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En esta serie de dos posts, estoy describiendo una situación frecuente en un almacén: los imprevistos en las entradas. En el primer post describí cómo debe asumir este día de imprevistos, un jefe de almacén que no cuenta con el apoyo de un SGA - WMS. En este post describiré exactamente el mismo día, en el mismo almacén, con las mismas vicisitudes y para el mismo jefe de almacén, pero esta vez contando con el apoyo del SGA - WMS.
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Miguel es el Jefe de almacén de un operador logístico que trabaja para varias entidades. Dirige un almacén de más de 2500 referencias diferentes que no pertenecen a su compañía sino a los diferentes clientes. Es un almacén de dimensiones considerables, lleno de estanterías compactas y convencionales que pueden llegar a almacenar cargas paletizadas hasta una altura máxima de 12 metros. Este operador gestiona los stocks de sus clientes confiando en su Jefe de almacén que se llama Miguel que es un experto en el manejo de su WMS.
Miguel trabaja gestionando las referencias que varias entidades bancarias regalan por acumulación de puntos a sus clientes. Esto no supone ningún problema aunque en casi regalan las mismas referencias, porque el WMS asigna a cada referencia un propietario, de manera que resulta imposible servir una referencia de un propietario, a un cliente de otro. Además, por seguridad, Miguel ha configurado el WMS para que ubique ciertas familias que podrían confundirse en posiciones alejadas. Por ejemplo; hay dos bancos que regalan la misma aspiradora, pero el WMS ubica las de un propietario en una estantería y las del otro en otra diferente. Esto mismo ocurre con otras referencias que igualmente siempre se almacenan alejadas físicamente cuando pertenecen a propietarios diferentes, ocurra lo que ocurra el WMS las ubica así y además elige siempre la mejor ubicación teniendo siempre en cuenta el grupo de ABC por rotación al que pertenece cada una.
Otro cliente para el que trabaja Miguel es una cadena de tiendas especializadas en videoconsolas y videojuegos. Esta cadena exige recuentos semanales de su stock aparte de inventarios sorpresa de referencias sueltas. No supone un problema porque el WMS sabe exactamente cuántas existencias de cada referencia hay en stock en cada momento y además les pasa un informe de inventario diario por correo electrónico. Esto lo ejecuta el WMS sin que Miguel intervenga. Cada día a las 21:00 el WMS envía el correo, a ese cliente y a todos los demás. Pero además el cliente puede conectarse en tiempo real al WMS y ver el estado de sus stocks en cualquier momento si así lo desean. Este es un servicio que da la empresa y que al cliente le tranquiliza bastante.
La organización del almacén con SGA
Lo primero que Miguel hace cada día al entrar por la puerta de su empresa es mirar orgulloso su lugar de trabajo. El WMS sólo lleva funcionando un mes y ya no puede creerse que antes no lo tuviera. Antes trabajaban por ubicaciones fijas y siempre les faltaba espacio teniendo huecos libres todo el tiempo. Hoy el sistema de ubicación es a hueco libre con algunas restricciones y el almacén tiene una media de ocupación del 75% y nunca lo han llenado del todo. Que la mercancía se almacene por el suelo es historia. Es el WMS el que se encarga de controlar la propiedad de cada referencia. Antes cada propietario tenía una estantería asignada o un grupo de ubicaciones contiguas lo que despilfarraba mucho espacio necesario. Ahora por el contrario, pueden aprovechar el espacio disponible al máximo ya que no importa que los videojuegos se ubiquen junto a los cosméticos. O que los regalos de los bancos estén todos en ubicaciones contiguas. Antes era un problema sobre todo a la hora de reponer, hacer picking o hacer inventario. Antes necesitaban que todo estuviese separado para poder aclararse pero ahora ya no. Ahora el WMS les guía. Le dice a cada operario dónde debe ir, lo que debe hacer y dónde debe ir a continuación. Es una maravilla.
Miguel se sienta cómodamente en la silla de su despacho y puede ver en la pantalla de su ordenador dónde está cada operario, la carga de trabajo actual, las tareas que ha realizado antes de que él llegara y las que le quedan por realizar. Puede asignarles tareas nuevas y enviarles mensajes personalizados directamente a su terminal, si lo necesita. Todo se gestiona en tiempo real y puede manejarlo todo sin salir del despacho y sin ir a dar voces como hacía antes. Y lo mejor es que lo hace cada día en menos de diez minutos.
El chico nuevo sólo lleva dos días en el almacén y ya funciona perfectamente. Ha comprendido muy bien el funcionamiento del WMS porque es muy sencillo y ya es casi plenamente operativo. A finales de semana será uno más del equipo y habrá que empezar a marcarle objetivos. Esto antes era impensable. Para que un operario nuevo empezara a ser operativo pasaba una media de dos meses y eso si aguantaba tanto tiempo.
Hoy es martes y Miguel puede ver en pantalla que le llegarán tres camiones como mínimo. No será un problema porque en concreto los de los videojuegos son tremendamente rápidos de tratar. El cliente informa con antelación al WMS de lo que va a venir y además sus palés vienen con un código de barras que simplemente leyéndolo con el terminal, le dice al WMS qué es lo que contiene cada uno. Casi todos los palés son mono referencia por lo que, una vez leído el código de barras el WMS los manda a ubicar. Un operario lee el código mientras otros ubican simultáneamente. El proceso sólo cambia cuando aparece un palé multi referencia. En ese caso se desembala y se revisa dicho palé, se reclasifica la mercancía, se informa al WMS y se ubica. Así se comprueba mejor que todo cuadre. Vaya diferencia con lo que se hacía antes. Antes había que desembalar todos los palés buscando el que llevaba varias referencias, luego había que volverlos a embalar y luego ubicarlos todos y les costaba horas. Ahora la entrada de unos cuarenta palés cuesta unos cinco minutos, un “bip” por palé y todo está ubicado en apenas cuarenta minutos.
Los imprevistos en el almacén CON SGA
Ha venido un camión que nadie esperaba. Ningún problema, En administración crearán el albarán de entrada en apenas diez minutos, el WMS esperará la comprobación de la mercancía y en cuanto el operario dé la entrada, el WMS avisará a los operarios de carretilla de que deben ponerse a ubicar.
En cuanto empiezan a ubicar, “empieza el baile” como siempre dice Miguel. El WMS empieza a crear órdenes de picking y las va asignando al terminal de cada operario. Cada uno tiene el suyo. Si Miguel quiere cambiar alguna tarea de orden o reasignar un picking a otro operario por la razón que considere, puede hacerlo desde su ordenador. Si no, el WMS lo asigna por él. Conforme más referencias se ubican, más órdenes de picking se generan tanto por oleadas como pedido a pedido. Eso ya está preconfigurado en el WMS. Todo el mundo sabe lo que debe hacer y todo el mundo está monitorizado.
El WMS recopila toda esa información en tiempo real. Desde el panel de mando Miguel revisa algunos indicadores. Puede observar que algunas referencias de alta rotación están demasiado alejadas del muelle de expediciones y desea cambiarlas de lugar para mejorar el flujo. La demanda ha cambiado y lo que antes no se pedía ahora tiene una mayor salida. Asigna una reubicación a uno de sus operarios, el que menos carga de trabajo tiene y el WMS pone esta reubicación en cola para que la ejecute después de las tareas que ya están en ejecución en ese momento. La propietaria de los videojuegos le solicita un recuento sorpresa de una referencia. Miguel se la asigna al operario que ha entrado nuevo. El WMS en este caso prioriza el recuento sobre las demás tareas que estaba realizando el nuevo en ese momento, ya que por contrato dicho recuento debe ser prioritario. Miguel está tranquilo porque sabe que es un mero trámite, el recuento saldrá bien.
Entradas, picking, ubicación, reposición y recuentos. Todo se ejecuta de forma ordenada y de forma simultánea. Nadie está ocioso, todo el mundo tiene tareas asignadas para varias horas y el día no ha hecho más que empezar. Desde que llegó el WMS parece que no haya trabajo que no puedan realizar en plazo. Y sin prisas. Miguel revisa otros indicadores y comprueba que trabajan un 25% más rápido, con un nivel de eficacia cercano al 100% y con un 30% menos de personal que antes. La empresa maneja un nivel de servicio al cliente envidiable, todo el mundo está contento.
Miguel envía un informe acerca de las entradas a compras a ver si pueden estudiarlo y hacer que las entradas se repartan mejor. Antes del WMS no contaba con esta información ni disponía de tiempo material para dedicarse a su estudio. El WMS refleja que las entradas se acumulan en los primeros días de la semana y que luego, a finales, casi no les llega mercancía. Quiere que compras trate de hablar con los proveedores a ver si consiguen que los camiones se repartan más equitativamente a lo largo de toda la semana.
De repente la puerta de su despacho se abre. Es el gerente que viene a buscarle. Le informa de que el mejor comercial de la empresa ha captado al cliente de repuestos de automóviles que tanto esperaban. Le invita a la reunión que van a mantener compras, comercial y él para ver cómo tratarán la mercancía del nuevo cliente atendiendo a sus muy estrictas exigencias. Miguel está tranquilo, por muy altas que sean las exigencias del cliente, con la ayuda del WMS las atenderán sin problemas. También está satisfecho ya que antes del WMS nunca le llamaban a las reuniones. Antes nadie le invitaba porque decían que lo único que portaba eran problemas. Él sólo veía las dificultades que iba a generar cada nuevo cliente en el almacén. Antes del WMS, Miguel era una parte más del problema y por eso nadie quería que asistiera a las reuniones.
Sin embargo, ahora Miguel es la persona que más información maneja acerca de la gestión de su stock y siempre la utiliza para aportar soluciones estratégicas que beneficien al cliente y a su propia empresa. Ahora Miguel puede anticiparse, planificar y aportar soluciones y todo el mundo espera y valora su participación.
Antes de ir a la reunión, Miguel mira a la playa de entradas. Está prácticamente vacía. Dado que de momento no hay más entradas pendientes, el WMS concentra todos los recursos en atender los pedidos que se han generado al entrar la mercancía. Hoy no sólo servirán los que se hayan generado desde ayer, sino que irán sirviendo también los que se generen durante la jornada de trabajo.
Miguel se marcha sabiendo que ganar un cliente es un beneficio para todos y que manejando su mejor herramienta de gestión que es el WMS, podrá afrontar con optimismo los nuevos retos que conlleva incorporar a un nuevo cliente al equipo.
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- LOS IMPREVISTOS EN LAS ENTRADAS DE ALMACÉN PARTE 1 (SIN SGA - WMS)
- CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA
Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA:
J. Cisneros
Equipo DATADEC