LOS IMPREVISTOS EN LAS ENTRADAS DE ALMACÉN PARTE 1 (SIN SGA

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En esta serie de dos posts, voy a tratar de describir una situación tremendamente frecuente en un almacén: los imprevistos en las entradas. En el primer post describo cómo debe asumir este día de imprevistos, un jefe de almacén que no cuenta con el apoyo de un SGA - WMS. En el siguiente, describiré exactamente el mismo día, en el mismo almacén, con las mismas vicisitudes y para el mismo jefe de almacén, pero esta vez contando con el apoyo del SGA - WMS.

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Miguel es el Jefe de almacén de un operador logístico que trabaja para varias entidades. Dirige un almacén de más de 2500 referencias diferentes que no pertenecen a su compañía sino a los diferentes clientes. Es un almacén de dimensiones considerables, lleno de estanterías compactas y convencionales que pueden llegar a almacenar cargas paletizadas hasta una altura máxima de 12 metros. Este operador gestiona los stocks de sus clientes confiando en el buen hacer de Miguel que no cuenta con la ayuda de ningún tipo de WMS.

Parte de la dificultad del trabajo de Miguel estriba en que varias de las entidades con las que trabaja son entidades bancarias. Su empresa gestiona los productos que los bancos regalan por acumulación de puntos a sus clientes. Esto no sería un problema salvo porque los bancos, tienen la buena costumbre de regalar cosas idénticas. Es decir, muchas referencias de las que manejan son exactamente las mismas y su única diferencia es el propietario.

Otro cliente para el que trabaja Miguel es una cadena de tiendas especializadas en videoconsolas y videojuegos. Esta cadena exige recuentos semanales de su stock aparte de inventarios sorpresa de referencias sueltas. Según su contrato, cualquier descuadre lo paga la empresa de Miguel. Por el tipo de producto que maneja los embalajes son tremendamente parecidos y siempre tienen algún susto que otro en esos recuentos y que además, son productos que llegan a tener un coste considerable.

La organización del almacén SIN SGA

La forma que Miguel tiene de trabajar con clientes y referencias es sencilla. Ha asignado a cada cliente una estantería de su almacén. Así por ejemplo, cuando hacen el picking para las entidades bancarias, los operarios no corren el riesgo de coger un producto de un banco para servirlo a un cliente de otro. Cada banco tiene su producto en una estantería distinta.

En el caso de los videojuegos ha tenido que asignar dos estanterías ya que almacenan mucho producto, se acercan las navidades y para atender la demanda a medio plazo, deben acumular.

Lo primero que Miguel hace cada día al entrar por la puerta de su empresa es encomendar su alma y rezar. Sabía que la logística era para personas que disfrutan con no saber qué puede depararles el día pero lo suyo es demasiado.

Hoy es martes y la única certeza que tiene Miguel es que tendrá una descarga de varias referencias de las que regala uno de los bancos, el principal. Ese camión siempre llega en martes. Además más les vale porque hay un montón de pedidos esperando que leguen en concreto las mantas que tanto éxito están teniendo. Lo segundo que hace Miguel por las mañanas es buscar a su personal. El almacén es grande y a veces cuesta encontrarlos. Él lo recorre a pie y su gente van conduciendo máquinas (y en ocasiones tratando de esquivarle) lo que dificulta y mucho la tarea. Miguel acaba de entrar, pero los operarios que trabajan en dos turnos ya llevan un par de horas en el tajo. Miguel no tiene forma de saber si esta mañana le han dado de lo lindo al trabajo o por el contrario, hoy ha sido día de máquina de café y charla. Tarda un rato en localizarlos a todos y averiguar a qué se está dedicando cada uno. Dado que parte del trabajo se improvisa y que no han entrado las dichosas mantas todavía, la carga de trabajo de momento es baja y algunos están limpiando, otros abren cajas, uno está haciendo un pequeño picking residual que quedó por hacer el día anterior y el nuevo está haciendo inventario de un cliente pequeño dedicado a los cosméticos. No es necesario un inventario de este cliente pero dado que son pocas referencias y muy identificables a simple vista servirá para que el novato se vaya familiarizando con la dinámica del almacén y con algunos productos.

Cuando por fin termina la ronda se da cuenta de que acaba de emplear cuarenta y cinco minutos de su tiempo tan sólo en localizar y supervisar a su personal.

Los imprevistos en el almacén SIN SGA

Justo en ese momento, ve cómo acaban de entrar dos camiones y están atracando en sus dos únicos muelles de entrada. ¡Al fin las mantas! Piensa. Se equivoca, ninguno es el de las mantas. Los dos camiones son de videojuegos. Nadie los esperaba, pero aquí los tiene. Miguel decide esperar un rato a ver lo que tardan sus operarios en percatarse de que han entrado dos camiones llenos que hay que descargar. Nadie aparece por los muelles. Le toca ir a buscarlos otra vez porque tienen prohibido llevar los móviles en el trabajo y no tendría sentido hacerles una llamada. Como no está dispuesto a perder otros cuarenta y cinco minutos se lanza a andar entre las estanterías pero esta vez, llamando a gritos a los operarios por su nombre.

Pasados unos minutos reordena a su personal y “empieza el baile” como siempre dice Miguel. Al poco tiempo terminan la descarga de uno de los trailers, solo les queda otro. Pero justo detrás, por un hueco Miguel ve que espera otro más. El transportista se le acerca y le entrega un albarán donde puede ver que es mercancía de otro de los bancos pero no es el de las mantas. Vaya día. La estantería de ese banco está llena y no le cabe un alfiler. ¿Para qué ha venido tanta mercancía si tenemos de todo? Piensa, y lo peor ¿dónde lo voy a meter?

Si mezcla lo de un banco con otro será el fin. Los productos que son exactamente los mismos, como las aspiradoras se mezclarán y ya tendrán el lío armado. Cuando entren pedidos de aspiradoras, el banco que más aspiradoras pida será el que se las lleve ya que la única forma de saber si las aspiradoras deben servirse a los clientes de un banco o de otro, es por la estantería en la que están ubicadas. Si se equivocan en el picking, uno de los bancos creerá que tiene aspiradoras de sobra y cuando vayamos a servir no habrá ni una, esto ya ocurrió una vez y fue muy costoso de arreglar ya que, el banco que salió beneficiado por el error se negaba a comprar aspiradoras que ninguna falta le hacían para subsanar un error de Miguel.

Miguel no puede asignar personal a ubicar porque a los pocos minutos llega otro camión más con las mantas. Él esperaba un camión y le llegan cuatro. Este nuevo camión espera detrás de los dos que todavía tiene descargando. La playa de entradas está saturada y si no empiezan a ubicar, no podrá descargar las mantas. Para rizar el rizo baja el gerente a buscarle.

Le recrimina (otra vez) que siempre se esté quejando de que no tiene espacio y sin embargo al mirar las estanterías resulta que las tiene vacías. Miguel trata de explicarle (otra vez) que es verdad que ven huecos libres pero que “no están libres de verdad”. Le intenta hacer ver que en las estanterías de videojuegos, los huecos libres que se ven se van a llenar con los dos camiones que acaban de entrar. No sólo eso. Tendrá que ocupar parte de la estantería de la pequeña empresa de cosméticos ya que es imposible que se confundan sus productos. Que, aunque la estantería que ubica los productos de regalos del banco principal esté medio vacía, esos huecos están esperando a las dichosas mantas. Que los huecos que se ven más allá son de la cadena de electrodomésticos que en teoría descarga mañana y que no puede ubicar allí lo del banco que tiene en la playa porque si lo hace, ya no sabrá qué pertenece al banco y qué no.

Miguel mira a la playa de entradas y se desespera. La mercancía no para de acumularse. No quiere poner a nadie a hacer picking porque todos sus esfuerzos se concentran en las entradas. Los palés de videojuegos vienen muy bien embalados y preparados el problema es que, salvo un código de barras enorme que llevan pegado, no pone por ninguna parte qué es lo que contiene cada palé. Tendrán que desmontarlos todos, clasificarlos, embalarlos de nuevo y ubicarlos. Mientras, el gerente sigue dándole caña y para colmo baja Ana de administración a entregarle unos papeles. Entre otras cosas hay una orden de recuento sorpresa de una de las videoconsolas. Algo no les ha cuadrado en el inventario general que les pasaron el viernes y hay que recontar. ¿Quién asignará justo ahora para hacer ese inventario?

Para colmo de males Ángel, el mejor comercial de la empresa, se acerca sonriente y dándole una palmada en la espalda le da los buenos días y anuncia que acaba de conseguir el cliente al que andaban persiguiendo. Recambios de automóviles. Un cliente enorme que cambiará por completo el rumbo de la empresa según se decía. Pero es un cliente exigente y que va a traer un montón de referencias nuevas. El gerente está contento, Ana está contenta, el comercial está exultante, pero Miguel…

Miguel se marcha a su despacho, se sienta en una silla y echándose las manos a la cabeza se pregunta ¿pero dónde voy a meter todo eso?

En el próximo post explicaré como hacer todo este trabajo con una herramienta de Sistema Avanzado de Almacén SGA.