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    Productividad Laboral: Reduce errores y tiempo dedicado a facturación

    16 dic 2021 | autor: Nas Hajari

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    Cada ser humano es diferente, cada uno tiene sus cualidades y defectos. No podemos controlar sus decisiones o actos, de modo que se deben usar otros medios para aumentar la productividad laboral en las empresas, reduciendo al mínimo los famosos errores humanos, provocados por las tareas repetitivas y manuales. El éxito de una empresa depende casi al 100% de su capacidad de detectar estos errores y evitarlos.

    Entre los puntos claves que se deben analizar para aumentar la productividad laboral del departamento de facturación están entre otros:

    • La gestión eficiente del tiempo
    • Los desperdicios
    • Las tareas que no aportan valor a la empresa
    • La comunicación interdepartamental
    • La capacidad de resolución de incidencias
    • La transparencia y acceso a la información

    La empresa debe tener la capacidad de localizar los errores, comprender las razones y definir las soluciones, teniendo claro los objetivos a los que se desea llegar.

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    ERRORES

    Los errores humanos comunes que se observan en el departamento de facturación de las empresas son las siguientes:

    1. Errores a la hora de rellenar los datos : por ejemplo campos como el CIF o NIF del cliente. Este error provoca que los trabajadores dediquen su tiempo a la corrección de los errores en las facturas haciendo que el periodo medio de cobro se alargue y la productividad laboral disminuya.
    2. Enviar la factura al cliente equivocado: Enviar una factura al cliente equivocado puede suponer una violación de la ley, ya que la mayoría de los contratos entre empresas llevan una cláusula de privacidad de datos que es violada al enviar datos privados a un tercero.
    3. Facturar tarde: Los documentos necesarios para la facturación no llegan a tiempo, ya que los departamentos involucrados en el proceso de facturación no envían o reciben la información en el momento oportuno haciendo que las facturas lleguen tarde a los cliente y aumentando de esta manera el periodo medio de cobro.
    4. No guardar copias de seguridad: es una herramienta de precaución que permite seguir reclamando un impago en el caso de perder una factura.
    5. No realizar un seguimiento de las facturas no pagadas: Tramitar una factura y enviarla no garantiza su cobro. Es importante hacer un seguimiento periódico de las facturas y tener muy claro cual es la fecha de vencimiento.
    6. No establecer un método de pago del cliente: El principal objetivo es acelerar y facilitar el procedimiento de cobro.
    7. No precisar una fecha de vencimiento: Provoca un gran problema a la hora de reclamar el pago de una factura y dificulta el seguimiento de la misma.
    8. La corrección de las facturas toma mucho tiempo: Provoca una pérdida de la calidad de servicio ofrecido a nuestro cliente.

     

    RAZONES

    Si te identificas con estos errores y sabes que son constantes en tu empresa, es importante detectar las razones por las cuales estos errores humanos ocurren para luego poder encontrar la solución perfecta que aumente la productividad laboral en tu empresa. Las razones pueden ser las siguientes:

    • Desperdicios: en muchos casos los procesos de facturación y en la mayoría de los procesos de trabajo en una empresa incluyen actividades que consumen recursos pero no aportan valor a la empresa. Se debe a una baja eficiencia de los trabajadores, en otras palabras, lo que los trabajadores pueden hacer en un paso lo hacen en tres. Incluye a personas en la empresa subiendo y bajando por documentos, buscando, almacenando, ensobrando, imprimiendo, etc. Incluso caminar innecesariamente es un desperdicio. Esto provoca que los trabajadores se cansen más, que los tiempos se alarguen y que los costes de la empresa aumenten.
    • Falta de comunicación interdepartamental: la falta de comunicación entre los departamentos es una realidad en todas las empresas,y es de algún modo, inevitable. El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales, ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo. La dispersión de la información provoca que el proceso de facturación se alargue, no saben qué es lo que se necesita ni en qué momento se necesita.
    • Confiar en la memoria: aunque una persona tenga una buena memoria muchas veces la memoria puede traicionar. El no mantener un registro o historial de todas las modificaciones realizadas en las facturas, o un sistema de seguimiento de envíos que funcione como herramienta de presión de los cobros, hace que los errores sean más constantes, que la información no fluya entre los departamentos y que los tiempos se alarguen. Es un error común en los trabajadores, tienden a pensar que las labores, una vez finalizadas, ya están terminadas.
    • Reacios a los cambios: La mayoría de los empleados se resisten a los cambios y se quedan estancados, lo cual produce que la empresa no avance y sea innovadora. Éste es uno de los grandes errores, porque si lo desconocido produce temor, es ideal realizar una renovación en la empresa y  en la labor de los trabajadores, así se actualizan y aprenden nuevas técnicas para incrementar su crecimiento.
    • Falta de orden y organización:  por lo general las empresas mantienen sus facturas y sus documentos asociados en papel custodiados en un almacén y permiten el acceso a estos almacenes a los diferentes departamentos de la empresa involucrados en el proceso de facturación. Es prácticamente imposible hacer un seguimientos del estado de las facturas ni saber si han sido modificadas, enviadas o tratadas y menos aún saber quien ha hecho esas modificaciones. Esto provoca en la mayoría de los casos una pérdida de las facturas, una pérdida de información y que los periodos de búsqueda de las facturas y sus documentos asociados sean eternos.

     

    SOLUCIONES

    Soluciones para aumentar la productividad laboral en una empresa.

    Teniendo claras las variables que provocan errores constantes dentro de los procesos de facturación y que afectan directamente la productividad laboral de la empresa, es el momento de analizar cuáles son las soluciones a dichos problemas:

    • Crear flujos de trabajo: definir las tareas, construir procesos (etapas por las que tiene que pasar una factura) y aplicar un sistema (por lo general informático) que permita el seguimiento de la factura, para que todos los departamentos conozcan en qué etapa del proceso de facturación se encuentra una factura. El objetivo es potenciar las tareas que aportan valor a la empresa y eliminar los desperdicios encontrados.
    • Centralizar y organizar la información: La empresa necesita una herramienta que organice y clasifique las facturas. Esta organización repercute en la eficiencia, permite mayor transparencia y todos saben donde se encuentra la información, ahorrando, de esta manera, en el tiempo de búsqueda y localización de los documentos.
    • Tareas eficientes: La empresa debe reducir el tiempo que invierten los empleados en realizar tareas repetitivas y manuales. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad laboral.
    • Mejorar capacidad de reacción: los trabajadores deben ser capaces de detectar los problemas de forma más rápida, para corregir en menor tiempo posible los errores. Para lograrlo, la información y las facturas deben estar digitalizadas y almacenadas en un puesto centralizado. Esto permite por un lado, un acceso rápido y fácil a las facturas y documentos asociados, por otro lado, permite una corrección más ágil, puesto que están en formato digital.
    • Envíos automatizados: La empresa necesita procesos que favorezcan la inmediatez y la seguridad de los envíos. La única forma de reducir los errores humanos en los envios, es a través de herramientas que realizan el envío automáticamente y de manera desatendida. El objetivo es que la productividad laboral de cada trabajador aumente, haciendo que un solo empleado pueda gestionar tareas al máximo de su capacidad.
    • Trazabilidad y copia de seguridad: La empresa necesita un conjunto de procedimientos que permitan conocer la ubicación y condición pasada o actual de una factura y sus anexos. Esto es posible a través de un historial. Por otra parte el mantener copias de las facturas en papel es un infierno, ya que ocupa más espacio en el almacén. La mejor opción es mantener una copia digital de la factura original.

     

    LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ES LA SOLUCIÓN


    La automatización de los procesos mejora los costes, el servicio y la calidad del trabajo. El proceso de facturación se vuelve más rápido, reduciendo los desperdicios aportados por las tareas manuales. La automatización permite un aumento en la productividad laboral, ya que los empleados podrán dedicar más tiempo a tareas que ofrezcan valor a la empresa. Los errores son menores y los trabajadores se benefician de menor gasto energético y mayor seguridad.

    Los sistemas informáticos, ofrecen los siguientes servicios por lo general:

    • Digitalizan las factura y documentos asociados.
    • Centralizan dichos documento y facturas en un puesto común o en la nube, permitiendo un acceso simultáneo a los mismos.
    • Ofrecen filtros potentes para encontrar con facilidad los documentos deseados.
    • Crean un historial de modificaciones y versiones de las facturas o documentos asociados.
    • Envían las facturas a los clientes por medios telemáticos, permitiendo saber si el cliente ha recibido la factura y facilitando su seguimiento.
    • Permiten crear Workflows.Estos flujos de trabajo agilizan las entregas de documentos de la parte de los demás departamentos, ya que todos conocen los plazos y conocen el estado en el que se encuentra una factura.
    • Sistema de notas. Las notas facilitan la comunicación entre departamentos y como están adjuntadas a cada factura, cuando otro trabajador acceda tendrá toda la información necesaria del cliente y de la factura.

    Ahora que conoces la solución a tus problemas de facturación, solo necesitas seguir informándote sobre los beneficios de la automatización y digitalización y cuales son las opciones que te ofrece el mercado. Sigue nuestro blog y descárgate nuestro Ebook “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

     
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    Escrito por: Nas Hajari

    Contenido publicado el 22 Nov 2017, actualizado por última vez el 16 dic 2021

    Temas relacionados: Administracion y Finanzas

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