeños ajustes que logren satisfacer los requerimientos concretos de implantación en cada empresa, pero muestra las fases estándar que son fundamentales para alcanzar el éxito en el proyecto.

 

1.- Definición, Alcance y Planificación del Proyecto.

Lo primero cuando emprendemos un nuevo proyecto de este tipo, debemos definir:

a.-  Planteamiento inicial. Lo que queremos hacer y el alcance del mismo. Para ello deberemos dejar claros, al menos:

    • Los objetivos iniciales que necesitamos alcanzar
    • El ámbito de amplicación.
    • Situación de los recursos, disponibilidad y limitaciones, tanto referido a recursos humanos como económicos.
    • Programaron temporal a grandes rasgos
    • Criterios de cierre y de éxito del proyecto.
    • Motivación o razones que nos llevan a acometer un proyecto de este tipo.

b.-  Planificación del proyecto. Se trata de concretan todos estos puntos y documentarlos. Del nivel de detalle y organización que se logre en esta etapa de planificación depende en gran porcentaje el éxito de la implantación del sistema ERP.

Es necesario conformar el equipo de proyecto, que trabajará en el análisis pormenorizado de los procesos de negocio de la empresa, se reunirá con empleados de los distintos departamentos para recibir la aportación de las necesidades y expectativas de procesos claves, identificará problemas y determinará los requerimientos.

Finalmente, esta etapa arroja como resultado la documentación del proyecto (plan) que guiará la implantación en todas sus fases, en donde se describe claramente el objetivo, los criterios, el alcance, la programación temporal, etc.

En base a esto se investigan las opciones de ERP, se elige la que más se adapte a los requerimientos de la empresa y se redactan los contratos con los proveedores.

 

2.- Análisis y Diseño

En esta fase el equipo de proyecto tiene como objetivos principales:

  • Realizar la descripción de procesos. Esto significa crear los documentos que expliquen cómo se ejecutan las diversas actividades de la organización, quiénes llevan a cabo estas actividades, los subprocesos o tareas que conforman cada proceso. ¿Para qué? Esto permite que el equipo de proyecto comprenda claramente los procesos, identifique los subprocesos y pueda identificar los requerimientos, como las integraciones necesarias, los formatos de facturas, la generación de informes, etc.
  • Determinar  los requisitos técnicos y funcionales del sistema ERP a implantar. Para esto el equipo de proyecto trabaja de la mano con el proveedor, pudiendo determinar las características del sistema, las funcionalidades, el diseño… Siempre asegurándose que el ERP sea flexible y fácil de usar. De este paso surge un  documento con la descripción del diseño del sistema, documento que formará parte del acuerdo con el proveedor. 
  • Definir los cambios o acciones que deben ejecutarse para adaptar la organización y sus procesos al nuevo sistema, por ejemplo:
    • Establecer los nuevos roles y tareas en los procesos de negocio, conocer en qué módulo actuarán, qué entradas requieren, qué salidas arrojarán…
    • Abordar la posible migración de los datos. Analizar la calidad de los datos, conocer qué campos son o no obligatorios, o necesarios, cómo se realizará la migración de datos, etc.
    • Determinar la manera de interconectar el nuevo sistema con las aplicaciones existentes que deben continuar utilizándose, Además establecer qué sistemas tendrán que desmantelarse.

3.- Desarrollo

La fase de desarrollo es la etapa crítica de la implementación del nuevo sistema. Comprende la preparación del ERP y de la organización para la puesta en marcha, en base al diseño definido en la fase anterior.

Técnicamente, en la fase de desarrollo se realiza:

  • La personalización a través de la parametrización que requiera el ERP
  • La configuración y adaptación de módulos para adecuarlos a nuestro diseño operativo, como la documentación relativa a pedidos, facturas, albaranes, etc.
  • Desarrollo de nuevos elementos previstos. Por ejemplo, cómo la inclusión de funcionalidades que permiten automatizar ciertas tareas. Para esto se trabaja en conjunto con el proveedor, considerando el acuerdo realizado.
  • La migración de datos. También es necesario alimentar al ERP con los datos correctos y completos, mediante:
    • La combinación de bases de datos.
    • La migración de datos y su posterior validación por la empresa
    • La limpieza de datos, proceso en el que se debe definir:
      • Los datos maestros, cruciales para la empresa.
      • Los datos transaccionales, que se tornan menos relevantes con el tiempo.

Además, se debe desarrollar toda actividad definida y acordada anteriormente. Incluso es preciso comenzar las capacitaciones de los usuarios.

 

4.- Comprobación

La siguiente fase comprende la comprobación y validación del sistema ERP, mediante un conjunto de pruebas. La finalidad es detectar cualquier falla o problema para realizar las correcciones pertinentes y garantizar el funcionamiento óptimo del software. Por lo que es normal transitar esta fase y saltar a la fase de desarrollo varias veces, es un proceso necesario para ajustar la configuración hasta su estado óptimo.

Es importante que en la comprobación participen representantes de diversos roles. Esto es muy útil para detectar fallos tanto en la simulación del proceso cómo en la comunicación entre roles. Además, esta etapa también sirve para familiarizar a estos representantes y al equipo de proyecto con el sistema, les ayudará a sentirse cómodos.

 

5.- Puesta en marcha

La puesta en marcha es la fase esperada de todo el proceso de implementación. Es la culminación del trabajo, pero de igual manera requiere la atención en los siguientes aspectos

  • Antes de la puesta en marcha:
    • La elección de la fecha durante la etapa de planificación. Fecha que puede ajustarse durante las diversas etapas de implementación, de acuerdo a las circunstancias.
    • La autorización. La puesta en marcha sólo podrá ser autorizada al lograrse el éxito en cada una de las fases de implantación.
  • Posterior a la puesta en marcha:
    • La estabilización. Esta fase consiste en monitorizar continuamente el sistema durante varios días posteriores a la implantación. Permite garantizar el correcto funcionamiento y detectar y resolver los pequeños problemas que puedan surgir

6.- Soporte y servicio de apoyo

El éxito de la implantación del ERP también depende de que el usuario pueda comprender la tecnología y de que disponga de una guía para solucionar o superar las incidencias o resolver las dudas que se presenten durante el uso del sistema. Por lo tanto, a la hora de elegir el ERP, también es preciso considerar el servicio de soporte.

Dependiendo de la especialización técnica que se requiere para solventar las incidencias, existen diversos niveles de soporte. Se encuentra el soporte básico en el que los técnicos solucionan problemas comunes y notifican al usuario. También se encuentra el soporte avanzado compuesto por técnicos especialistas, el soporte especializado, para casos muy complejos que requieren la intervención de los máximos expertos el servicio de soporte. Además, en casos de errores de funcionamiento, el soporte debe brindarlo el propio proveedor del producto.

 

Proceso de tipo transversal en la implantación de un ERP, la gestión de cambio.

En un proyecto de este tipo que utiliza una metodología en cascada, es importante considerar un proceso transversal que se desarrolla a lo largo de todas las fases del proyecto y que hace referencia a la gestion del cambio que conlleva llevar a cabo las acciones comentadas anteriormente, se trata de ejecutar y supervisar de una manera activa, las acciones necesarias para que el cambio tenga una mayor aceptación de la forma más rápida posible y así cumplir con todos los beneficios planeados para el proyecto.

Para ello, existen tres fases que deben alinearse con el proceso secuencial de la implementación del ERP, éstas son: analizar, implementar y mantener el cambio.

Las actividades paralelas conforman la gestión del cambio, y tienen como fin garantizar que la organización pueda alcanzar el rendimiento que se prevé en el proyecto. En consecuencia son acciones que buscan anticiparse a las reacciones que puedan surgir en cualquiera de los miembros de la organización, desde los usuarios finales hasta los puestos de dirección.

Para alinear la gestion de cambio con la metodología del proyecto (en este caso en cascada) es importante llevar a cabo:

  • Un plan de comunicación. El plan de comunicación es un plan donde se identifican y acuerdan el contenido del mensaje, el emisario, los destinatarios, los medios utilizados y las fechas de cada comunicado. Para ser eficaz la comunicación debe ser creíble y proporcionar confianza.
  • Un plan de formación. Una buena formación debe estar orientada a las personas, a los roles de la empresa, explicando los procesos nuevos, las partes que cambian, las que no y las que desaparecen.
  • Un seguimiento y control de la puesta en marcha. Una monitorización diaria del nuevo ERP ayudará a identificar, por ejemplo, si hay algún área donde se requiere una acción especial como una nueva sesión de formación.

Problemas habituales al implantar un ERP

Toda implantación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo. Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial. Y también la revisión completa del entramado de procesos de negocio y su representación dentro del nuevo marco de gestión.

Por otro lado, y a pesar de que se trata de una intervención sujeta a un roadmap establecido por el proveedor de la solución, instalar un software ERP de forma exitosa no siempre es fácil, especialmente si hay una falta de anticipación en las diferentes partes del proyecto.

Vamos a ver 10 situaciones que nos pueden alertar de que las cosas no van/irán por buen camino:

1. Planificación poco detallada

De la calidad de la planificación de la implementación de un software ERP depende, en gran medida, el resultado final. En esta etapa hemos de realizar un estudio detallado de los procesos de negocio que se llevan a cabo en las diferentes secciones de la empresa, así como de los flujos de trabajo necesarios para articularlos.

2. Gap tecnológico considerable

Una organización cuyos miembros ya han abrazado la tecnología de gestión empresarial con anterioridad tendrá menos reparos a la hora de involucrarse en la instalación, en la selección de componentes y en la definición de procesos. De manera contraria, contar con futuros usuarios poco experimentados desde el punto de vista técnico puede generar rechazo por parte de la plantilla y cierta resiliencia a la hora de asimilar las parametrizaciones necesarias para mantener el sistema operativo tras un evento clave (como puede ser la apertura de un nuevo ejercicio contable, por ejemplo).

3. Demasiadas excepciones no confirman la regla, sino el desastre

Cuando nos decidimos a trabajar con un ERP, asumimos el establecimiento de un sistema basado en normas que rigen la operativa de nuestra empresa. No obstante, en ocasiones el software no es capaz de representar al 100 % la realidad procedimental de la organización, lo que suele derivar en la aceptación de excepciones de registro o en la implementación de desarrollos a medida.

Algo así le pasó a Lidl, que después de gastar 500 millones de euros en actualizar su gestión de inventario con SAP tuvo que abandonar el proyecto en 2018 debido a la imposibilidad del staff técnico de la consultora para dibujar el sistema de inventario de la cadena de supermercados, basado en el precio que pagan por sus productos (no el de venta, como suele ser el caso habitual).

 

4. No han sido previstas actividades de formación

Una vez instalado el nuevo ERP en una organización, es conveniente programar una fase de acompañamiento y formación. No solo para las personas que lo van a administrar, sino para todos los trabajadores que lo usarán.

No poner énfasis en esta fase puede repercutir negativamente en la percepción de la solución tecnológica, o favorecer un aprovechamiento limitado del programa.

 

5. Enfoque abstracto para la gestión de datos

La gestión de los datos es otro de los factores que hemos de priorizar durante la instalación de un sistema ERP. De esta manera, tenemos que hacer una correcta manipulación de la información que debe migrar al nuevo entorno de gestión. Esto implica valorar, entre otros aspectos, la creación, la modificación, la conversión, el resguardo, la depuración, la validación, la confidencialidad, la veracidad, la seguridad y la calidad de los datos.

6. Personal de supervisión y garantías no integrado en el proyecto desde el principio

Desde el momento de la concepción del proyecto, debemos tener en cuenta la adaptación de la operativa informática a los marcos de legalidad que nos afecten desde el punto de vista corporativo.

Muchas consultoras y proveedores de programas ERP no contemplan este ámbito de riesgo en el diseño de sus intervenciones y soluciones, respectivamente. Esto puede traducirse en un batacazo a medio plazo, si las autoridades consideran fuera de la legalidad el desempeño de ciertos procesos de negocio.

 

7. No han sido seleccionados correctamente los usuarios clave

Los usuarios clave, como su nombre indica, tienen un papel destacado en la empresa mandante. Por su especial dominio en cualquier ámbito de la compañía, resultan imprescindibles para adaptar el software de gestión empresarial a las circunstancias particulares. Ahora bien, no contar con ellos o identificarlos mal suele incrementar el peso que recae sobre los consultores. Esta situación de desamparo y la falta de monitorización del propio personal de la organización es poco deseable, y puede generar conflictos durante la fase de testing.

8. Transición a cloud poco realista

Aunque los riesgos de trabajar con un mandante que ya ha sido objeto de otra implementación ERP previa son mucho menores, menospreciar las diferencias entre la versión on-premise y la versión cloud de un sistema de gestión es una causa probable de desastre.

9. El síndrome del objeto brillante se ha apoderado de la implementación

Dejarse llevar por las "grandes posibilidades” de una solución de gestión empresarial, dejando de lado las funcionalidades troncales, es otra conducta errónea que se promueve dentro de esta clase de proyectos.

Si  observamos el caso de Revlon, que se vio en serios problemas tras intentar integrar su gestión informática con la de Elizabeth Arden al fusionarse ambas marcas en 2016, el problema fue decantarse por HANA (un producto poco cocinado, pero de brillo fulgurante) para sustituir las dos soluciones que ya funcionaban en ambas corporaciones: Elizabeth Arden utilizaba Oracle Fusion Applications, y Revlon, Microsoft Dynamics AX.

10. Recortes en la fase de validación

Cuando la fecha de entrega apremia, algunas consultoras dejan de lado el testing escrupuloso de procesos, realizando una puesta en marcha general de algunas casuísticas de registro sin profundizar en todos los escenarios posibles.

Las consecuencias de este enfoque macro durante la fase de pruebas anterior a la implementación del ERP pueden ser diversas, aunque una de las más frecuentes es la ampliación de la fase de soporte técnico tras el go live.

 

Implantar un ERP con éxito

La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un erp es vital para alcanzar el éxito., siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema. Para esto resulta esencial analizar profundamente los procesos y evaluar las soluciones ERP, en base a los requerimientos de la organización.

Además, es imprescindible contemplar las incidencias o problemas que puedan presentarse en las diferentes fases de la implementación. Sin olvidar contemplar el soporte y la formación de los usuarios.

Pero también es necesario llevar a cabo un proceso paralelo que nos permita gestionar el cambio, abordando las distintas personalidades de los usuarios del sistema y anticipándose a las reacciones en diversos supuestos.

Adoptar el sistema ERP adecuado para la empresa y garantizar la perfecta adaptación de la organización solo se logra a través de una planificación sistemática del proceso de implantación..

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