LA MEJOR FORMA DE IMPLANTAR UN ERP

LA MEJOR FORMA DE IMPLANTAR UN ERP *

Implantar un Enterprise Resource Planning (ERP) es un proceso fundamental para toda empresa que haya alcanzado, al menos, una dimensión media. Sin embargo, entre los numerosos futuros promotores de estas acciones sigue existiendo una evidente preocupación acerca de la eficacia de las distintas formas de implantar un ERP.

Por eso, vale la pena que nos pongamos al día acerca de la complejidad de la decisión en sí y la necesidad de encararla con la información necesaria para optimizar este proceso.

Las claves previas de la implementación de un ERP

Antes de analizar las distintas metodologías de implantación de un ERP, es el momento de analizar algunas pautas comunes relacionadas con la puesta en funcionamiento de estos softwares empresariales.

En primer lugar, tenemos que señalar que contar con un ERP, al igual que hacerlo con un Customer Relationship Management (CRM), es un requisito necesario en el marco del proceso de transformación digital de una empresa. Como no podía ser de otra manera, una empresa en crecimiento y que ha alcanzado cierta envergadura no puede prescindir de operar en el entorno digital en el contexto en el que vivimos actualmente.

Y, además, no se trata de trabajar con unos programas de gestión estándar, sino de los que se ajusten mejor a nuestras necesidades. En este sentido, los ERP cuentan, por una parte, con propuestas especializadas para los distintos sectores de actividad (servicios, alimentación, construcción, industria, retail...), y por otro lado, permiten una personalización a través de su capacidad de configuración que permite la adaptación del programa a las necesidades de las empresas.

En resumidas cuentas, un ERP es un programa informático que sistematiza de un modo integral las tareas propias de una empresa. De forma que ofrece información precisa y, en base a ella, nos ayuda a optimizar los procesos. Así que la primera decisión que debe tomar un empresario responsable a la hora de afrontar la transformación digital es elegir, o comprobar que tiene, el ERP que más se ajusta a las necesidades de su empresa. Asimismo, podrá convenir con el proveedor de este tipo de servicios la posibilidad de configurar módulos, funciones y herramientas a su gusto.

Planificamos cómo implantarán nuestro ERP

Por otro lado, hemos de saber que la implementación de un ERP es una de las decisiones más relevantes que deberemos de afrontar en nuestra empresa. Se trata, sin duda, de un proceso que entronca con las dinámicas de cambio en la organización.

En este aspecto, confirmamos que nos conviene movilizar los recursos de nuestra organización. Sobre todo, debemos preparar a nuestra plantilla mediante la debida formación o información para este cambio. Para ello tenemos que realizar un análisis exhaustivo de lo que va a significar poner en funcionamiento un sistema ERP, tanto si es la primera vez que utilizamos uno, como si vamos a sustituir el antiguo por uno más sofisticado.

Tengamos en cuenta que esta gestión siempre tiene al menos dos costes. Por un lado, el de la inversión que supone la compra del programa informático, siempre y cuando no se realice en la modalidad SaaS. Por otro, los derivados al proceso de puesta en marcha y adaptación del mismo.

Por eso, recordemos que no debemos escatimar a la hora de realizar los análisis oportunos para estructurar el proceso de la forma más adecuada a nuestra empresa. La metodología que se considere más adecuada en el proyecto de implantación de un programa de gestión, puede ser decisivo para el éxito o fracaso del proceso. Para ello será importante considerar variables como la complejidad de los requerimientos, las condiciones del entorno, la disponibilidad de recursos, etc…

La implantación ágil de un ERP frente al de cascada

En los últimos años, la implantación ágil de un sistema ERP ha ido ganando partidarios frente a quienes apuestan por el sistema de implantación en cascada. A continuación presentamos las características básicas de cada una de ellas para que podamos compararlas.

En primer lugar, la conocida como metodología de implantación en cascada (por la denominación que recibe en inglés: waterfall) es la que podemos considerar más tradicional. A grandes rasgos, consiste en la definición inicial y la comunicación, de todas las necesidades de gestión necesarias para implantar el sistema ERP, al proveedor que ha de encargarse de implantar este programa. Por lo tanto, dicho proveedor acometerá las adaptaciones necesarias del software para que cumpla con las necesidades requeridas en un proceso que acometerá de una forma autónoma. En este procedimiento, la validación de todo el proceso se produce al final con la entrega de todo el software adaptado. De este modo, si existe algún fallo o alguna modificación a realizar, nos damos cuenta al final del proceso y esto hace que su resolución genere unos costes altos. Se trata, por último, de un proceso cuyos trabajos pueden durar meses hasta que se hace la entrega definitiva del nuevo programa de gestión.

Existe una alternativa a este sistema de implantación que, en los últimos tiempos, se está consolidando como la favorita entre quienes han tenido que afrontar la puesta en marcha de un ERP en sus organizaciones. Nos referimos a los conocidos como métodos ágiles de implantación del software. Estos implican que, en lugar de preparar la implantación de la solución empresarial en su conjunto, se vaya configurando por fases o ciclos. Estos son conocidos en la terminología original como sprints. Este sistema, permite ir entregando por partes cada una de las funcionalidades del ERP mientras se van preparando otras, de esta forma se posibilita que se establezca un diálogo muy útil entre quién implanta el software y la empresa. De esta forma, se introducen modificaciones o se corrigen fallos sin esperar a que se haya entregado todo el producto. Por consiguiente, no tener que esperar al final de la implantación favorece la optimización de costes.

Por ser esta última alternativa la que se está revelando más eficaz en los tiempos en los que vivimos, a continuación, procedemos a describirla con más detalle.

Metodologías ágiles de implantación del software: el método Scrum para implantar un ERP

En la línea de preferencia por las metodologías ágiles, el método Scrum para implantar un ERP es el que más éxito está teniendo. Esta metodología, por su parte, existe desde 1995, pero va perfeccionándose y expandiendose con el tiempo y la experiencia.

En general, esta forma de integración del ERP se basa en tres factores principales: diseño, preferencias del cliente y planificación. En contraposición a la manera de trabajar con relación a quienes aplican la metodología en cascada, en esta se van viendo los resultados a corto plazo, a través de fases sucesivas. Estos ciclos suelen tener una duración no superior al mes para evaluar cada una de etas fases.

Esta división de la implantación del ERP en etapas y la construcción del producto de un modo incremental aportan operatividad, eficacia y una mayor satisfacción del cliente (la empresa). Una de las ventajas de este modo de implantar el software es que posibilita que se pueda ir trabajando con él mientras hay funcionalidades que todavía no han sido completamente terminadas. Por ejemplo, esta circunstancia permitiría empezar facturar a clientes sin que hayan sido implementadas las funciones de compras.

Esta flexibilidad contribuye a priorizar determinadas tareas relacionadas con la configuración y la parametrización, fases en las que se instalan tanto el software como el hardware. De esta forma, se optimizan los tiempos de dedicación, la cooperación entre proveedor y empresa minimiza los riesgos y se incrementa la calidad del producto. Este cambio de mentalidad respecto a la metodología tradicional pone en valor el retorno de la inversión y la experiencia del usuario (UX) como las visiones predominantes sobre el proyecto ERP y, mediante una aproximación iterativa al proyecto, integra continua y orgánicamente las sucesivas mejoras.

Por otro lado, avisamos de que vale la pena que acompañemos los avances que se vayan produciendo de la documentación de soporte oportuna y de reuniones de seguimiento de objetivos alcanzados. De esta manera, quienes vayan a emplear el ERP a posteriori no tendrán dudas acerca de su funcionamiento, lo que facilitará los servicios de mantenimiento.

La importancia de la migración de datos

En el marco de la puesta en marcha de un nuevo ERP, la migración de datos es un proceso crítico. Esta información es, sin duda, uno de los mayores patrimonios de la empresa. Conviene realizar, en consecuencia, un análisis exhaustivo de este proceso para garantizar la calidad de los datos. Los resultados de este análisis permitirá desechar los datos que ya no son necesarios y aprovechar los que resultan relevantes. Respecto a estos últimos, hay que reducir a cero el riesgo de pérdidas. No resulta, por otra parte, funcional ni rentable guardar datos tanto en el sistema antiguo como en el nuevo que se implanta.

A grandes rasgos, como hemos sugerido, la finalidad es poder contar con un sistema unitario de identificación de los datos de una mayor calidad, lo que optimizará costes y permitirá construir información de calidad para mejorar nuestro conocimiento. Asimismo, se ha de rentabilizar este proceso de consecución.

En definitiva, implantar un ERP es una operación indispensable para la transformación digital de las empresas, por lo que nos interesa conocer estos consejos acerca de cómo realizarla eficazmente.