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    06 Mar 2018

    Cómo aplicar la norma ISO: Un BPM te ayuda.

    aplicar iso con un bpm

    El desarrollo de la tecnología en el sector de la automatización de procesos y gestión de negocios ha sido, y es, fundamental para aumentar la eficiencia de las empresas, optimizando su rentabilidad. En este post hablaremos de cómo una integración de un sistema BPM (Business Process Management - Gestión de Procesos de Negocio)  ayuda a cumplir con los requisitos marcados por el certificado ISO 9001, pero también es de aplicación para cualquier otro certificado. 

    El BPM es un software escalable, flexible y adaptable a las necesidades de cada empresa u organización independientemente del tamaño y del sector en el que opere. Es un software que favorece la agilización y la mejora de los procesos, así como la accesibilidad y búsqueda rápida y fácil de la información.

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    La importancia de la certificación ISO 9001:2015

    Antes de empezar con la relación entre el certificado ISO y un BPM,  es necesario que conozcamos la importancia que un certificado ISO puede llegar a suponer para que nuestro negocio prospere de manera satisfactoria.

    La ISO 9000 es una compilación de normas internacionales de calidad y gestión de calidad susceptibles de ser aplicadas a cualquier tipo de organización o actividad dedicada a producir bienes y servicios para el mercado. La Norma ISO 9001:2015, que se basa en los principios de la gestión de la calidad descritos en la Norma ISO 9000, define qué requisitos debe cumplir un Sistema de Gestión de Calidad; especificando la forma en la que una organización debe de llevar a cabo sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Un Sistema de Gestión de Calidad en una empresa debe velar por gestionar y controlar de manera continua la calidad de todos los flujos de trabajo y tareas que existan el proceso productivo. 

    La importancia de que una empresa/organización obtenga esta certificación radica en:

    • Reconocimiento internacional: Es uno de los certificados con mayor reconocimiento a nivel internacional, por lo que es un sello de calidad de fuerte arraigo en el ecosistema empresarial que ayuda a mejorar la perspectiva que un cliente pueda tener de tu empresa, otorgando un plus de confianza a tu organización
    • Requerido por cliente: Son múltiples las ocasiones en las que nos encontramos que a nuestro cliente le exigen tener el certificado. Esta obligación se extiende de manera vertical y horizontal a todos sus proveedores. Por lo tanto, tener el certificado aumentará las posibilidades de aumentar nuestra cuota de mercado
    • Aumento de la productividad: conseguirás rentabilizar más los recursos humanos y materiales que formen parte del proceso productivo, reduciendo errores, aumentando beneficios y siendo más competente en el mercado.

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    Principios de la gestión de calidad

    La ISO 9001:2015 es una norma que se aplica a los sistemas de gestión de calidad integrados en la organización y tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de unos requisitos mínimos de eficiencia, tiempos de trabajo, coordinación y comunicación que se realizan dentro del flujo de trabajo de una empresa.

     

    Esta normativa se centra en los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

     

    A continuación se detallan cuáles son, según la normativa, los principios de gestión de calidad a evaluar en las empresas que quieran obtener la certificación:

     

    • Enfoque al cliente: La gestión de la calidad está centrada en cumplir los requisitos del cliente y esforzarse en sobrepasar sus expectativas. En este punto es importante atraer clientes, pero lo que se valora en un sistema de calidad es que la empresa sea capaz de retener a los clientes. Entender las necesidades actuales y futuras de los clientes y de otras partes interesadas contribuye al éxito de una organización.

    • Liderazgo: Las empresas tienen que tomar direcciones estratégicas para saber hacia dónde tienen que dirigir cada uno de sus actos y que, de este modo, todos estén remando hacia el mismo lado.

    • Compromiso de las personas: la implicación del equipo en todas las fases y etapas es de vital importancia para aportar calidad al servicio o bien prestado. Por ello, es importante desarrollar programas de motivación y empoderamiento del equipo humano.

    • Enfoque a procesos: El Sistema de Gestión de la Calidad está conformado por los procesos interrelacionados que tienen lugar en la compañía, por lo que es necesario que se entienda cómo estos procesos intervienen en la consecución de los objetivos, resolución de problemas, control de tareas…Todo ello permite a la organización optimizar su desempeño.

    • Mejora: Una empresa tiene que estar por la optimización de sus servicios, mejorando en los procesos de trabajo y en su ejecución. Por lo que para que una organización alcance el éxito se debe poner especial énfasis y centrar sus esfuerzos en la mejora.

    • Toma de decisiones basada en la evidencia: Laevaluación periódica de datos y resultados es de vital importancia para tomar decisiones en la dirección correcta y en el momento adecuado.

    • Gestión de las relaciones: Todos los factores que intervengan en el flujo de trabajo de una compañía intervienen en el mérito (o demérito) de la compañía. Por lo que en un Sistema de Gestión de Calidad es necesario gestionar las relaciones con su red de proveedores, socios…con el fin de optimizar el impacto de su desempeño.

    ISO 9001:2015

     

    Cómo me ayuda un BPM a conseguir el certificado ISO 9001:2015

    Como ya hemos visto anteriormente, la norma ISO 9001  promueve un sistema de gestión de la empresa basado en los procesos. Según los principios de calidad de la norma ISO 9000, un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como procesos. 

     

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    Por otro lado, un BPM (Business Process Management) o gestión de procesos de negocio, nos permite modelizar los procesos de trabajo que existen en cualquier tipo de compañía. La tecnología aplicada a BPM tiene como objetivo la optimización de los procesos de una formación para garantizar la calidad de su gestión y de la satisfacción del cliente, objetivos que coinciden ampliamente con la norma ISO 9001. Por lo tanto, si en nuestra empresa tenemos instalados un BPM la obtención del certificado ISO se tornará más sencilla, siempre y cuando la implantación del BPM se esté llevando de manera satisfactoria por todos los factores humanos y técnicos que participen en los workflows. Logrando así ser más eficientes en posibles auditorías a la compañía. Básicamente, si la implantación de un BPM en tu compañía se ha realizado de una manera exitosa, conseguir el certificado ISO 9001 será un trámite sencillo, y lograrás despreocuparte de toda la carga de trabajo que supone pasar una auditoria.

    A continuación detallamos los principales beneficios que nos otorgará la implantación de un BPMpara obtener el certificado ISO 9001 o cualquier otro.

     

    • Trazabilidad de funciones: un sistema BPM permite saber cómo un proceso que se inicia ha seguido su curso, dónde ha podido encontrar un obstáculo y cuándo ha llegado a su fin. Esto permite tener una visión amplia y a la vez específica de lo que está ocurriendo en la compañía.

    • Toma de decisiones: en base a los flujos de trabajo y su eficiencia la empresa puede tomar decisiones estratégicas para mejorar sus resultados.

    • Gestión de incidencias: el reporte de incidencias con un sistema BPM es automático, ya que en todo momento podemos saber su causa, su prolongación en el tiempo y cuál es la solución. Esta parte nos ayudará a mejorar la gestión de incidencias, mejorando la experiencia de cliente.

    • Gestión de documentación: un BPM permite gestionar documentos de trabajo de manera automática, creando repositorios específicos en función de las necesidades de la empresa. Además, guarda el historial para mantener un verdadero sistema de versiones en el tiempo.

    • Obligatoriedad sistemática: esto es, en un proceso de trabajo no está permitido avanzar a una fase siguiente si la anterior no se ha terminado, garantizando el cierre de las tareas de la manera en la que se habían configurado.

    • Visión estratégica: la implementación de un BPM obliga a realizar previamente un ejercicio en el que la compañía tiene que definir cuál va a ser su línea estratégica para conducir todos sus esfuerzos a conseguir los objetivos de dicha estrategia.

    • Desglose de workflows: igual que en la fase de la estrategia, un BPM requiere que se realice un detallado exhaustivo de cada uno de los procesos de trabajo que existen en la compañía. Este diseño de procesos no resta nada de flexibilidad en aquellos aspectos que la empresa lo considere.

    Todos estos beneficios serán vitales para que la compañía pueda obtener la certificación ISO 9001:2015. 

    Para terminar, si estás pensando en implantar un BPM te resumimos las principales características que tiene que tener para que con su implantación te ayude a obtener el certificado ISO 9001:

     

    • Procesos end-to-end: cómo trabaja tu compañía, cuál es la cadena de trabajo de principio a fin. El desarrollo de cada una de las tareas permite controlar el estado de las mismas y conocer responsables, tiempos y eficacia.

    • Usabilidad: que sea de fácil acceso y uso para cualquier persona que forme parte de la cadena de trabajo.

    • Asignación: Identificar y asignar responsables en cada punto del workflow.

    • Identificar riesgos y oportunidades a través del análisis de los datos que reportan los procesos de trabajo.

    • El diseño esté optimizado para el uso en tu empresa y sus usuarios.

    • Flexibilidad: Posibilidad de cambiar configuraciones para mejorar los procesos

     Si te ha interesado este post, te inviamos a que leas:

    - CÓMO UN BPM MULTIPLICA LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA

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