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Continuando con la tendencia general en múltiples países referida a la transición y digitalización de los procesos dentro de las empresas y en sus relaciones tanto entre ellas como con las administraciones públicas. El año 2023 viene con novedades en la facturación B2G portuguesa, a partir de enero será obligatoria para todas las empresas independientemente de su tamaño.
Desde el 2021 la facturación electrónica B2G ya era obligatoria para todas las grandes empresas, es decir para las que cuentan con más de 250 personas, una facturación anual de más de 50 millones de euros, o un balance anual superior a 43 millones.
Durante el 2022 se añadió la obligatoriedad de la inclusión de un código QR en todas las facturas electrónicas con información referida a la factura y siguiendo unas directrices publicadas por la agencia tributaria portuguesa. Obligación que estaba prevista para el 2021 pero que el gobierno portugués decidió aplazar para favorecer la recuperación de la economía después del covid, lo mismo sucede con la implantación del código ATCUD.
A partir del 2023, la facturación electrónica B2G (Business to Government) se hace extensiva a todas las empresas del país, incluyendo a las medianas y pequeñas.
La eSPAP, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, es la Entidad Coordinadora de la implementación de la factura electrónica en Portugal y la que provee la plataforma y define el estándar a utilizar en la transmisión de datos.
Tabla de contenidos:
El código ATCUD
En el proceso de implantación de la factura electrónica fiscal se añade un nuevo código, el código ATCUD que deberá aparecer siempre en todo tipo de facturas y documentos fiscales y que se trata de un código único de identificación, compuesto por 8 dígitos repartidos en dos bloques separados por un guion.
- La primera parte del código es la validación del servicio, este código será asignado por la agencia tributaria portuguesa.
- La segunda parte del código se refiere a la identificación del documento único, dentro de los números de lote emitidos, generados por el software del contribuyente. Para ello las empresas solicitan a la Autoridade Tributária e Audaneira un lote de números a través de un servicio web, que son los que luego emplearan en las facturas.
Factura electrónica y factura certificada
Se define una factura electrónica como una factura que ha sido emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado permitiendo su procesamiento automático y electrónico, mientras que una factura certificada, sería una factura emitida desde un programa aprobado o certificado por la autoridad competente.
Todas las facturas emitidas por una empresa en Portugal deben generarse desde un software aprobado por la autoridad portuguesa, no es obligatorio que la factura sea electrónica (únicamente lo es si es una factura B2G) pero sí que el software emisor esté certificado.
Así para cumplir con la norma se hace necesario emplear un software que reúna las características de una solución auditada y certificada por la DGCI de Portugal, de acuerdo con los requisitos establecidos por la Portaria N.º 363/2010 y 340/2013, como expert ERP.
A partir del 1 de enero además será obligatoria la firma digital cualificada en las facturas electrónicas en PDF. Esta obligatoriedad afecta a todas las transacciones B2B, B2G y B2C que realicen las empresas y esta firma digital aporta el mismo valor legal que una firma tradicional.
Las facturas deberán quedar custodiadas durante al menos 10 años, accesibles tanto para el emisor como el receptor.
El fichero SAFT-PT
Además de todo lo anterior, en Portugal existe a partir del 2023 la obligatoriedad de presentar un fichero llamado SAFT-PT, este fichero contiene la declaración electrónica de IVA, que debe realizarse antes del día 25 de cada mes. También existe la posibilidad de hacer una única presentación anual.
Las facturas y albaranes deberán generarse de forma secuencial, posteriormente pasarán por un proceso de encriptación donde se incorpora la firma electrónica, los datos de la factura anterior y los sistemas de control del proceso de generación del fichero.
Con el modelo de contabilidad electrónica, los sistemas de gestión deben ser capaces de registrar la información necesaria para generar el archivo de contabilidad, de modo que las empresas puedan declarar así todos los movimientos de contabilidad de forma electrónica a la agencia tributaria portuguesa en formato SAFT-PT.
Documento electrónico de Transporte
Por último, existe otro documento electrónico más que debe comunicarse con la agencia Tributaria portuguesa y es el Documento de Transporte Electrónico, para cada nuevo documento se establece una comunicación en tiempo real con la autoridad tributaria, quien generará un código que debe incluirse en el documento de transporte, quedando entonces habilitado el movimiento de mercancías.
*Imagen de storyset en Freepik
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