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    21 Dec 2017

    Plazo para emitir factura: Reducir el periodo real al pactado

    reduce tiempo medio cobro

    Todavía estoy esperando a que me manden la documentación para enviarte la factura

    ¿Al final qué precio le dijiste?

    Si trabajas en un departamento de facturación, estas frases debes de haberlas escuchado alguna vez. Los plazos para emitir una factura no siempre se pueden cumplir de una forma holgada y muchas veces, por fallos de comunicación interna, la facturación se hace deprisa y corriendo.

    La llegada de la era digital fue bien recibida por el mundo empresarial, las empresas se digitalizaron para poder ofrecer una facturación electrónica que, en teoría, era mucho más rápida. En los inicios, era fácil ver que un cliente te mandaba una hoja de texto, mientras que otros hacían sus facturas en hojas de cálculo, o te adjuntaban un PDF en un email. Es por esto que se tuvo que regular de alguna forma la facturación digital para poder seguir todos un estándar.

    Además, la facturación conlleva otros documentos que necesitan ser adjuntados a la hora de enviarlos al cliente. Actualmente, todavía hay veces que esta documentación por problemas de comunicación interna, o seguimiento de procesos internos dentro de la compañía, se dilata demasiado en el tiempo la preparación de una factura, o incluso puede estar en formato físico y es necesario digitalizarla. ¿Existe alguna forma de solucionar esta situación?

    Los plazos de emisión de factura según la ley española

    Según la actual ley de facturación española, los diferentes plazos de expedición y envío de facturas son los siguientes:

    • Si el destinatario de la operación no es un profesional ni un empresario, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en el que se realice la operación de compraventa.
    • En el caso que el destinatario sí sea un empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente en el que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la operación. El plazo del envío es de un mes desde la fecha de expedición.

    Estos son los plazos para emitir una factura según la actual normativa, unos plazos a los que cualquier empresa está obligada a cumplir.

    Si trabajas en un departamento de facturación sabrás que no siempre se puede llegar de forma holgada a cumplir con estos plazos. Muchas veces es debido a que el cliente ha hecho un cambio de última hora y has necesitado modificar por completo la documentación que debes enviar, otras veces puede que estés esperando a que te entreguen desde algún otro departamento la documentación que necesitas adjuntar o incluso que el precio final deba pactarlo el departamento comercial con el cliente para poder cumplir con el plazo de emitir una factura. Es por esto que la comunicación interdeparatmental es vital.

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    La comunicación interdepartamental es crucial en estos casos

    Una comunicación interdepartamental fluída es aquella en la que la información se obtiene en el momento en el que se necesita, todos saben qué necesidades tienen los demás miembros de los diferentes departamentos y se trabaja en consonancia para que se puedan cumplir los plazos de entrega sin obstáculos.

    En el día a día de una empresa tradicional, no siempre esta información fluye de manera correcta y se pueden llegar a retrasar el pago de las facturas debido a errores dentro de la comunicación de la propia empresa. Como consecuencia, el departamento de facturación tarda en emitir y enviar la factura y ésta puede llegar a retrasar su fecha de pago un mes por lo que el periodo real de cobro es diferente a lo que se pactó en un principio.

    Las causas de estos fallos de comunicación suelen ser las siguientes:

    • Información departamentalizada. En las empresas tradicionales cada departamento trabaja con su información y hasta la siguiente reunión no se solucionan las incidencias. Esta situación dilata mucho en el tiempo la resolución de problemas del día a día.
    • No existe visión global. Como cada departamento maneja una información distinta, es difícil que se cree una visión global de los problemas y se puedan solventar de una forma rápida, conociendo las necesidades de cada una de las partes implicadas para tomar la decisión correcta.
    • Procesos lentos. Se suele consumir mucho tiempo de espera de documentación de otros departamentos, o esperar a que llegue la próxima reunión para comunicar y resolver alguna situación.
    • Poca confianza. Cada departamento está en una constante lucha por su territorio. No se tiene una confianza plena en el compañero como para delegar las tareas.

    Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes

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    El entorno digital traído consigo la inmediatez de la información en todos los campos. A nivel empresarial, los procesos digitalizados han ahorrado tiempos de espera y si es usada de forma eficiente, la información fluye entre los distintos departamentos.

    Si en tu empresa todavía no has adoptado una solución de facturación digital, debes saber que con estos sistemas puedes llegar a mejorar las tareas dentro de tu departamento de facturación. Los procesos son más rápidos, se pueden aplicar seguimientos de procedimientos y todos los implicados tienen la información en el momento. Por esto, con los sistemas de facturación electrónica se pueden resumir en los siguientes beneficios:


    • Seguridad. Con este sistema puedes tener todos tus datos guardados en un servidor central, cualquiera de los implicados en el proceso de facturación puede acceder a él y conocer si ya se ha preparado el documento necesario. De este modo se consigue evitar la duplicidad de documentos o que dos personas estén haciendo la misma tarea.
    • Accesibilidad. La información es inmediata, ahorras tiempo a la hora de buscar cualquier documento y además, ésta puede ser vista por varios usuarios.
    • Evita errores humanos. Reduce errores de facturación automatizando mediante un workflow las tareas repetitivas. Además de consumir menos tiempo, consigues acelerar tus tareas.
    • Seguimiento. Con la firma digital puedes saber quién ha creado el documento, poder enviarlo al cliente de forma automática y poder realizar un seguimiento del estado de la factura tanto a nivel interno, como una vez enviada al cliente.

    Reduce el periodo medio de cobro de tus facturas

    Tal y como hemos visto anteriormente, las soluciones de facturación electrónica te permiten que la información fluya de forma inmediata entre los distintos departamentos e incluso con el cliente. En el caso que se necesite realizar alguna modificación, es posible hacerlo en el acto, dando así una mejor imagen de cara a tu cliente al ser capaz de afrontar este tipo de modificaciones de forma inmediata.

    Además, en el caso de la facturación, una vez la factura está lista, el cliente la puede recibir de forma inmediata, por lo que estás ahorrando tiempo de envíos de facturas. De este modo se puede reducir el periodo medio de cobro de tus facturas, aumentando los flujos de caja de tu negocio. ¿Suena bien?

    Si quieres saber más sobre cómo reducir tu periodo medio de cobro gracias a la facturación digital, puedes hacerlo descargándote este eBook sobre “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

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    Escrito por: Juan D Santamaria

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