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Aplicar correctamente un modelo de mantenimiento puede tener importantes repercusiones en el coste de propiedad de un activo. Si tenemos en cuenta que esta variable integra en su cálculo el coste de mantenimiento y el coste de pérdida de producción, la elección de una estrategia adaptada a los requisitos de la organización es un ámbito que debemos estudiar con cautela antes de proceder a su implementación con ayuda de un software de gestión de mantenimiento. Asimismo, la selección de esta herramienta, integrada o no en la infraestructura ERP principal de la empresa, también está supeditada a esta cuestión troncal.
Conviene señalar que la continua dispersión de las nomenclaturas asociadas al mantenimiento programado dificulta, en cierto modo, la capacidad de los responsables de producción y mantenimiento para entender las implicaciones de decantarse por un modelo u otro. Por ello, con ánimo clarificador, expondremos algunas consideraciones relevantes que deben valorarse de forma previa a asumir entornos de mantenimiento preventivo (PM) o predictivo (PdM).
Por otro lado, antes de entrar en materia señalaremos que algunos autores engloban este segundo escenario dentro del primero, siendo PdM una variante más de PM; concretamente se lo clasifica como mantenimiento preventivo según condición.
Consideraciones previas a la implementación de un plan de mantenimiento preventivo.
De manera general, podríamos decir que el mantenimiento programado aplica sistemáticamente una serie de procedimientos orientados a reducir la tasa de deterioro de los equipos e instalaciones, y también a minimizar considerablemente los tiempos de parada por sustitución o reparación de componentes. En un esquema informatizado se convierte la información extraída en las inspecciones, o mediante los parámetros recogidos de forma automática, en órdenes de trabajo que se asignan al departamento correspondiente en función de la disponibilidad de sus técnicos.
Claro está, factores como el desplazamiento constante de la programación a causa de picos en la actividad comercial, o como consecuencia de la avería frecuente de activos de manera esporádica, ponen en peligro la generación de una estructura de rutinas eficiente. Asimismo, dicho esquema de actuación ha de aglutinar las acciones pertinentes para extender la vida útil del equipo (lubricación, limpieza, ajuste y reemplazo de componentes menores como correas de transmisión, juntas, filtros, etcétera) y aquellas que evitan fallos, como la inspección oportuna y constante y el despliegue frecuente de técnicas de prueba no destructivas (análisis de vibraciones, pruebas infrarrojas, análisis de aceite y otras mediciones).
¿PM o PdM?
El tipo de actividad industrial de la compañía determina las necesidades de mantenimiento de sus activos fijos. Por otro lado, la forma en la que organiza sus recursos humanos también influirá en el establecimiento de una programación específica de esta clase de tareas, destinadas a prolongar la vida útil de sus medios de producción.
Así, por ejemplo, una empresa cuyo plan productivo contemple la superposición de varios turnos de trabajo correlativos debería, en principio, optar por una estrategia que tenga el menor impacto posible sobre esta dinámica. En este sentido, el mantenimiento predictivo basado en el uso de variables de supervisión, o condiciones, supone una línea de trabajo que no afecta a toda la cadena de valor, sino que detiene puntualmente ciertas posiciones tras detectar una anomalía en alguno de los parámetros monitorizados.
En otro orden, una organización puede apostar por implementar un plan de mantenimiento preventivo a intervalos fijos, es decir, a través de la programación de inspecciones cada cierto tiempo en franjas horarias que no amenacen la capacidad productiva de la empresa.
Software de gestión de mantenimiento: algoritmo de implementación
Una vez que hemos definido la estrategia más adecuada a nuestra iniciativa (que viene a ser aquella que garantice el menor coste de propiedad de los activos fijos) es necesario seguir escrupulosamente una hoja de ruta basada en las particularidades propias de la empresa y que ha de definirse con antelación. Lógicamente, el modelado de procesos de mantenimiento está supeditado a las características del sistema de gestión (ERP + CMMS) instaurado en la organización.
1. Creación de la estructura organizativa
Cada iniciativa está organizada siguiendo su propia estructura de áreas de responsabilidad. Por tanto, nuestra primera tarea para implementar un plan de mantenimiento asistido es definir una jerarquía de objetos que represente fielmente a la empresa física: sociedades a efectos contables, centros de trabajo, almacenes, secciones, departamentos, etcétera.
Este proceso influirá posteriormente en la imputación de costes. Y, de igual modo, tendrá efecto sobre el registro maestro de materiales y el inventario de componentes de sustitución por centro.
2. Definir activos
También hemos de establecer los equipos, herramientas y componentes dentro del sistema informático, así como los accesorios necesarios para llevar a cabo inspecciones o reparaciones. Estos ítems deben estar asociados a sus respectivos centros de trabajo y componer grupos homogéneos cuando se trate de mantenimientos similares.
Cualquier especificación documental puede emparejarse con el activo para facilitar el acceso a sus datos técnicos por parte del departamento correspondiente.
3. Plantilla de mantenimiento
Crear entradas que se correspondan con el personal de mantenimiento, ya sea interno o externo, nos permitirá generar interacciones entre los activos a mantener y las tareas propias de dicho profesional o empresa subcontratada.
4. Establecer tareas
El personal encargado de la inspección o reparación de un activo ha recibido una orden de trabajo que es el resultado de la programación indicada en el sistema, que puede ser un módulo periférico del cloud ERP central. Estas órdenes de trabajo suponen tareas que también debemos establecer de forma unívoca. La asignación dependerá de la estrategia definida, y puede programarse a intervalos fijos, en función de indicadores, o como asignación directa correctiva a causa del mal funcionamiento de un activo o su colapso total.
ERP como oportunidad de cambiar de paradigma
En definitiva, la implementación de un software de gestión de mantenimiento requiere de un profundo conocimiento de la realidad productiva subyacente y de los recursos que la hacen posible. En un sentido más abstracto, su aprovechamiento implica la adopción de políticas de sistematización en las que cristalizan las verdaderas necesidades de inspección y reparación de equipos de la compañía. La informatización de los procesos asociados a estos dos grandes grupos de tareas es, por tanto, una consecuencia básica de un cambio de enfoque de la estrategia de mantenimiento.
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